Jenis error yang dipaparkan dalam sistem

Jika tuan/puan berdepan dengan isu website ketika menggunakan SMAP, boleh rujuk cara-cara berikut:

Isu This site can’t be reached – DNS_PROBE_STARTED

Solusi:

a. Cek internet connection, pastikan device yang digunakan sudah disambungkan dengan internet dan tiada masalah dengan network tersebut.
b. Restart wifi, boleh restart router wifi. Kemudian boleh cuba semula untuk buka sistem.
c. Disable antivirus atau firewall. Jika device yang digunakan mempunyai antivirus atau firewall, ia mungkin akan block server DNS dan menyebabkan error “DNS_PROBE_STARTED”.
d. Restart device, komputer. Tuan/puan boleh restart semula device yang digunakan.

Isu 504 Gateway Time-Out

Solusi:

a. Restart wifi, boleh restart router wifi. Kemudian boleh cuba semula untuk buka sistem.
b. Clear browser cache. Clear browser cache and cookies dan cuba semula untuk buka sistem.
d. Contact kami di group support whatsapp untuk buat semakan lanjut berkenaan server.

Isu This site can’t be reached – ERR_CONNECTION_TIMED_OUT

Solusi:

a. Cek internet connection, pastikan device yang digunakan sudah disambungkan dengan internet dan tiada masalah dengan network tersebut.
b. Restart wifi, boleh restart router wifi. Kemudian boleh cuba semula untuk buka sistem.
c. Clear browser cache. Clear browser cache and cookies dan cuba semula untuk buka sistem.
d. Disable antivirus atau firewall jika device yang digunakan mempunyai antivirus atau firewall.
e. Disable extensions browser yang mungkin akan mengganggu connection.

Isu Your file couldn’t be accessed – ERR_UPLOAD_FILE_CHANGED

Solusi:

a. Cek fail. Pastikan fail yang diupload tidak diubah atau dipadam semasa upload fail. Atau boleh cuba upload fail tersebut semula.
b. Cek saiz fail. Pastikan saiz fail tidak melebih saiz maksimum yang telah ditetapkan dalam sistem. Jika saiz besar, boleh compress fail kepada saiz lebih kecil.
c. Cek jenis fail. Pastikan jenis fail tersebut dibenarkan untuk diupload ke dalam sistem. d. Clear browser cache. Clear browser cache and cookies dan cuba semula untuk buka sistem.
e. Disable extensions browser yang mungkin akan mengganggu connection.
f. Gunakan browser yang berbeza. Contohnya, jika tuan/puan gunakan Google Chrome, boleh cuba gunakan Microsoft Edge/Brave.

Isu Your connection is not private – NET-ERR_CERT_DATE_INVALID

Solusi:

a. Cek tarikh dan masa. Pastikan tarikh dan masa bagi device yang digunakan telah disetkan dengan betul.
b. Clear browser cache. Clear browser cache and cookies dan cuba semula untuk buka sistem.
c. Gunakan browser yang berbeza. Contohnya, jika tuan/puan gunakan Google Chrome, boleh cuba gunakan Microsoft Edge/Brave.
d. Update browser. Boleh update jika terdapat alert untuk update browser yang digunakan.


Cara untuk clear browser cache

  1. Buka Google Chrome
  2. Click icon ⋮ > More Tools > Clear browsing data.
  3. Click button Clear Data.

Cara untuk disable extensions atau antivirus

  1. Buka Google Chrome
  2. Click icon ⋮ > More Tools > Extensions
  3. Click button on/off

Isu HTTP ERROR 500

  1. Boleh click icon lock di bahagian sebelah url > boleh click Cookies and site data.


  2. Kemudian click Manage cookies and site data.


  3. Boleh padam cookies untuk app.smap.my


  4. Click done, dan boleh click reload untuk login semula.

Modul RPH

Modul Rancangan Pengajaran Harian ataupun RPH untuk Sekolah/Pusat Tuisyen/Pusat Pengajian,

Pastikan staf yang menguruskan modul RPH ada akses Pengurusan Akademik agar dapat membuat tetapan berkaitan RPH.

Cara-cara menggunakan Modul RPH adalah seperti berikut

1) Subjek

1.1) Sila pergi ke menu Tetapan > Akademik > Subjek
1.2) Klik Tambah Rekod untuk menambah subjek
1.3) Klik kemaskini/padam untuk mengemaskini nama subjek atau padam rekod

2) Set Kandungan RPH

2.1) Sila pergi ke menu Tetapan > Akademik > RPH

2.2) Klik Tab dan Klik Tambah Rekod untuk
2.2.1) Tambah Standard Kandungan
2.2.2) Tambah Standard Pembelajaran
2.2.3) Tambah Strategi PDP
2.2.4) Tambah Bahan Bantu Belajar
2.2.5) Tambah Pembelajaran Abad 21
2.2.6) Tambah Peta Pemikiran I-THINK

Tetapan Akademik
Tetapan RPH

3) Set Paparan Borang Dalam RPH Sekolah di Tab Ruangan

Paparan Borang RPH Sekolah

4) RPH

Guru-guru perlu rekod RPH dan RPH juga boleh dijadikan templat. Templat RPH ialah rangka RPH yang boleh digunakan dan dirujuk oleh semua guru.

