Info SMAP

Fungsi Baru: Info SMAP

Sebelum ini, maklumat berkenaan sistem hanya diberikan melalui group Whatsapp dan Telegram SMAP.my Info sahaja.

Oleh itu, maklumat tersebut tidak diterima oleh staf lain yang bertanggungjawab menguruskan sistem.

Jadi, penambahan fungsi ini akan memudahkan staf yang tiada di dalam group SMAP.my Info untuk mendapat maklumat terbaru berkenaan sistem SMAP.

Untuk lihat senarai info terdahulu, boleh pergi ke:

  1. Menu Info SMAP


  2. Klik tajuk untuk baca info tersebut


  3. Boleh klik button Tanda semua sebagai dibaca untuk set semua info sebagai dibaca.

Jika staf tidak lihat atau baca info tersebut, pop up alert tetap akan dipaparkan dan nombor di menu Info SMAP tidak akan berkurang.

Sekian makluman, terima kasih.

Cara untuk aktifkan GO Secure Bank Islam

Bagi pengusaha yang menggunakan payment gateway Toyyibpay, tuan/puan perlu ambil maklum berkenaan syarat terbaru yang dikeluarkan oleh pihak Bank Islam berkenaan transaksi melebihi RM200 seperti gambar dibawah.




Berikut adalah panduan untuk mengaktifkan GO Secure bagi pengguna Bank Islam yang ingin membuat transaksi bayaran dengan jumlah melebihi RM200.

Cara untuk mengaktifkan GO Secure:

  1. Pergi ke Play store/App store untuk install aplikasi Go by Bank Islam
    Play store – https://play.google.com/store/apps/details?id=com.iexceed.CBS&hl=en&gl=US
    App store – https://apps.apple.com/my/app/bank-islam/id1483218923

  2. Log masuk kedalam aplikasi GO.



  3. Klik button Menu disebelah bawah.



  4. Klik Setting.



  5. Tandakan dibahagian GO Secure. Kemudian boleh masukkan nombor i – Access Code (IAC) untuk aktifkan GO Secure.



  6. GO Secure sudah berjaya diaktifkan.

Selepas mengaktifkan GO Secure, pembayaran boleh dibuat seperti biasa menggunakan aplikasi SMAP for Parents.







Pilih Bank Islam.





Klik notifikasi Go by Bank Islam seperti gambar dibawah.



Selepas buka aplikasi Go, klik button GO Secure di sebelah kiri bawah.

Kemudian boleh klik button Confirm selepas sahkan detail transaksi.



Isikan nombor yang dipaparkan di ruangan kotak merah.



Pembayaran transaksi berjaya.

Sekian makluman, jika ada sebarang persoalan boleh hubungi team SMAP di dalam group support masing-masing. Terima kasih.

Bayaran awal tanpa invois

Sebelum ini, setiap pembayaran didalam sistem SMAP hanya boleh direkodkan jika pelajar tersebut mempunyai invois.

Kini, bayaran juga boleh direkodkan walaupun invois BELUM lagi dikeluarkan.

Ia berguna untuk ibu bapa yang ingin membuat bayaran yuran bulanan awal, sebelum invois bulanan dikeluarkan (secara automatik).

Contoh: Ibu bapa bayar pada 20hb, invois automatik dikeluarkan pada 25hb.

Caranya:
1) Klik menu Kewangan > Ringkasan.


2) Dibahagian Operasi, klik button ‘$’ untuk merekodkan bayaran


3) Oleh kerana tiada invois yang belum dibayar, boleh masukkan jumlah bayaran di kotak “Jumlah Bayaran diterima”



4) Kemudian isi semua maklumat selebihnya seperti biasa



5) Klik hantar untuk save


Setelah klik hantar, satu resit dengan keterangan “lebihan bayaran” akan dikeluarkan. Contoh seperti dibawah.

Apabila invois automatik dikeluarkan kemudian, bayaran ini terus akan direkodkan sebagai bayaran kepada invois tersebut.

Dibahagian transaksi akan dipaparkan invois yang dibayar.

Jika terdapat lagi baki, ia akan ditolak untuk invois akan datang pula.

NOTA TAMBAHAN:
Cara untuk semak resit lebihan bayaran:

1. Menu Kewangan > Resit
2. Tab Lebihan bayaran


Sekian makluman, terima kasih.

Mesej

Dari sistem smap, pihak pengusaha boleh menghantar mesej atau announcement kepada pelajar dan ibubapa. Contohnya seperti pemberitahuan tentang hari akademik, hari sukan dan lain-lain.

