Bayaran awal tanpa invois

Sebelum ini, setiap pembayaran didalam sistem SMAP hanya boleh direkodkan jika pelajar tersebut mempunyai invois.

Kini, bayaran juga boleh direkodkan walaupun invois BELUM lagi dikeluarkan.

Ia berguna untuk ibu bapa yang ingin membuat bayaran yuran bulanan awal, sebelum invois bulanan dikeluarkan (secara automatik).

Contoh: Ibu bapa bayar pada 20hb, invois automatik dikeluarkan pada 25hb.

Caranya:
1) Klik menu Kewangan > Ringkasan.


2) Dibahagian Operasi, klik button ‘$’ untuk merekodkan bayaran


3) Oleh kerana tiada invois yang belum dibayar, boleh masukkan jumlah bayaran di kotak “Jumlah Bayaran diterima”



4) Kemudian isi semua maklumat selebihnya seperti biasa



5) Klik hantar untuk save


Setelah klik hantar, satu resit dengan keterangan “lebihan bayaran” akan dikeluarkan. Contoh seperti dibawah.

Apabila invois automatik dikeluarkan kemudian, bayaran ini terus akan direkodkan sebagai bayaran kepada invois tersebut.

Dibahagian transaksi akan dipaparkan invois yang dibayar.

Jika terdapat lagi baki, ia akan ditolak untuk invois akan datang pula.

Sekian makluman, terima kasih.

Mesej

Dari sistem smap, pihak pengusaha boleh menghantar mesej atau announcement kepada pelajar dan ibubapa. Contohnya seperti pemberitahuan tentang hari akademik, hari sukan dan lain-lain.

Mesej boleh dihantar melalui tiga (3) cara iaitu SMS, email atau mobile app notification. Bagi penggunaan SMS, pastikan kredit SMS adalah mencukupi. Manakala, bagi penggunaan mobile app notification, pastikan ibubapa telah download SMAP for Parents.

Mesej boleh dihantar mengikut:

  1. Program
  2. Kelas
  3. Tag

1. Cara Hantar Mesej

Pergi ke menu Pelajar > Mesej > klik button Hantar Mesej.

Pilih medium, ingin hantar secara SMS, emel atau mobile notification.

Tapis mengikut program, kelas atau tag dan pilih mana2 yang berkaitan. Contoh jika pilih program, pilih ‘Semua Program’ atau beberapa program yang diperlukan sahaja.

Isikan Subjek, Gambar dan Mesej. Klik Hantar untuk sistem simpan dan hantar mesej.

2. Cara Padam Mesej

Bagi staf yang mempunyai akses Mesej, boleh padam mesej yang telah dihantar. Fungsi padam ini akan melibatkan paparan di bahagian:

1. Senarai mesej di menu Pelajar > Mesej
2. Senarai announcement dalam mobile app SMAP for Parents (Di bahagian ‘Announcements’).

!!! Untuk makluman, sms dan email yang sudah dihantar tidak boleh dipadam. Sistem hanya akan padam untuk rekod paparan di dalam sistem dan mobile app sahaja.

NOTA PENTING!

Jangan lampirkan dokumen sensitif dan sulit sebagai langkah keselamatan


Sekian makluman.

Pengeluaran Invois Mengikut Yuran Bulanan Pelajar.

Pengeluaran invois dikeluarkan megikut yuran bulanan pelajar ini dibuat bagi memudahkan pengguna/pengusaha untuk mengeluarkan invois berasingan tetapi mengikut yuran bulanan pelajar yang telah disetkan.

Penambahan ini berguna terutama kepada pusat pengajian atau pusat tuisyen untuk mengeluarkan yuran mengikut kumpulan/kelas tetapi menggunakan yuran bulanan yang telah diset bagi setiap pelajar.

Kegunaan lain ialah untuk mengeluarkan yuran bagi bulan yang tidak semua pelajar hadir (contohnya semasa cuti sekolah). Pengguna boleh memilih pelajar tertentu sahaja dan boleh caj mengikut yuran bulanan yang telah disetkan.