4.1) Sila pergi ke menu RPH
4.2) Klik tambah rekod untuk menambah RPH baru
4.3) Isikan maklumat yang diperlukan
4.4) Boleh Tick Simpan sebagai templat jika ingin simpan rekod RPH sebagai templat
4.5) Klik Hantar
4.6) Rekod RPH berjaya disimpan. Boleh mula digunakan oleh guru

5) Cara-cara menggunakan RPH Templat oleh guru

5.1) Sila pergi ke menu RPH > Klik tab Templat RPH
5.2) Buat tapisan mengikut Tema, Staf, atau Organisasi berdasarkan keperluan
5.3) Klik button “Guna” di Templat RPH yang diingini
5.4) Boleh isikan maklumat seperti tarikh, masa, bilangan murid, refleksi dan lain-lain
5.5) Klik hantar untuk simpan rekod RPH
5.6) Guru juga boleh mengemaskini rekod RPH mereka. Boleh pergi ke menu RPH > dan klik kemaskini.
5.7) RPH juga boleh dicetak, sila klik pada Tajuk RPH anda.

Butiran RPH Sekolah

6) Semak Rekod RPH

Staf yang mempunyai akses Pengurusan Akademik boleh membuat semakan dan memberikan ulasan di RPH yang telah dibuat oleh guru. Bagi RPH yang telah disemak, status mereka akan berubah kepada telah disemak.

Selain itu, Staf yang mempunyai akses ini juga akan dapat melihat senarai semua RPH oleh guru-guru tadika di menu RPH.

Ulasan dan maklumat semakan ini akan dipaparkan di borang RPH dan juga di paparan cetakan RPH.

1. menambah akses Pengurusan Akademik, sila pergi ke menu tetapan > staf > kemaskini.

Tetapan Akses Staf

2. Membuat semakan dan ulasan, sila pergi ke menu RPH > Klik button Semak.

Senarai RPH Guru
Paparan Semakan RPH

Selamat Mencuba!

Pihak SMAP.MY akan menambah baik modul ini secara berkala. Jika terdapat sebarang cadangan penambahbaikan, boleh hubungi kami di group whatsapp support. Terima Kasih

Panduan Penggunaan Modul Pemindahan Wang

Fungsi ini adalah untuk merekodkan pemindahkan wang dari satu akaun ke akaun lain.

Pastikan anda telah set akses perbelanjaan di Tetapan > Staf > Kemaskini bahagian Akses. Klik Perbelanjaan untuk mendapatkan akses perbelanjaan seperti contoh di gambar bawah.

Menambah Rekod Pemindahan Wang

Caranya:

1) Di menu perbelanjaan > Tekan butang Pemindahan Wang.

2) Boleh rekodkan pemindahan wang dari satu akaun ke akaun yang lain.

Apabila pemindahan wang telah direkodkan, pengguna boleh lihat rekod yang telah di tambah.

Pengguna juga boleh kemaskini dan padam rekod yang telah dimasukkan.

Prepaid Mesej

Dengan adanya fungsi ini, tuan/puan perlu tambah nilai kredit mesej di dalam sistem SMAP untuk menggunakan SMS atau WhatsApp. Penambahan kredit ini hanya boleh diakses oleh pemilik organisasi sahaja dan tidak boleh diakses oleh staf lain.

NOTA PENTING: Menu Kredit Mesej hanya akan dipaparkan untuk akaun pemilik (owner) sahaja.

Terdapat beberapa tetapan berkenaan fungsi ini:

  1. Tambah Nilai

    Menu Tetapan > Bahagian Sistem, pilih Kredit Mesej > Pilih jumlah > Klik Tambah Nilai



    Penambahan kredit ini akan ditambah untuk kesemua cawangan dibawah pemilik yang sama.

    Contohnya: Puan Aina memiliki 2 cawangan didalam SMAP. Apabila Puan Aina tambah nilai kredit mesej. Kredit tersebut akan ditambah untuk kedua-dua cawangan.



    Jumlah Kredit = Kredit sedia ada di dalam sistem.

    Jumlah Tambah Nilai = Boleh pilih jumlah untuk ditambah nilai.

