Fungsi pengurusan dokumen pelajar bertujuan untuk menyimpan fail seperti sijil lahir, kad pengenalan ibu bapa, sijil imunisasi dan sebagainya bagi setiap pelajar.
Sebelum ini, setiap organisasi akan menyimpan rekod-rekod tersebut secara hard-copy. Dengan adanya fungsi pengurusan dokumen ini, akan memudahkan pengurusan rekod pelajar dengan simpanan secara soft-copy.
Berikut 2 langkah untuk mula guna fungsi ini:
1. Tambah kategori dokumen
Pergi ke menu Tetapan (icon gear di menu atas kanan) > dibahagian Sistem, klik Dokumen.
Klik Tambah Rekod untuk tambah kategori baru. Klik butang Kemaskini jika ingin kemaskini kategori sedia ada.
Isikan Nama Dokumen dan pilih Jenis (pelajar, staf, organisasi). Jika kategori dokumen adalah untuk pelajar, pilih Pelajar.
Klik Hantar untuk simpan.
2. Tetapan di borang pendaftaran
Untuk keluarkan senarai dokumen di borang pendaftaran online, boleh ikut langkah dibawah. Senarai dokumen dipaparkan di borang pendaftaran untuk membolehkan ibubapa upload dokumen anak mereka semasa membuat pendaftaran.
Pergi ke menu Tetapan > dibahagian Pelajar, klik Borang Pendaftaran.
Skrol ke bawah, terdapat bahagian Dokumen. Akan dipaparkan senarai kategori dokumen yang telah ditambah di Tetapan > Dokumen.
Tickpapar / mandatori pada dokumen yang ingin dipapar pada borang pendaftaran pelajar.
3. Tambah dokumen di profil pelajar
Selain parents upload di borang pendaftaran, dokumen pelajar juga boleh diupload oleh staf di profil pelajar.
Untuk ke profil pelajar, pergi ke menu Pelajar > Pelajar > klik nama pelajar > klik tab Dokumen.
Klik butang Tambah Rekod untuk upload dokumen dan butang Padam untuk padam rekod.
Sesebuah organisasi mungkin memerlukan beberapa orang staf untuk menguruskan data didalam sistem. Sebagai pemilik akaun, anda perlulah menambah staf anda bagi membenarkan mereka untuk akses masuk ke dalam sistem.
1. Cara-cara untuk menambah staf:-
Pergi ke menu ‘Staf’ > Staf > Klik button ‘Staf’ > Klik button ‘Tambah Rekod’ untuk menambah rekod staf.
Isi maklumat penting staf di dalam kotak berwarna merah.
Di bahagian Tetapan Akses Sistem, tetapkan nama pengguna (username) staf. Jika nama available, nama pengguna itu boleh digunakan.
Isi katalaluan sementara untuk akaun staf. Katalaluan boleh diubah selepas diisi oleh staf itu sendiri.
Di bahagian Pelulus Cuti, pilih siapa yang bertanggungjawab untuk meluluskan cuti staf tersebut.
Di bahagian Organisasi, tanda cawangan organisasi yang boleh diakses oleh staf.
Di bahagian Akses:-
– Tidak perlu tanda apa-apa modul jika staf hanya log masuk untuk melihat gaji & membuat permohonan cuti – Tanda modul gaji dan cuti sekiranya staf boleh menguruskan gaji staf lain dan meluluskan permohonan cuti
Senarai Akses Modul
Modul
Keterangan
Invois/Resit
Boleh keluarkan resit kepada ibu bapa.
Laporan dan Ringkasan Invois/Resit
Boleh lihat laporan kesemua invois di bahagian laporan dan ringkasan invois di bahagian dashboard.
Laporan dan Ringkasan Perbelanjaan
Boleh lihat laporan perbelanjaan di bahagian laporan dan ringkasan perbelanjaan di bahagian dashboard.
Mesej
Boleh hantar mesej kepada ibu bapa melalui sms/email.