Nota: Fungsi ini akan dikeluarkan bagi organisasi yang ingin menggunakannya sahaja untuk mengelakkan kekeliruan.

Cara menggunakan fungsi ini:

  1. Menu Kewangan > Invois > klik button Tambah Rekod


  2. Boleh klik button Invois Yuran Bulanan (tambahan baru)


  3. Isikan maklumat lain seperti biasa – Pilih nama pelajar, set tarikh akhir, bulan dan tahun invois, keterangan dan diskaun jika ada.


  4. Tekan hantar untuk mengeluarkan invois.

Jika inginkan fungsi baharu ini atau ada sebarang soalan, boleh mesej di group support masing-masing. Sekian makluman.

Berhenti Sementara Keluarkan Invois Bulanan

Sebelum ini, pengurusan akan setkan yuran pelajar kepada 0 untuk pelajar yang membuat pembayaran awal dari tarikh invois automatik dikeluarkan supaya tidak terjadi invois double.

Dengan adanya fungsi ini, ia akan memudahkan pihak pengurusan untuk set pelajar kepada berhenti sementara bagi pengeluaran invois automatik (bagi pelajar tertentu).

Berhenti sementara ini boleh setkan sehingga tarikh yang dikehendaki agar invois bulanan tidak dikeluarkan. Jadi, yuran pelajar tidak perlu diubah kepada 0.

Contoh: Jika invois automatik dikeluarkan 25/6/2025.
Boleh set tarikh berhenti sementara dari 25/6/2025 sehingga 25/8/2022.
(Jika nak skip invois automatik untuk 3 bulan)
Selepas 3 bulan, invois automatik akan terus dikeluarkan untuk bulan 9

A. Jika ingin setkan tarikh berhenti sementara bagi pelajar secara individu.

Caranya:-

  1. Menu Pelajar > Pelajar > klik Nama Pelajar.


  2. Klik Tab Berhenti Invois Bulanan.


  3. Set Tarikh Sehingga kepada tarikh akhir invois ingin diberhentikan bagi mengelakkan invois automatik dikeluarkan 2 kali.


    Boleh klik button Set Semula Tarikh untuk reset tarikh selepas invois di berhentikan.
  4. Klik button Hantar untuk save tetapan yang telah dibuat.

B. Jika ingin setkan tarikh berhenti sementara secara pukal.

Caranya:-

  1. Menu Pelajar > Pelajar.
  2. Tanda/tick nama pelajar yang terlibat.


  3. Di bahagian Operasi Pukal > pilih Set Berhenti Invois Bulanan.


  4. Klik Hantar untuk save.

Kemudian sistem akan setkan tarikh yang sama bagi semua pelajar yang terlibat. Sekian harap maklum.

KEMASKINI SISTEM

Kini, di menu kewangan > yuran bulanan, pihak pengurus boleh uruskan yuran bulanan pelajar di satu tempat yang sama:-

  1. Kemaskini Yuran Bulanan
  2. Diskaun Yuran Bulanan
  3. Berhenti Invois Bulanan

    Jika ingin setkan tarikh berhenti bagi pelajar tertentu (individu)
    Caranya:-
    1. Menu Kewangan > Yuran Bulanan > Tapis pelajar (jika perlu)
    2. Klik tab Berhenti Invois Bulanan
    3. Masukkan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir
    4. Klik button Hantar

    Jika ingin setkan tarikh berhenti secara pukal
    Caranya:-
    1. Menu Kewangan > Yuran Bulanan > Tapis pelajar (jika perlu)
    2. Klik tab Berhenti Invois Bulanan
    3. Tick nama pelajar yang terlibat
    4. Operasi Pukal, pilih Kemaskini tarikh berhenti invois bulanan > Hantar
    5. Masukkan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir
    6. Klik button hantar

Cara untuk padam rekod pelajar

Di dalam sistem smap, rekod pelajar tidak boleh dipadam jika pelajar tersebut sudah ada rekod invois dan juga resit. Sekiranya pelajar sudah berhenti daripada organisasi, di dalam sistem smap boleh setkan status kepada Tidak Aktif.