    1 Kredit = 1 SMS

    2 Kredit = 1 WhatsApp

    Klik button Tambah Nilai untuk meneruskan proses. Pembayaran ini akan terus disambungkan ke sistem Toyyibpay, caj RM1 akan dikenakan untuk setiap transaksi yang berjaya.

    TAMBAHAN BARU

    Boleh tambah nilai dengan memasukkan nilai yang diingini.



  2. Email notikasi peringatan baki kredit minima, baki tidak mencukupi & hantar semula SMS.

    Pihak organisasi boleh setkan kredit minima untuk sistem hantar emel peringatan untuk tambah nilai.

    Secara umumnya sistem akan hantarkan emel ke pemilik organisasi (owner). Boleh juga setkan 3 emel yang boleh menerima notifikasi berkenaan kredit SMS ini.

    Menu Tetapan > Bahagian Sistem, pilih Kredit Mesej




  3. SMS atau WhatsApp tidak dihantar

    2 sebab SMS atau WhatsApp tidak dihantar:

    a. Baki kredit mesej tidak mencukupi, perlu tambah nilai terlebih dahulu.

    Jika pemilik terlupa untuk tambah nilai dan baki kredit adalah 0, sistem tidak akan menghantar sms atau WhatsApp tersebut kerana baki tidak mencukupi.

    SMAP akan hantar peringatan baki kredit ke emel pemilik dan 3 emel yang disetkan (jika ada)

    Seterusnya, boleh tambah nilai kredit mesej menggunakan akaun pemilik.


    b. No telefon pelajar tidak wujud, perlu semak dan kemaskini no telefon pelajar.

    Boleh pergi ke menu Pelajar > Pelajar > Cari nama pelajar > dibahagian Operasi > Klik Kemaskini.

Cara untuk hantar semula SMS atau WhatsApp, boleh pergi ke:

1. Menu Pelajar > Hantar Semula Mesej
2. Dibahagian Operasi > klik Hantar Semula
3. Hantar SMS atau WhatsApp secara pukal
Tanda nama yang terlibat (kotak kiri) > Operasi Pukal > Hantar Semula > Klik Hantar.


Jika ada sebarang pertanyaan, boleh contact team SMAP di group support masing-masing. Harap maklum.

Panduan Penggunaan Fungsi Cuti Tanpa Gaji (CTG)

1. Menambah Kategori Gaji

Cara menambah kategori gaji:–

  1. Boleh ke menu Tetapan > Staf > Kategori Gaji > Tambah Rekod

2. Menetapkan Cuti Tanpa Gaji Dalam Sistem

  1. Boleh ke menu Tetapan > Staf > Gaji.
  2. Setkan Kategori gaji bagi cuti tanpa gaji kepada “Cuti Tanpa Gaji” atau nama-nama lain yang merujuk kepada cuti tanpa gaji organisasi masing-masing.

Rekodkan gaji seperti biasa bagi pekerja yang mempunyai cuti tanpa gaji dan klik butang kira KWSP/PERKESO/SIP.

Apabila anda dah setkan CTG, sistem akan buat kiraan seperti berikut:

(Gaji Asas – CTG) – (KWSP Pekerja + PERKESO Pekerja + SIP Pekerja)

Fungsi ini dapat memudahkan pengusaha mendapat pengiraan pendapatan bersih yang sebenar apabila cuti tanpa gaji telah direkodkan didalam sistem.

BARU

Pengiraan Automatik Cuti Tanpa Gaji (unpaid leave) di Slip Gaji

Sebelum ini, pengiraan cuti tanpa gaji perlu dilakukan secara manual, di mana pengurus gaji perlu mengira cuti tanpa gaji yang digunakan staf.

Dengan fungsi ini, pengiraan dapat dilakukan secara automatik dengan hanya menekan butang “Kira” semasa rekod gaji. Pengiraan ini akan diambil dari kategori cuti tanpa gaji yang telah digunakan dan terus dikira dalam gaji yang direkodkan dalam sistem.

Cara menggunakan fungsi ini:

  1. MENAMBAH KATEGORI GAJI & KATEGORI CUTI TANPA GAJI

a) KATEGORI GAJI

1 – Pergi ke menu tetapan.

2- Pergi ke bahagian Staf dan pilih kategori gaji

3- Klik pada button tambah rekod dan isikan maklumat kemudian hantar.

b) KATEGORI CUTI

1 – Pergi ke tetapan

2 – Pergi ke bahagian Staf dan pilih kategori cuti

3 – Klik pada button tambah rekod dan isikan maklumat kemudian hantar.

2 – SET KATEGORI GAJI DAN CUTI UNTUK CUTI TANPA GAJI

a) KATEGORI CUTI

1- Pergi ke menu tetapan dan klik pada cuti di bahagian staff.

2 – Klik pada tetapan di bahgaian Kategori Cuti.