Padam/Kemaskini Invois
Padam rekod atau kemaskini rekod invois. (biasanya owner/pengurus)
Pengurusan Akademik
Tetapan berkaitan akademik sebagai contoh setkan grading, topik-topik dalam pentaksiran, dll. (biasanya owner/pengurus/pengetua)
Boleh menambah staf baharu kedalam sistem dan beri akses kepada staf. (biasanya owner/pengurus)
Rekod Pelajar & Ibubapa
Boleh mendaftarkan pelajar kedalam sistem.
Tenaga Pengajar
Boleh merekodkan pentaksiran, rekod kemajuan dan peperiksaan.
2. Kemaskini Profail Staf
Untuk membenarkan staf kemaskini maklumat mereka, perlu tukarkan tetapan seperti berikut:-
Pergi ke menu ‘Tetapan‘ > Sistem > Klik ‘Tetapan Umum’.
Di bahagian ‘Profail staf’ > Tukarkan tetapan ‘Kemaskini Sendiri’ kepada ‘YA’
Kemudian staf boleh mengisi atau kemaskini maklumat mereka. Staf tidak dibenarkan untuk menukar nama pengguna masing-masing. Staf hanya dibenarkan untuk menukar kata laluanmereka.
Pastikan anda telah set akses “Tenaga Pengajar” di Menu Staf > Staf > pada staf berkenaan, klik butang Kemaskini. Klik “Tenaga Pengajar” pada bahagian akses untuk mendapatkan akses pentaksiran seperti contoh di gambar bawah.
1. Menambah Status Pentaksiran
Status pentaksiran adalah tahap pelajar bagi menguasai sesuatu topik.
Cara menambah status pentaksiran:-
1) Boleh ke menu Tetapan > bahagian Akademik, pilih Status Pentaksiran. 2) Klik ‘Tambah Rekod’ untuk tambah status pentaksiran. 3) Klik ‘Kemaskini’ untuk kemaskini status pentaksiran.
2. Menambah Topik Pentaksiran
Penambahan topik pentaksiran bertujuan untuk memudahkan cikgu membuat penilaian mengikut topik atau silibus yang telah ditetapkan.
Cara menambah topik pentaksiran:–
1) Boleh ke menu Tetapan > bahagian Akademik, pilih Topik Pentaksiran. Klik ‘Tambah Rekod‘ untuk tambah topik pentaksiran.
2) Pada kolum operasi, klik butang ‘Subtopik‘ untuk tambah subtopik; klik butang ‘Duplicate‘ untuk duplicate/copy topik pentaksiran; klik butang ‘Kemaskini‘ untuk kemaskini topik; dan klik butang ‘Padam‘ untuk padam topik yang sudah ditambah.
Cara menambah subtopik pentaksiran:-
1) Boleh ke menu Tetapan > bahagian Akademik, pilih Topik Pentaksiran. Klik ‘Subtopik‘ untuk tambah subtopik pentaksiran.
2) Klik ‘Tambah Rekod‘ untuk tambah subtopik dalam topik.
3) Klik ‘Kemaskini‘ untuk kemaskini subtopik.
3. Cara Rekod Pentaksiran Pelajar:-
1) Boleh ke menu ‘Pentaksiran‘. 2) Klik ‘Program‘ untuk tapis topik pentaksiran. Boleh juga buat tambahan tapisan melalui kelas dan sesi. 3) Klik butang ‘Tapis‘.
Setelah tekan tapis, senarai pelajar akan dikeluarkan.
1) Klik ‘Tambah Pentaksiran‘ di bahagian operasi.
Setelah senarai topik dan subtopik dipaparkan, cikgu boleh menambah status untuk tarikh beserta catatan.
4. Ulasan Pelajar
Cara Cikgu Memberi Ulasan:–
1) Pergi ke menu Pentaksiran > (Tapis mengikut keperluan) > butang Ulasan di bahagian operasi.
2) Isi maklumat yg berkenaan. 3) Klik butang ‘Hantar’.