A. Cara setkan status pelajar kepada Aktif/Tidak Aktif secara pukal
1. Menu Pelajar > Pelajar.


2. Tandakan nama pelajar yang terlibat di kotak sebelah kiri.


3. Dibahagian Operasi Pukal > pilih Set Aktif / Set Tidak Aktif.


4. Klik button Hantar.


B. Cara padam rekod pelajar

Contoh data pelajar yang mempunyai rekod resit dan invois

Untuk padam rekod pelajar:
1. Jika pelajar ada resit, perlu padam resit terlebih dahulu.


2. Jika pelajar ada invois, perlu padam invois.

3. Jika resit dan invois sudah dipadam, baru boleh padam nama pelajar dari sistem.

Rekod pelajar sudah dipadamkan.


Sekian Makluman. Sebarang pertanyaan boleh tanya dalam group support masing-masing.

Cara Membuat Laporan Pemulangan Wang dari Pihak Bank

Berikut disertakan cara untuk membuat laporan jika tidak mendapat refund daripada pihak FPX. Perkara berikut dibangkitkan kerana pihak ibu bapa masih tidak mendapat refund selepas tempoh 5 hari bekerja daripada pihak bank.

Langkah-langkah:

  1. Hubungi/contact bank yang terlibat melalui Facebook (PM):
    1. Maybank – https://www.facebook.com/Maybank
    2. CIMB – https://www.facebook.com/CIMBMalaysia/
    3. Bank Islam – https://www.facebook.com/BankIslamFB/
  2. Sertakan maklumat berikut sebagai bukti sokongan:
    1. Nama penuh :
    2. IC :
    3. Nombor telefon :
    4. FPX ID :
    5. Tarikh transaksi :
    6. Jumlah :

Contoh FPX ID & Tarikh Transaksi

Cara membuat semakan pembayaran toyyibPay

Setiap pembayaran toyyibPay yang dilakukan boleh disemak untuk setiap pelajar. Semakan ini dilakukan seandainya jumlah wang yang dimasukkan kedalam akaun bank tidak sama dengan jumlah sepatutnya.

Semakan perlu dibuat di kedua-dua sistem SMAP dan toyyibPay. Setiap pembayaran yang dibuat melalui toyyibPay, duit akan masuk ke dalam akaun bank pengusaha pada hari bekerja berikutnya.

Berikut adalah cara untuk membuat semakan pembayaran tersebut:

Di Sistem SMAP

  1. Pergi ke menu Laporan > Kewangan > Kutipan / Kutipan (beserta keterangan)
  2. Tapis cara bayaran kepada Pembayaran Online
  3. Dibahagian catatan, terdapat bill id yang akan dirujuk di bahagian toyyibPay

Di toyyibPay

  1. Login ke dalam toyyibPay – https://toyyibpay.com/
  2. Pergi ke menu All Bill
  3. Boleh semak / cari bill id (seperti didalam sistem SMAP) di bahagian search
  4. Boleh lihat nama pembayar (Billed To), jumlah, tarikh dan lain-lain.

ataupun jika ingin cetak rekod settlement tersebut

  1. Pergi ke menu Download Report
  2. Di bahagian Download Completed Settlement Report, boleh letakkan tarikh mula dan tarikh akhir untuk rekod tersebut.
  3. Boleh klik Download Report, report tersebut akan disimpan dalam bentuk xlsx

Tetapan Sesi Lanjutan Akademik

Seperti yang semua sedia maklum, takwim pembelajaran akan dilanjutkan sehingga ke bulan Januari 2025. Jadi, terdapat beberapa tetapan yang perlu dibuat untuk mengeluarkan invois bagi pelajar yang terlibat dalam sesi lanjutan tersebut.