3 – Pilih maklumat tersebut dan hantar.

b) KATEGORI GAJI

1 – Pergi ke menu tetapan dan klik pada gaji di bahagian Staf.

Dikehendaki untuk isi maklumat di atas dan klik button Hantar

3 – SET CUTI TANPA GAJI SECARA AUTO

Formula
Gaji bersih = Gaji asas – (CTG + KWSP Pekerja + PERKESO Pekerja + SIP Pekerja)

1 – Pergi kepada menu tetapan, dan klik pada gaji di bahagian staff.

Klik pada fungsi tersebut untuk set cuti tanpa gaji secara auto
  • Apabila tetapan ini di set, pelulus cuti akan melihat column ‘Gaji Dikira’ di senarai permohonan cuti sebagai rekod bahawa cuti tersebut telah dikira atau belum didalam modul gaji.

Fungsi pengiraan cuti tanpa gaji secara auto ini dapat memudahkan pengurus gaji merekodkan gaji staf dengan lebih cepat dan tepat.

Video Rujukan Untuk Flow Cuti Tanpa Gaji Berfungsi: https://adilo.bigcommand.com/watch/H0wiT3vJ

Sekian Makluman ?

Pindah pelajar ke cawangan lain

Bila ada pelajar yang ingin berpindah dari cawangan A ke cawangan B, data pelajar boleh dipindahkan dengan mudah menggunakan operasi pukal.

Contohnya, Nurul ingin berpindah ke cawangan B dari cawangan A kerana berpindah rumah.

Hanya data pelajar sahaja dipindahkan ke cawangan baru. Rekod kewangan pelajar tidak dipindahkan sekali kerana rekod kewangan organisasi akan jadi tidak tepat. Rekod akademik juga tidak dipindahkan.

Untuk cawangan baru, perlu tambah rekod kewangan baru jika ada bayaran yang masih belum selesai. Di cawangan lama, perlu padam rekod kewangan yang masih belum selesai yang dah ditambah di cawangan baru.

Video rujukan cara pindah pelajar secara pukal:


Cara pindah pelajar:

  1. Di menu Pelajar > Pelajar.


  2. Tick/Tanda nama pelajar yang ingin berpindah (dibahagian kiri).


  3. Dibahagian Operasi Pukal > Pilih Pindah Pelajar > klik Hantar.


  4. Pilih Organisasi dan isikan maklumat-maklumat lain.



    5. Klik butang Hantar untuk simpan.

NOTA PENTING

  1. Rekod pelajar juga masih ada di cawangan lama, boleh set status pelajar kepada Tidak Aktif. Jika tidak set status pelajar kepada tidak aktif, invois bulanan auto akan keluar juga di cawangan lama.

    Cara setkan status pelajar kepada Aktif/Tidak Aktif secara pukal
    1. Menu Pelajar > Pelajar.
    2. Tandakan nama pelajar yang terlibat di kotak sebelah kiri.
    3. Dibahagian Operasi Pukal > pilih Set Aktif / Set Tidak Aktif.
    4. Klik button Hantar.

  2. Jika pelajar masih ada tunggakan di cawangan lama, dan status pelajar Tidak Aktif, peringatan baki belum bayar masih akan dikeluarkan setiap bulan.

    Jika perlu, boleh padam rekod invois di cawangan lama.

Lebih Masa (OT) Pelajar

Sebelum ini, jika pelajar mempunyai bayaran lebih masa / overtime (OT), pengusaha perlu tambah program OT bagi mengeluarkan bayaran dalam yuran bulanan pelajar.

Pengusaha juga perlu tambah jumlah bayaran OT secara manual ke dalam sistem sebelum invois automatik dikeluarkan untuk setiap bulan.

Penambahan fungsi baru ini akan memudahkan pengiraan OT pelajar dikira secara automatik di dalam sistem. OT pelajar akan dipaparkan bersama yuran bulanan pelajar.

Lebih masa (OT) pelajar boleh disetkan untuk pengiraan secara harian atau bulanan/kumulatif. Dan boleh setkan untuk lebih masa Pagi (Masuk Awal) dan Petang (Pulang Lewat).

Terdapat beberapa tetapan yang perlu dilakukan: 

1. Set waktu masuk & keluar pelajar

*Waktu masuk dan keluar boleh disetkan secara umum atau secara individu atau secara pukal:

Untuk set masa secara umum
1. Menu Tetapan > dibahagian Pelajar, pilih Kehadiran
2. Klik button Set Masa Masuk dan Keluar(Umum)
3. Setkan Waktu Masuk, Waktu Keluar
4. Klik button Hantar

Untuk set masa secara individu
1. Menu Tetapan > dibahagian Pelajar, pilih Kehadiran
2. Pada pelajar berkenaan, klik button Set masa masuk dan keluar
3. Setkan Waktu Masuk, Waktu Keluar
4. Klik button Hantar
*Jika set masa secara individu, sistem akan ikut masa yang ditetapkan untuk individu.