5. Padam Ulasan Pelajar
Cara untuk cikgu padam ulasan yang diberi:-
1. Pergi ke menu Pentaksiran > (Tapis mengikut keperluan) > klik butang Ulasan.
2. Tekan butang Padam pada ulasan yang ingin dibuang seperti contoh dibawah:
3. Alert akan keluar jika ulasan tersebut berjaya dipadam daripada rekod.
6. Cara Cikgu Melihat Pentaksiran Pelajar:-
1) Pergi ke menu Pentaksiran > Klik butang ‘Papar‘.
Setelah klik butang ‘Papar’, rekod pentaksiran akan dipaparkan. Boleh juga dicetak dengan klik butang ‘Cetak‘ di bahagian bawah.
7. Copy Topik dan Subtopik Pentaksiran
Fungsi copy atau duplicate topik dan subtopik pentaksiran diadakan adalah untuk memudahkan cikgu copy dan gunakan pentaksiran yang sama untuk program-program lain atau cawangan yang berbeza. Caranya adalah:
1. Pergi ke menu Tetapan > bahagian Akademik, pilih Topik Pentaksiran > klik butang Duplicate.
2. Kemudian, masukkan nama pentaksiran yang baru, pilih Organisasi, dan Program (boleh duplicate ke program dan cawangan lain seperti contoh diatas).
3. Kemaskini subtopik jika perlu dan tekan button Hantar.
4. Jika duplicate pentaksiran dibuat untuk cawangan yang lain, sila klik pada nama cawangan tersebut untuk lihat pentaksiran yang telah dibuat. Lihat contoh dibawah:
8. Ibubapa Boleh Melihat Pentaksiran Pelajar Dengan Mengikut Turutan Seperti Dibawah:-
Taipkan di url address bar: smap.my/app/assessment/view/student id (secure code)
9. Publish/unpublish rekod pentaksiran dalam mobile app SMAP for Parent
Fungsi publish/unpublish rekod pentaksiran dalam mobile app diadakan untuk memudahkan cikgu merekodkan pentaksiran dengan lengkap terlebih dahulu. Cikgu boleh unpublish rekod pentaksiran yang belum lengkap sebelum memaparkan rekod tersebut ke dalam mobile app untuk rujukan ibu bapa. Caranya:
Pergi ke menu Tetapan > bahagian Akademik, pilih Akademik
Boleh tick kotak enable publish option
Klik butang “Hantar”
Selepas enable publish option, akan ada kotak kecil sebelah kiri rekod pentaksiran pelajar. By default, jika sudah tambah rekod pentaksiran, status akan menjadi unpublished.
Tick kotak kecil sebelah kiri senarai pelajar
Tekan operasi pukal dan pilih publish
Tekan butang “Hantar“
Pelajar yang dipilih akan bertukar kepada status published
Pelajar yang tidak dipilih akan menjadi unpublished
Bagi pelajar yang tiada rekod pentaksiran, statuspublish akan bertanda “-“
Fungsi nota kredit ialah untuk membuat pengurangan kepada jumlah invois tanpa menerima bayaran. Atau menggunakan lebihan bayaran dari invois terdahulu.
Apabila nota kredit dibuat, ia seperti pihak pelanggan mempunyai baki wang lagi yang masih kita pegang untuk ditolak dengan invois akan datang.
Ia boleh diakses di menu Kewangan > Nota Kredit.
1. Tambah nota kredit baru
Untuk menambah nota kredit, boleh tekan tambah rekod dan prosesnya lebih kurang seperti menambah Invois baru. (Menu Kewangan > Nota kredit > Klik button Tambah Rekod)
Nota kredit boleh ditambah secara pukal dengan syarat keterangan dan jumlah nota kredit adalah sama untuk semua pelajar.
Contohnya:
Keterangan: Diskaun PKP Jun 2021. Lebihan bayaran.
Jumlah: 70
Setelah nota kredit ditambah. Ia boleh di tolak (apply) kepada mana-mana invois yang dikehendaki pada masa akan datang.