Mesej boleh dihantar melalui tiga (3) cara iaitu SMS, email atau mobile app notification.
– Bagi penggunaan SMS, pastikan kredit SMS adalah mencukupi (Caj untuk SMS adalah RM0.10 per mesej).
– Untuk penggunaan email, pastikan di maklumat pelajar ada rekod email.
– Manakala, bagi penggunaan mobile app notification, pastikan ibubapa telah download SMAP for Parents.

Mesej boleh dihantar mengikut:

  1. Program
  2. Kelas
  3. Tag
  4. Pelajar Tertentu

1. Cara Hantar Mesej

1. Pergi ke menu Pelajar > Mesej > klik button Hantar Mesej.

    2. Pilih medium, ingin hantar secara SMS, emel atau mobile notification.

    3. Pilih ‘Hantar kepada’ – Kumpulan atau Pelajar Tertentu


    3.a) Jika pilih hantar kepada Kumpulan, tapis mengikut program, kelas atau tag dan pilih mana2 yang berkaitan. Contoh jika pilih program, pilih ‘Semua Program’ atau beberapa program yang diperlukan sahaja.

    3.b) Jika pilih hantar kepada Pelajar Tertentu, klik nama pelajar yang akan menerima mesej. Pelajar yang berada di box sebelah kanan akan terima mesej yang akan dihantar.


    4. Isikan Subjek, Gambar dan Mesej. Klik Hantar untuk sistem simpan dan hantar mesej.

    2. Cara Padam Mesej

    Bagi staf yang mempunyai akses Mesej, boleh padam mesej yang telah dihantar. Fungsi padam ini akan melibatkan paparan di bahagian:

    1. Senarai mesej di menu Pelajar > Mesej
    2. Senarai announcement dalam mobile app SMAP for Parents (Di bahagian ‘Announcements’).

    !!! Untuk makluman, sms dan email yang sudah dihantar tidak boleh dipadam. Sistem hanya akan padam untuk rekod paparan di dalam sistem dan mobile app sahaja.

    NOTA PENTING!

    Jangan lampirkan dokumen sensitif dan sulit sebagai langkah keselamatan


    Sekian makluman.

    Pengeluaran Invois Mengikut Yuran Bulanan Pelajar.

    Pengeluaran invois dikeluarkan megikut yuran bulanan pelajar ini dibuat bagi memudahkan pengguna/pengusaha untuk mengeluarkan invois berasingan tetapi mengikut yuran bulanan pelajar yang telah disetkan.

    Penambahan ini berguna terutama kepada pusat pengajian atau pusat tuisyen untuk mengeluarkan yuran mengikut kumpulan/kelas tetapi menggunakan yuran bulanan yang telah diset bagi setiap pelajar.

    Kegunaan lain ialah untuk mengeluarkan yuran bagi bulan yang tidak semua pelajar hadir (contohnya semasa cuti sekolah). Pengguna boleh memilih pelajar tertentu sahaja dan boleh caj mengikut yuran bulanan yang telah disetkan.

    Nota: Fungsi ini akan dikeluarkan bagi organisasi yang ingin menggunakannya sahaja untuk mengelakkan kekeliruan.

    Jika mahu menggunakan fungsi ini, boleh maklum kan di group support masing-masing.

    Cara menggunakan fungsi ini:

    1. Menu Kewangan > Invois > klik button Tambah Rekod


    2. Boleh klik button Invois Yuran Bulanan (tambahan baru)


    3. Isikan maklumat lain seperti biasa – Pilih nama pelajar, set tarikh akhir, bulan dan tahun invois, keterangan dan diskaun jika ada.
    4. Tekan hantar untuk mengeluarkan invois.

    Sekian Makluman.

    Berhenti Sementara Keluarkan Invois Bulanan

    Sebelum ini, pengurusan akan setkan yuran pelajar kepada 0 untuk pelajar yang membuat pembayaran awal dari tarikh invois automatik dikeluarkan supaya tidak terjadi invois double.

    Dengan adanya fungsi ini, ia akan memudahkan pihak pengurusan untuk set pelajar kepada berhenti sementara bagi pengeluaran invois automatik (bagi pelajar tertentu).

    Berhenti sementara ini boleh setkan sehingga tarikh yang dikehendaki agar invois bulanan tidak dikeluarkan. Jadi, yuran pelajar tidak perlu diubah kepada 0.

    Contoh: Jika invois automatik dikeluarkan 25/6/2025.
    Boleh set tarikh berhenti sementara dari 25/6/2025 sehingga 25/8/2025.
    (Jika nak skip invois automatik untuk 3 bulan)
    Selepas 3 bulan, invois automatik akan terus dikeluarkan untuk bulan 9

    A. Jika ingin setkan tarikh berhenti sementara bagi pelajar secara individu.

    Caranya:-

    1. Menu Pelajar > Pelajar > klik Nama Pelajar.


    2. Klik Tab Berhenti Invois Bulanan.


    3. Set Tarikh Sehingga kepada tarikh akhir invois ingin diberhentikan bagi mengelakkan invois automatik dikeluarkan 2 kali.