Untuk set masa secara pukal
1. Menu Tetapan > dibahagian Pelajar, pilih Kehadiran
2. Tick box sebelah kiri nama pelajar > Operasi Pukal, pilih (Tambah Waktu Masuk/Tambah Waktu Keluar) > Hantar
3. Setkan Waktu Masuk, Waktu Keluar
4. Klik button Hantar
*Jika set masa secara individu, sistem akan ikut masa yang ditetapkan untuk individu.

2. Set Tetapan Lebih Masa Pelajar

Modul OT ini boleh direkodkan didalam sistem ataupun tidak. Jika set Ya, OT akan disimpan dan dikira. Jika set Tidak, OT tidak akan disimpan dan dikira.

Mula Lebih Masa (OT) dibahagian ini adalah untuk tetapan umum yang akan melibatkan semua pelajar (kecuali pelajar ada set waktu mula OT secara individu)

Caranya:
1. Menu Tetapan > dibahagian Pelajar, pilih Lebih Masa

Tetapan Umum

1. Setkan Ya/Tidak untuk Rekod Lebih Masa (OT)
2. Setkan Pengiraan Caj Lebih Masa (OT)
a. Harian – Caj lebih masa (OT) akan dikira setiap hari dan dijumlahkan pada hari terakhir OT direkodkan (cut off) iaitu pada hari invois automatik dikeluarkan.
b. Bulanan (kumulatif) – Pengiraan OT akan dikira pada hari terakhir OT direkodkan (cut off) iaitu pada hari invois automatik dikeluarkan.

📌 Bagi kedua-dua pengiraan diatas, semua invois OT (Caj OT) akan dikeluarkan mengikut tarikh keluar invois.
📌 Tiada invois OT yang dikeluarkan secara harian.

Lebih Masa Pagi (Daftar Masuk Awal)

1. Setkan Ya/Tidak untuk Rekod Lebih Masa (OT) Daftar Masuk Awal
2. Set Caj Lebih Masa (OT) Daftar Masuk Awal (Dari jam berapa sehingga jam berapa)

Lebih Masa Petang (Daftar Keluar Lewat)

1. Set Caj Lebih Masa (OT) Daftar Keluar Lewat

Kadar Caj Lebih Masa (OT)

1. Setkan Kadar Caj Lebih Masa (OT)
2. Klik button Hantar untuk simpan rekod tetapan yang telah disetkan

Contoh 1: RM10 per 30 minit untuk 2 jam pertama

30 minit adalah blok masa
RM10 adalah kadar per blok
120 minit (2jam) adalah tempoh masa

Sekiranya pelajar OT lebih daripada 2 jam, sistem tetap akan kira OT mengikut kadar yang telah ditetapkan seperti contoh diatas.

Contoh 2: Jika mahu set kiraan OT RM0.20 untuk 1 minit (Sama untuk jam-jam berikutnya)

1 minit adalah blok masa
0.20 adalah kadar per blok
Tempoh Masa (minit):
**Boleh tick Ulang kadar terakhir untuk pengiraan seterusnya sekiranya pengiraan adalah sama untuk jam-jam berikutnya

INFO TAMBAHAN:
Boleh klik button Kalkulator Lebih Masa (OT) untuk semak pengiraan yang disetkan betul atau tidak.

3. Set Mula Masa Lebih Masa (OT) Individu, Jika Perlu

Boleh setkan masa untuk pengiraan OT bermula. Kerana tidak semua pelajar bermula pengiraan OT pada waktu yang sama atau pelajar berkenaan dikecualikan dari pengiraan OT. Contohnya:

a. Aina Halili mula caj OT pada jam 5:30 petang
b. Laila mula caj OT pada 6:00 petang

Cara set OT Individu:
1. Menu Tetapan > dibahagian Pelajar, pilih Lebih Masa
2. Klik button ‘Set OT Individu’
3. Boleh tick kotak sebelah kiri nama pelajar yang terlibat
4. Operasi pukal, pilih Set Masa Mula Lebih Masa > Hantar
5. Setkan masa di bahagian Lebih Masa Pagi (Jika tak berkenaan, set tidak) dan Lebih Masa Petang > klik Hantar

4. Pengecualian Kiraan Lebih Masa Bagi Pelajar Tertentu, Jika perlu

Pihak organisasi boleh mengecualikan pelajar tertentu daripada kiraan lebih masa

Caranya:
1. Menu Tetapan > dibahagian Pelajar, pilih Lebih Masa
2. Klik button ‘Set OT Individu’
3. Boleh tick kotak sebelah kiri nama pelajar yang terlibat
4. Operasi pukal, pilih Tutup Lebih Masa
5. Hantar

📌 Laporan lebih masa pelajar: jika pelajar terkecuali dari kiraan lebih masa, pada laporan akan paparkan ‘Lebih Masa Ditutup’ untuk pelajar berkenaan.