Set Tetapan Sesi Lanjutan

  1. Boleh pergi ke menu Tetapan > Bahagian Kewangan, klik Invois Bulanan Auto.
  2. Tick bulan yang mahu keluarkan invois bulanan auto (Contoh: tick bulan Januari untuk keluarkan invois bulan Januari 2025).
  3. Di bahagian Sesi 2024 Dilanjutkan Sehingga Januari 2025, sila inform group support masing-masing untuk disetkan kepada ‘YA‘. (Jika organisasi terlibat dengan sesi lanjutan)
  4. Klik Hantar untuk save.

Jika TIDAK buat tetapan diatas, invois pelajar akan berhenti pada Disember 2024.

*nota: untuk Taska dan organisasi lain yang TIDAK terlibat dengan sesi lanjutan, setkan ‘TIDAK’ sebab sesi 2024 tamat pada Disember dan sesi 2025 bermula seperti biasa pada Januari 2025.


Jika sudah setkan tetapan bagi Sesi Lanjutan, terdapat 2 Kes Utama untuk sesi lanjutan ini.

Kes 1: Pelajar Sedia ada untuk sesi 2024 – Lanjutan sesi 2024 hingga Jan 2025

Contoh situasi 1:

Adila mengambil program 5 Tahun pada sesi 2024 dengan yuran bulanan sebanyak RM300. Jadi, sistem akan keluarkan invois tersebut secara automatik untuk bulan Jan 2025.

Penyelesaian – Tiada perubahan. Setkan yuran bagi sesi 2024 seperti biasa.

Kes 2: Pelajar Baru 2025 – Mula Feb 2025

Contoh situasi 2:

Fatimah merupakan pelajar baru untuk sesi 2025. Mengambil program 6 Tahun bagi sesi 2025 dengan yuran bulanan sebanyak RM500. Tetapi Fatimah ingin keluarkan invois automatik bermula Feb 2025.

Penyelesaian –
1. Setkan yuran bulanan 0 untuk Jan.

Nota: Sebelum invois bulan 3 keluar, perlu setkan yuran bulanan pelajar semula

ATAU

2. Berhenti invois sementara sehingga Jan 2025. Boleh setkan tarikh berhenti invois sebelum invois automatik pada bulan 2 dikeluarkan.
Contoh: 25/1/2025.

ATAU

3. Setkan status pelajar kepada TIDAK AKTIF.
Cara setkan status pelajar secara pukal:
a. Menu Pelajar > Pelajar
b. Tandakan/Tick nama pelajar dibahagian kotak kecil (sebelah kiri)
c. Dibahagian Operasi Pukal > pilih Set Tidak Aktif > Klik Hantar

Nota: Sebelum invois bulan 3 keluar, perlu setkan status kepada aktif semula

Rujukan KWSP, PERKESO dan SIP

KWSP

Bayaran yang dikenakan caruman KWSP

  1. Gaji.
  2. Elaun.
  3. Bayaran bagi cuti rehat tahunan dan cuti sakit yang tidak digunakan.
  4. Bonus.
  5. Komisen.
  6. Upah bagi cuti separuh gaji.
  7. Insentif.
  8. Tunggakan Upah.
  9. Upah bagi cuti bersalin.
  10. Upah bagi cuti pelajar.
  11. Bayaran-bayaran lain di bawah kontrak perkhidmatan atau sebaliknya.

Bayaran yang tidak dikenakan caruman KWSP

  1. Caj perkhidmatan.
  2. Bayaran kerja lebih masa.
  3. Ganjaran.
  4. Faedah persaraan.
  5. Faedah pengurangan pekerja, pemberhentian sementara atau penamatan.
  6. Mana-mana elaun perjalanan atau nilai mana-mana konsesi perjalanan.
  7. Mana-mana saraan atau bayaran lain sebagaimana yang dikecualikan oleh Menteri.

Rujukan: https://www.kwsp.gov.my/ms/employer/what-you-need-to-know#Wages

Pengiraan KWSP

  1. Jadual 3 KWSP (9%)
  2. Jadual 3 KWSP (11%)
  3. Kadar caruman > Contoh pengiraan

PERKESO/SIP

Pembayaran Yang Tertakluk kepada Caruman PERKESO

  • Upah
  • Kerja lebih masa
  • Komisyen dan caj perkhidmatan
  • Cuti sakit, bersalin, rehat, kelepasan am dan sebagainya.
  • Elaun-elaun insentif, shif, makan, sara hidup, perumahan dan sebagainya.