      Boleh klik button Set Semula Tarikh untuk reset tarikh selepas invois di berhentikan.
    4. Klik button Hantar untuk save tetapan yang telah dibuat.

    B. Jika ingin setkan tarikh berhenti sementara secara pukal.

    Caranya:-

    1. Menu Pelajar > Pelajar.
    2. Tanda/tick nama pelajar yang terlibat.


    3. Di bahagian Operasi Pukal > pilih Set Berhenti Invois Bulanan.


    4. Klik Hantar untuk save.

    Kemudian sistem akan setkan tarikh yang sama bagi semua pelajar yang terlibat. Sekian harap maklum.

    KEMASKINI SISTEM

    Kini, di menu kewangan > yuran bulanan, pihak pengurus boleh uruskan yuran bulanan pelajar di satu tempat yang sama:-

    1. Kemaskini Yuran Bulanan
    2. Diskaun Yuran Bulanan
    3. Berhenti Invois Bulanan

      Jika ingin setkan tarikh berhenti bagi pelajar tertentu (individu)
      Caranya:-
      1. Menu Kewangan > Yuran Bulanan > Tapis pelajar (jika perlu)
      2. Klik tab Berhenti Invois Bulanan
      3. Masukkan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir
      4. Klik button Hantar

      Jika ingin setkan tarikh berhenti secara pukal
      Caranya:-
      1. Menu Kewangan > Yuran Bulanan > Tapis pelajar (jika perlu)
      2. Klik tab Berhenti Invois Bulanan
      3. Tick nama pelajar yang terlibat
      4. Operasi Pukal, pilih Kemaskini tarikh berhenti invois bulanan > Hantar
      5. Masukkan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir
      6. Klik button hantar


    Sekian Makluman.

    Cara untuk padam rekod pelajar

    Di dalam sistem smap, rekod pelajar tidak boleh dipadam jika pelajar tersebut sudah ada rekod invois dan juga resit. Sekiranya pelajar sudah berhenti daripada organisasi, di dalam sistem smap boleh setkan status kepada Tidak Aktif.

    A. Cara setkan status pelajar kepada Aktif/Tidak Aktif secara pukal
    1. Menu Pelajar > Pelajar.


    2. Tandakan nama pelajar yang terlibat di kotak sebelah kiri.


    3. Dibahagian Operasi Pukal > pilih Set Aktif / Set Tidak Aktif.


    4. Klik button Hantar.


    B. Cara padam rekod pelajar

    Contoh data pelajar yang mempunyai rekod resit dan invois

    Untuk padam rekod pelajar:
    1. Jika pelajar ada resit, perlu padam resit terlebih dahulu.

    Menu Kewangan > Resit > klik titik 3 pada kolum Operasi, pilih padam > Masukkan sebab > Hantar


    2. Jika pelajar ada invois, perlu padam invois.

    Menu Kewangan > Invois > klik titik 3 pada kolum Operasi, pilih padam > Masukkan sebab > Hantar

    3. Jika resit dan invois sudah dipadam, baru boleh padam nama pelajar dari sistem.

    Rekod pelajar sudah dipadamkan.


    Sekian Makluman. Sebarang pertanyaan boleh tanya dalam group support masing-masing.

    Cara Membuat Laporan Pemulangan Wang dari Pihak Bank

    Berikut disertakan cara untuk membuat laporan jika tidak mendapat refund daripada pihak FPX. Perkara berikut dibangkitkan kerana pihak ibu bapa masih tidak mendapat refund selepas tempoh 5 hari bekerja daripada pihak bank.

    Langkah-langkah:

    1. Hubungi/contact bank yang terlibat melalui Facebook (PM):
      1. Maybank – https://www.facebook.com/Maybank
      2. CIMB – https://www.facebook.com/CIMBMalaysia/
      3. Bank Islam – https://www.facebook.com/BankIslamFB/
    2. Sertakan maklumat berikut sebagai bukti sokongan:
      1. Nama penuh :
      2. IC :
      3. Nombor telefon :
      4. FPX ID :
      5. Tarikh transaksi :
      6. Jumlah :

    Contoh FPX ID & Tarikh Transaksi

    Cara membuat semakan pembayaran toyyibPay

    Setiap pembayaran toyyibPay yang dilakukan boleh disemak untuk setiap pelajar. Semakan ini dilakukan seandainya jumlah wang yang dimasukkan kedalam akaun bank tidak sama dengan jumlah sepatutnya.