5. Cut off tarikh pengiraan Lebih Masa (OT)

Pengiraan lebih masa (OT) akan dikeluarkan bersama yuran bulanan pelajar.

Boleh semak di tetapan invois bulanan auto:
1. Menu Tetapan > dibahagian Kewangan, pilih Invois Bulanan Auto
2. Semak Tarikh Keluar Invois dan Tarikh Akhir Invois/Bulan Akhir Bayaran

Pengiraan lebih masa (OT) akan dikeluarkan bersama yuran bulanan pelajar. Terdapat dua jenis cut off pengiraan:

1. Jika tetapan tarikh keluar invois lebih besar dari tarikh akhir invois.

Contohnya:
Tarikh keluar invois: 28/7/2026
Tarikh akhir invois: 5/8/2026

Jika tetapan invois automatik disetkan seperti diatas, cut off pengiraan OT pelajar akan diambil untuk tarikh dari 28/6 sehingga 27/7 untuk bulan sebelum.

2. Jika tetapan tarikh keluar invois lebih kecil dari tarikh akhir invois.

Contohnya:
Tarikh keluar invois: 1/8/2026
Tarikh akhir invois: 28/8/2026

Jika tetapan invois automatik disetkan seperti diatas, cut off pengiraan OT pelajar akan diambil untuk bulan semasa, tarikh 1/8/2026 sehingga 31/8/2026.

6. Laporan Lebih Masa (OT)

1. Menu Laporan > dibahagian Pelajar, pilih Lebih Masa Pelajar

2. Boleh tapis pelajar, program, kelas, bulan atau sesi > klik button Tapis.

3. Untuk pengiraan Lebih Masa (OT) harian, jumlah akan dipaparkan dibahagian colum Jumlah mengikut hari.


4. Untuk pengiraan Lebih Masa (OT) bulanan, jumlah akan dipaparkan dibahagian column Jumlah Keseluruhan.


7. Contoh paparan item Lebih Masa pada invois bulanan automatik

Berikut adalah contoh invois automatik bagi yuran bulanan pelajar, beserta pengiraan lebih masa (OT) pelajar:


Sekian makluman, jika ada sebarang persoalan berkaitan modul ini boleh terus tanya di group support masing-masing. Terima kasih.

Video rujukan Lebih Masa (OT) Pelajar:

    Tuntutan Perbelanjaan Staf

    Fungsi Baru: Tuntutan Perbelanjaan Staf (Expense Claim)

    Sebelum ini, bagi staf yang ingin membuat tuntutan bayaran pembelian, bayaran tersebut akan direkodkan dibahagian Kewangan > Perbelanjaan.

    Hal ini tidak begitu praktikal kerana perlu ada beberapa peringkat dan staf yang bertanggungjawab untuk membuat bayaran kembali daripada pihak organisasi kepada staf.

    Penambahan fungsi baru ini dapat merekodkan tuntutan bayaran yang telah dibuat oleh staf kepada organisasi dengan lebih terperinci.

    Contohnya: Staf mendahulukan duit mereka untuk membeli barang untuk organisasi. Jadi mereka boleh rekodkan tuntutan didalam sistem SMAP. Kemudian pihak atasan boleh mengesahkan, meluluskan dan membuat bayaran tuntutan kepada staf.

    Fungsi tuntutan ini juga boleh disetkan secara general ataupun secara individu. Boleh digunakan mengikut kesesuaian organisasi masing-masing. 
     

    Terdapat 3 peringkat kelulusan bagi fungsi tuntutan:

    1. Pengesah Tuntutan
    2. Pelulus Tuntutan
    3. Kemaskini Bayaran (Wajib)

    NOTA PENTING:

    • Wajib untuk setkan staf untuk Kemaskini Bayaran
    • Jika ketiga-tiga kelulusan adalah orang yang sama, boleh set Kemaskini Bayaran SAHAJA.

    Cara untuk rekodkan tuntutan:

    1. Menu Staf > Tuntutan


    2. Klik butang Tambah Rekod


    3. Pilih Kategori Perbelanjaan, Jumlah dan Bukti Bayaran bagi tuntutan yang dibuat > klik butang Hantar.


    4. Tandakan kotak dibahagian kiri untuk kumpulkan tuntutan yang telah dihantar untuk diluluskan.


    5. Isikan keterangan bagi tuntutan yang dikumpul > klik butang Hantar.


    6. Selepas tuntutan sudah dikumpulkan dan dihantar, tuntutan tersebut akan masuk kedalam senarai tuntutan untuk menunggu kelulusan.