2. Menolak baki invois dengan nota kredit
Pergi ke menu Kewangan > Nota Kredit
Dalam senarai nota kredit, jika ia mempunyai baki yang belum ditolak ke mana-mana invois, terdapat satu butang “Tolak Invois” untuk menolak baki invois bagi pelajar tersebut jika ada.
Setelah klik butang tersebut, senarai invois yang masih berbaki akan dipaparkan. Boleh pilih invois mana yang hendak dikurangkan dengan nota kredit berkenaan.
3. Penyata akaun
Penyata akaun bagi pelajar juga telah diubahsuai untuk menunjukkan baki sebenar akaun seseorang pelajar.
Dengan nota kredit, penyata akaun boleh jadi nilai negatif menunjukkan pelajar tersebut ada lebihan kredit yang boleh digunakan untuk mengurangkan invois akan datang.
4. Maklumat nota kredit di invois
Dalam invois juga terdapat maklumat nota kredit jika invois itu telah dikurangkan dengan nota kredit.
Nilai nota kredit boleh dilihat di atas nilai “Baki” invois. Ia juga akan ditunjukkan di senarai “Transaksi” di bahagian bawah bersama-sama resit yang dikeluarkan untuk invois tersebut jika ada.
Penambahbaikan : Nota Kredit boleh apply direct ke invoice!
Kami telah membuat penambahbaikan untuk nota kredit. Sebelum ini, jika nak buat pengurangan invois perlu tambah nota kredit dahulu di bahagian kewangan > nota kredit > klik ‘tambah rekod’, kemudian baru boleh tolak pada invois.
Sekarang dah boleh buat pengurangan terus pada invois tanpa perlu cipta nota kredit secara berasingan.
Caranya:
Pergi ke menu Kewangan > Invois
Klik button Titik Tiga (⋮) di bahagian operasi , pilih nota kredit
Masukkan keterangan dan jumlah yang ingin dikurangkan
Klik button Hantar
📌 Nota kredit yang dibuat ini juga boleh disemak semula di menu Kewangan > Nota Kredit.
Nota tambahan : 1️⃣ Jika ada buat nota kredit pada invois yang telah dibayar, resit pembayaran untuk invois tersebut akan dikira sebagai lebihan bayaran
2️⃣ Boleh semak lebihan bayaran tersebut di menu kewangan > resit > tab lebihan bayaran
Modul Rancangan Pengajaran Harian ataupun RPH untuk Tadika. Cara-cara menggunakan Modul RPH adalah seperti berikut:
1) TEMA2 UNTUK RPH
Sistem SMAP telah menyediakan 15 tema secara umum. Anda boleh menambah lagi tema atau pun mengemaskini nama2 tema kepada yang lebih bersesuaian.
1.1) Sila pergi ke menu Tetapan > bahagian Akademik, pilih RPA/RPH – Tema 1.2) Klik Tambah Rekod untuk menambah Tema baru 1.3) Klik kemaskini/padam untuk mengemaskini nama atau padam rekod
2) TEMPLAT RPH
Guru2 perlu mengisi Templat RPH. Templat RPH ialah rangka RPH yang boleh digunakan dan dirujuk oleh semua guru.
3.1) Sila pergi ke menu RPH Tadika > Klik Templat RPH 3.2) Klik tambah rekod untuk menambah Templat RPH baru 3.3) Isikan maklumat yang diperlukan 3.4) Klik Hantar 3.5) Rekod Templat RPH berjaya disimpan. Boleh mula digunakan oleh semua guru
Admin boleh melihat jumlah berapa kali Templat RPH digunakan dan siapa yang menggunakannya. Sila klik pada figure atau jumlah nombor di dalam kolum Jumlah Digunakan.
CARA-CARA MENGGUNAKAN MODUL RPH OLEHGURU
1) Sila pergi ke menu RPH Tadika > Klik Templat RPH 2) Buat tapisan mengikut Tunjang, Fokus, atau Tema berdasarkan keperluan 3) Klik button “Guna” di Templat RPH yang diingini 4) Boleh isikan maklumat seperti tarikh, masa, bilangan murid, refleksi dan lain-lain 5) Klik hantar untuk simpan rekod RPH 6) Guru juga boleh mengemaskini rekod RPH mereka. Sila pergi ke menu RPH > dan klik kemaskini. 8) RPH juga boleh dicetak, sila klik pada Tajuk RPH anda.