    Semakan perlu dibuat di kedua-dua sistem SMAP dan toyyibPay. Setiap pembayaran yang dibuat melalui toyyibPay, duit akan masuk ke dalam akaun bank pengusaha pada hari bekerja berikutnya.

    Berikut adalah cara untuk membuat semakan pembayaran tersebut:

    Di Sistem SMAP

    1. Pergi ke menu Laporan > Bahagian Kewangan > pilih Kutipan / Kutipan (beserta keterangan)
    2. Tapis cara bayaran kepada Pembayaran Online
    3. Dibahagian catatan, terdapat bill id yang akan dirujuk di bahagian toyyibPay

    ——————– ATAU ——————–

    1. Pergi ke menu Laporan > Bahagian Kewangan > pilih Payment Gateway Transaction >
    2. Tapis Tarikh (Jika Perlu)

    Di toyyibPay

    1. Login ke dalam toyyibPay – https://toyyibpay.com/
    2. Pergi ke menu All Bill
    3. Boleh semak / cari bill id (seperti didalam sistem SMAP) di bahagian search
    4. Boleh lihat nama pembayar (Billed To), jumlah, tarikh dan lain-lain.

    ataupun jika ingin cetak rekod settlement tersebut

    1. Pergi ke menu Download Report
    2. Di bahagian Download Completed Settlement Report, boleh letakkan tarikh mula dan tarikh akhir untuk rekod tersebut.
    3. Boleh klik Download Report, report tersebut akan disimpan dalam bentuk xlsx


    Sekian Makluman.

    Tetapan Sesi Lanjutan Akademik

    Seperti yang semua sedia maklum, takwim pembelajaran akan dilanjutkan sehingga ke bulan Januari 2025. Jadi, terdapat beberapa tetapan yang perlu dibuat untuk mengeluarkan invois bagi pelajar yang terlibat dalam sesi lanjutan tersebut.

    Set Tetapan Sesi Lanjutan

    1. Boleh pergi ke menu Tetapan > Bahagian Kewangan, klik Invois Bulanan Auto.
    2. Tick bulan yang mahu keluarkan invois bulanan auto (Contoh: tick bulan Januari untuk keluarkan invois bulan Januari 2025).
    3. Di bahagian Sesi 2024 Dilanjutkan Sehingga Januari 2025, sila inform group support masing-masing untuk disetkan kepada ‘YA‘. (Jika organisasi terlibat dengan sesi lanjutan)
    4. Klik Hantar untuk save.

    Jika TIDAK buat tetapan diatas, invois pelajar akan berhenti pada Disember 2024.

    *nota: untuk Taska dan organisasi lain yang TIDAK terlibat dengan sesi lanjutan, setkan ‘TIDAK’ sebab sesi 2024 tamat pada Disember dan sesi 2025 bermula seperti biasa pada Januari 2025.


    Jika sudah setkan tetapan bagi Sesi Lanjutan, terdapat 2 Kes Utama untuk sesi lanjutan ini.

    Kes 1: Pelajar Sedia ada untuk sesi 2024 – Lanjutan sesi 2024 hingga Jan 2025

    Contoh situasi 1:

    Adila mengambil program 5 Tahun pada sesi 2024 dengan yuran bulanan sebanyak RM300. Jadi, sistem akan keluarkan invois tersebut secara automatik untuk bulan Jan 2025.

    Penyelesaian – Tiada perubahan. Setkan yuran bagi sesi 2024 seperti biasa.

    Kes 2: Pelajar Baru 2025 – Mula Feb 2025

    Contoh situasi 2:

    Fatimah merupakan pelajar baru untuk sesi 2025. Mengambil program 6 Tahun bagi sesi 2025 dengan yuran bulanan sebanyak RM500. Tetapi Fatimah ingin keluarkan invois automatik bermula Feb 2025.

    Penyelesaian –
    1. Setkan yuran bulanan 0 untuk Jan.

    Nota: Sebelum invois bulan 3 keluar, perlu setkan yuran bulanan pelajar semula

    ATAU

    2. Berhenti invois sementara sehingga Jan 2025. Boleh setkan tarikh berhenti invois sebelum invois automatik pada bulan 2 dikeluarkan.
    Contoh: 25/1/2025.

    ATAU

    3. Setkan status pelajar kepada TIDAK AKTIF.
    Cara setkan status pelajar secara pukal:
    a. Menu Pelajar > Pelajar
    b. Tandakan/Tick nama pelajar dibahagian kotak kecil (sebelah kiri)
    c. Dibahagian Operasi Pukal > pilih Set Tidak Aktif > Klik Hantar

    Nota: Sebelum invois bulan 3 keluar, perlu setkan status kepada aktif semula