    Peringkat kelulusan boleh dipecahkan kepada beberapa situasi:

    Situasi 1: Set Kemaskini Bayaran

    Tetapan ini perlu disetkan bagi memastikan bayaran tuntutan dapat direkodkan didalam sistem.

    Jika tidak setkan staf yang membuat Kemaskini Bayaran, bayaran tuntuan tidak boleh direkodkan didalam sistem dan dibahagian Kewangan > Perbelanjaan.

    1. Boleh pergi ke menu Tetapan > Staf > Tuntutan.


    2. Dibahagian Tuntutan > Setkan staf yang boleh membuat Kemaskini Bayaran.

    Situasi 2: Set Pengesah dan Pelulus

    1. Boleh pergi ke menu Tetapan > Staf > Tuntutan.
    2. Dibahagian Tuntutan > Setkan staf yang boleh Sah dan Luluskan permohonan tuntutan.

    Situasi 3: Set Pelulus Sahaja

    1. Boleh pergi ke menu Tetapan > Kewangan > Kewangan.
    2. Dibahagian Tuntutan > Setkan staf yang boleh membuat Pengesahan Bayaran.


    Situasi 4: Set Secara Individu

    Pelulus dan pengesah tuntutan boleh disetkan mengikut staf secara individu. Jika tetapan ini dibuat, sistem akan ikut tetapan yang disetkan mengikut individu dan tidak akan ikut tetapan umum.

    Tetapan ini boleh digunapakai bagi organisasi-organisasi besar yang mempunyai ramai staf dan memerlukan pengesah dan pelulus tuntutan yang berbeza-beza.

    1. Boleh pergi ke menu Staf > Staf.


    2. Pada staf berkenaan > dibahagian Operasi > Klik button Kemaskini.


    3. Dibahagian Tetapan Akses Sistem > Setkan Pengesah dan Pelulus Tuntutan.


    Sila pastikan Tetapan > Kewangan > Kewangan telah disetkan untuk Pengesah dan Pelulus.

    Situasi 5: Set Secara Individu untuk Pengesah Tuntutan Sahaja

    Jika Pengesah Tuntutan disetkan secara individu dan Pelulus Tuntutan TIDAK disetkan.


    Untuk pelulus tuntutan, sistem akan ikut tetapan bagi pelulus umum.

    Situasi 6: Set Secara Individu untuk Pelulus Tuntutan Sahaja

    Jika Pelulus Tuntutan disetkan secara individu dan Pengesah Tuntutan TIDAK disetkan.


    Untuk pengesah tuntutan, sistem akan ikut tetapan bagi pelulus umum.

    Cara untuk mengesahkan tuntutan:

    1. Menu Staf > Tuntutan


    2. Klik tab Senarai Permohonan.



      *Klik pada nama Keterangan (berwarna biru) untuk lihat lebih maklumat berkaitan permohonan.


    3. Dibahagian Operasi > Klik butang Sah.


    4. Boleh Sah atau Batal > Hantar


    5. Kemudian Status bagi tuntutan tersebut sudah bertukar kepada Menunggu Kelulusan.

    Cara untuk meluluskan tuntutan:

    1. Menu Staf > Tuntutan.
    2. Klik tab Senarai Tuntutan.
    3. Dibahagian Operasi > Klik butang Lulus.


    4. Boleh Lulus atau Batal.


    5. Kemudian Status bagi tuntutan tersebut sudah bertukar kepada Lulus.

    Selepas proses tuntutan diluluskan, staf yang disetkan untuk Kemaskini Bayaran perlu rekodkan bayaran tuntutan bagi perbelanjaan organisasi.

    Cara untuk Kemaskini Bayaran:

    1. Menu Staf > Tuntutan.
    2. Klik tab Senarai Tuntutan.
    3. Dibahagian Operasi > Klik butang ‘$’.


    4. Rekodkan Akaun, Tarikh Perbelanjaan, dan Resit Bayaran (jika ada).


    5. Kemudian, rekod tuntutan tersebut akan ditambah secara automatik ke bahagian Perbelanjaan Organisasi (Menu Kewangan > Perbelanjaan).