Fungsi Semakan bagi Modul RPH
Staf yang mempunyai akses Pengurusan Akademik boleh membuat semakan dan memberikan ulasan di RPH yang telah dibuat oleh guru. Bagi RPH yang telah disemak, status mereka akan berubah kepada telah disemak.
Selain itu, Staf yang mempunyai akses ini juga akan dapat melihat senarai semua RPH oleh guru-guru tadika di menu RPH.
Ulasan dan maklumat semakan ini akan dipaparkan di borang RPH dan juga di paparan cetakan RPH.
1️⃣ Untuk menambah akses Pengurusan Akademik, sila pergi ke menu Staf > Staf > pada staf berkenaan, klik button Kemaskini > tick akses ‘Pengurusan Akademik’ > Hantar
2️⃣ Untuk membuat semakan dan ulasan, sila pergi ke menu RPH Tadika > Klik button Semak.
Rekod akan dipaparkan pada RPH tersebut:
Selain itu kami juga telah menambah fungsi tapisan (filter) mengikut staf dan organisasi di Menu Templat RPH. Dan juga fungsi tapisan mengikut bulan dan staf di menu RPH.
Selamat Mencuba!
Pihak SMAP.MY akan menambah baik modul ini secara berkala. Jika terdapat sebarang cadangan penambahbaikan, boleh hubungi kami di group whatsapp support. Terima Kasih
Modul ini boleh digunakan untuk merekodkan data peperiksaan pelajar. Selain itu, Modul ini juga boleh menetapkan peperiksaan, skema gred, subjek, dan juga guru subjek dan guru kelas.
Kami telah menambah satu fungsi baharu di modul pelajar iaitu Tag. Tag ini boleh digunakan untuk mengumpulkan pelajar didalam satu kelompok. Perbezaan di antara tag dan kelas ialah seorang pelajar boleh mempunyai lebih dari satu tag berbanding dengan kelas.
Di bawah ialah panduan menggunakan fungsi Tag bagi pelajar:
A. SET TAG PELAJAR
Setkan tag-tag yang akan digunakan di menu Tetapan > Tag.
Klik tambah rekod > Isikan nama tag > Klik hantar.
B.TAMBAH TAG PELAJAR
Boleh pergi ke menu Pelajar
Tick nama pelajar berkenaan
Klik Operasi Pukal > pilih Tambah Tag > klik Hantar
Anda boleh memilih lebih dari satu tag. Klik Hantar > Tag berjaya ditambah kepada pelajar.
C.PADAM TAG PELAJAR
Ada dua cara untuk padam tag:
Cara pertama:
Tag boleh dipadam daripada rekod pelajar dengan menekan butang ‘x’ pada sebelah tag.
Untuk log masuk kali pertama, sekolah/tadika/taska perlu memberikan senarai passcode dan kod organisasi kepada ibubapa.
Ibubapa perlu log masuk menggunakan no telefon dan passcode mereka.
Bagi pihak Sekolah/tadika/taska, anda boleh mendapatkan senarai passcode anak murid di menu Laporan > Sistem > Mobile App Passcode. Anda boleh membuat tapisan mengikut program atau pun kelas sekiranya perlu.
Gambar dibawah ialah contoh senarai yang akan dikeluarkan oleh sistem SMAP. Boleh klik Export to Excel atau Export to PDF untuk dikongsikan kepada ibubapa.
Boleh copy passcode dan beri kepada parents ATAU klik icon WhatsApp
Satu lagi cara untuk dapatkan passcode ialah dengan memberi Organization Code/Kod Organisasi kepada parent. Dan minta parent untuk tambah 3 huruf pertama nama anak di belakang.
Contohnya. Kod Organisasi = CT8, Nama anak ialah = AHMAD RAZALI BIN AZIZAN. Jadi passcode = CT8AHM