Pembayaran Yang Mendapat Pelepasan Caruman Daripada PERKESO

  • Pembayaran oleh majikan kepada tabung kumpulan pekerja
  • Pembayaran ke atas tuntutan perjalnan
  • Pembayaran ke atas persaraan atau pemberhentian pekerja
  • Bonus tahunan

Rujukan: https://www.perkeso.gov.my/images/rujukan/FINAL_LAYOUT_RISALAH_PERKESO_BM.pdf

Lebihan Bayaran

Menerima bayaran melebihi jumlah invois

Terdapat kes di mana ibu bapa membayar lebih dari yuran sepatutnya. Jadi terdapat lebihan bayaran dibuat.

Sebelum ini, invois baru perlu dikeluarkan untuk menerima bayaran tersebut.

Kini anda boleh merekodkan lebihan bayaran daripada ibu bapa tanpa perlu keluarkan invois untuk bulan hadapan. Jumlah lebihan bayaran ini akan disimpan untuk ditolak kepada invois akan datang. Sama seperti kredit dari nota kredit.

Untuk merekodkan lebihan bayaran.

  1. Boleh ke menu Kewangan > Ringkasan.
  2. Klik butang bayar.
  3. Tandakan pada Invois yang hendak dibayar.
  4. Masukkan Jumlah bayaran diterima (kotak berwarna merah)
  5. “Jumlah Bayaran Diterima” adalah jumlah keseluruhan bayaran yang diterima daripada ibu bapa termasuk jumlah lebihan bayaran.

Untuk menolak jumlah lebihan bayaran bagi seorang pelajar pada masa akan datang

  1. Boleh ke menu Kewangan > Resit.
  2. Klik pada tab Lebihan Bayaran.
  3. Jika pelajar tersebut mempunyai invois boleh klik pada butang tolak invois.
  4. Tandakan pada invois yang ingin ditolak dengan lebihan bayaran.
  5. Klik butang hantar.

Baki lebihan bayaran juga akan dipaparkan (jika ada)

Untuk menolak lebihan bayaran secara pukal.

  1. Boleh ke menu Kewangan > Resit.
  2. Klik pada tab Lebihan Bayaran.
  3. Klik pada butang Tolak Invois Pukal.
  4. Klik ok jika ingin menolak secara pukal.
  5. Semua lebihan bayaran akan ditolak kepada invois pelajar yang masih berbaki

Penolakan lebihan bayaran secara automatik

  1. Boleh ke menu Tetapan > Kewangan > Kewangan.
  2. Di bahagian invois boleh set tolak invois secara automatik kepada YA.
  3. Klik Hantar untuk simpan tetapan yang telah dibuat.
  4. Apabila invois baru dikeluarkan, invois tersebut akan ditolak secara automatik jika ada lebihan bayaran.

TERBARU

Lebihan Bayaran Melalui ToyyibPay

Kini sudah ada setting untuk membenarkan ibu bapa untuk membuat lebihan bayaran melalui toyyibPay

Boleh setkan di:
1. Tetapan > Kewangan > Pembayaran Online
2. Dibahagian Bayar Lebih > set YA
3. Klik Hantar untuk save

Selepas sudah setkan bayaran, apabila ibu bapa membuat bayaran melalui toyyibPay, akan ada kotak Jumlah Keseluruhan dibahagian bawah

Contoh: Jumlah invois yang perlu dibayar adalah RM25. Tetapi ibu bapa ingin bayar lebih iaitu RM30. Akan ada lebihan bayaran RM5.

Dibahagian resit akan dipaparkan sebagai Lebihan Bayaran RM5 seperti diatas.

Untuk lihat rekod lebihan bayaran, boleh pergi ke:

1. Menu Kewangan > Resit
2. Klik tab Lebihan Bayaran.
3. Untuk Mirza Anaqi, akan ada lebihan bayaran RM5