    ————PENAMBAIKAN SISTEM————

    Kini pengurusan tuntutan menjadi lebih teratur dan mudah. Tak perlu lagi kira baki tuntutan secara manual kerana sistem boleh kira limit tuntutan secara automatik! ✨

    Cara setkan limit tuntutan:

    1. Menu tetapan
    2. Bahagian Kewangan, pilih Kategori Perbelanjaan
    3. Tambah Rekod (untuk tambah kategori tuntutan baru) atau klik button Kemaskini (untuk setkan limit pada rekod sedia ada
    4. Set Ada Limit Tuntutan = Ya
    5. Masukkan jumlah Limit Tuntutan
    6. Klik button Hantar

    Kelebihan fungsi ini:
    🔸 Sistem akan menolak jumlah limit secara automatik bagi tuntutan yang telah Diluluskan
    🔸 Limit adalah mengikut tahun dan akan reset secara automatik untuk tahun berikutnya
    🔸 Membantu mengawal perbelanjaan dan mengelakkan tuntutan melebihi had yang ditetapkan
    🔸 Tidak perlu lagi semakan dan pengiraan secara manual

    *Jika staf rekodkan tuntutan dan melebihi limit yang dah disetkan, akan ada alert ‘Amaun melebihi baki limit’

    Sekian makluman, jika ada sebarang persoalan berkaitan modul ini boleh terus tanya di group support masing-masing. Terima kasih.

    Bayaran awal tanpa invois

    Sebelum ini, setiap pembayaran didalam sistem SMAP hanya boleh direkodkan jika pelajar tersebut mempunyai invois.

    Kini, bayaran juga boleh direkodkan walaupun invois BELUM lagi dikeluarkan.

    Ia berguna untuk ibu bapa yang ingin membuat bayaran yuran bulanan awal, sebelum invois bulanan dikeluarkan (secara automatik).

    Contoh: Ibu bapa bayar pada 20hb, invois automatik dikeluarkan pada 25hb.

    Caranya:
    1) Klik menu Kewangan > Ringkasan.


    2) Dibahagian Operasi, klik button ‘$’ untuk merekodkan bayaran


    3) Oleh kerana tiada invois yang belum dibayar, boleh masukkan jumlah bayaran di kotak “Jumlah Bayaran diterima”



    4) Kemudian isi semua maklumat selebihnya seperti biasa



    5) Klik hantar untuk save


    Setelah klik hantar, satu resit dengan keterangan “lebihan bayaran” akan dikeluarkan. Contoh seperti dibawah.

    Apabila invois automatik dikeluarkan kemudian, bayaran ini terus akan direkodkan sebagai bayaran kepada invois tersebut.

    Dibahagian transaksi akan dipaparkan invois yang dibayar.

    Jika terdapat lagi baki, ia akan ditolak untuk invois akan datang pula.

    NOTA TAMBAHAN:
    Cara untuk semak resit lebihan bayaran:

    1. Menu Kewangan > Resit
    2. Tab Lebihan bayaran


    Sekian makluman, terima kasih.

    Mesej Pelajar (Announcement)

    Dari sistem smap, pihak pengusaha boleh menghantar mesej atau announcement kepada pelajar dan ibubapa. Contohnya seperti pemberitahuan tentang hari akademik, hari sukan dan lain-lain.

    Mesej boleh dihantar melalui tiga (3) cara iaitu SMS, email atau mobile app notification.
    – Bagi penggunaan SMS, pastikan kredit SMS adalah mencukupi (Caj untuk SMS adalah RM0.10 per mesej).
    – Untuk penggunaan email, pastikan di maklumat pelajar ada rekod email.
    – Manakala, bagi penggunaan mobile app notification, pastikan ibubapa telah download SMAP for Parents.

    Mesej boleh dihantar mengikut:

    1. Program
    2. Kelas
    3. Tag
    4. Pelajar Tertentu

    1. Cara Hantar Mesej

    1. Pergi ke menu Pelajar > Mesej > klik button Hantar Mesej.

    2. Pilih medium, ingin hantar secara SMS, emel atau mobile notification.

    3. Pilih ‘Hantar kepada’ – Kumpulan atau Pelajar Tertentu


    3.a) Jika pilih hantar kepada Kumpulan, tapis mengikut program, kelas atau tag dan pilih mana2 yang berkaitan. Contoh jika pilih program, pilih ‘Semua Program’ atau beberapa program yang diperlukan sahaja.

    3.b) Jika pilih hantar kepada Pelajar Tertentu, klik nama pelajar yang akan menerima mesej. Pelajar yang berada di box sebelah kanan akan terima mesej yang akan dihantar.


    4. Isikan Subjek, Gambar dan Mesej. Klik Hantar untuk sistem simpan dan hantar mesej.

    2. Cara Padam Mesej

    Bagi staf yang mempunyai akses Mesej, boleh padam mesej yang telah dihantar. Fungsi padam ini akan melibatkan paparan di bahagian:

    1. Senarai mesej di menu Pelajar > Mesej
    2. Senarai announcement dalam mobile app SMAP for Parents (Di bahagian ‘Announcements’).

    !!! Untuk makluman, sms dan email yang sudah dihantar tidak boleh dipadam. Sistem hanya akan padam untuk rekod paparan di dalam sistem dan mobile app sahaja.

    NOTA PENTING!

    Jangan lampirkan dokumen sensitif dan sulit sebagai langkah keselamatan


    Sekian makluman.