Sebelum ini, item yang dikeluarkan dalam invois smap hanya dipaparkan dalam bentuk keterangan seperti contoh dibawah:

Untuk organisasi yang semakin membesar, perlu ada satu report untuk paparkan berapa jumlah item yang telah diisukan dalam invois.

Contoh 1: Pengusaha ingin tau berapa rekod invois dengan item ‘Yuran Pendaftaran’ telah dikeluarkan.
Contoh 2: Pengusaha ingin tau berapa jumlah (RM) invois dengan item ‘Yuran Pendaftaran’ telah dikeluarkan.

Dengan adanya item invois ini, tuan/puan boleh dapatkan jumlah item dengan lebih spesifik dalam laporan invois (mengikut item).

Contoh paparan baru untuk invois beserta item:

---

Perkara yang PERLU dilakukan sebelum guna invois item

1. Tambah item invois.
2. Set item bagi invois terdahulu.

1. Cara untuk tambah item:

1. Menu Kewangan > Item.
2. Klik button Tambah Rekod.
3. Isikan nama, jumlah (harga untuk satu item), dan keterangan.
   
   
   
4. Klik Hantar untuk save.

ATAU

1. Menu Kewangan > Invois.
2. Klik button Tambah Rekod.
   
   
   
3. Klik dropdown Item.
   
   
   
4. Klik ‘+ Tambah Item Baru’.
5. Isikan kuantiti dan harga seunit. Klik Hantar untuk save.
   
   
   

---

Selepas tambah item, boleh setkan item ini bagi keterangan invois terdahulu untuk tujuan memudahkan tuan/puan semak laporan.

2. Cara untuk setkan item bagi invois terdahulu:

1. Menu Tetapan > Kewangan > Item.
2. Klik butang ‘Set item invois’.
   
   
   
3. Boleh tick checkbox untuk pilih keterangan yang ingin disetkan kepada item invois. Kemudian, klik butang ‘Set Item’.
4. Pilih item invois.
   
   
   
   
5. Klik butang Hantar untuk save.

---

Paparan Invois

Paparan invois bagi invois yang sudah disetkan item adalah seperti berikut:

Contoh paparan diatas menunjukkan keterangan ‘Graduation’ dan ‘Books & Stationeries’ yang disetkan kepada item Registration Fee 2023.

---

Sebarang persoalan boleh inform team support di group support masing-masing.

Sekian, harap maklum.

Cara menggunakan fungsi ini:

1. Cara tambah rekod produk:

a) Pergi ke menu Item > menu tab Produk

b) Untuk tambah rekod produk, klik pada button tambah rekod tersebut.

c) Kemudian isikan maklumat produk tersebut, dan klik hantar.

Makluman: Untuk menambah stok rekod pembekal(vendor), perlu ada sekurang-kurangnya satu rekod produk.

2. Cara tambah rekod pembekal:

a) Pergi ke menu Tetapan > Bahagian Jualan, klik Pembekal

b) Untuk tambah rekod pembekal, boleh klik button tambah rekod tersebut.

c) Kemudian isikan maklumat rekod pembekal, dan klik button hantar.

3. Cara tambah rekod stok:

a) Pergi ke menu Inventori.

b) Untuk tambah stok produk, klik pada button tambah rekod di produk tersebut.

c) Pilih jenis: Stok masuk atau keluar.

*Nota Tambahan:

🔹Jika produk tak perlu dibayar oleh pelajar atau produk dibeli oleh vendor (selain pelajar), boleh rekodkan stok keluar.

🔹Jika produk perlu dibayar oleh pelajar, perlu keluarkan invois (adhoc) untuk produk berkenaan (rujuk no 4)

c) Masukkan rekod pembekal sekiranya setkan stok masuk.

c) Isikan kuantiti dan maklumat yang lain, dan klik hantar.

4. Cara keluarkan invois pada pelajar untuk produk:

a) Pergi ke menu Kewangan > Invois.

b) Klik button Tambah Rekod

c) Pilih nama pelajar, isi maklumat-maklumat lain > klik button Hantar

Nota: Pastikan pilih item di bahagian ‘Produk’

Jika ada sebarang persoalan, boleh contact team SMAP di group support masing-masing.

Sekian, terima kasih

Sebelum ini, cara untuk merekodkan pulangan wang adalah di bahagian perbelanjaan. Cara ini tidak tepat dari segi kewangan kerana pemulangan yang dibuat bukan dari perbelanjaan organisasi.

Kini, smap.my telah tambah satu fungsi pulangan wang dalam sistem.

1. Menambah Akses Invois/Resit

1. Boleh ke menu Staf > Staf > Kemaskini.
2. Di bahagian Tetapan Akses Sistem, Tick akses invois/resit

2. Menambah Rekod Pulangan Wang

1. Boleh ke menu Kewangan > Pulangan Wang
2. Tekan button Tambah Rekod dan pilih jenis pulangan

2.1 Pulangan Normal

• Digunakan untuk memulangkan wang lebihan pelajar (Menu Kewangan > Resit > tab Lebihan Bayaran)

2.2 Cara merekodkan pulangan normal (Menu Kewangan > Pulangan Wang)

2.2.1 Pilih jenis Pulangan Normal

2.2.2 Senarai pelajar yang mempunyai lebihan bayaran akan dikeluarkan

2.2.3 Pilih pelajar yang ingin rekod pulangan wang dan tekan button Pulangan Wang

2.2.4 Masukkan semua maklumat yang diperlukan

2.2.5 Tekan button Hantar

2.3 Pulangan deposit (Menu Kewangan > Pulangan Wang)

• Digunakan untuk memulangkan wang deposit pelajar

2.4 Cara merekodkan pulangan deposit

2.4.1 Pilih jenis Pulangan Deposit

2.4.2 Masukkan semua maklumat yang diperlukan

2.4.3 Tekan button Hantar

3. Rekod pulangan wang ini akan tercatat dalam penyata akaun pelajar, profail kewangan pelajar, laporan untung/rugi serta laporan kutipan organisasi

4. Rekod pulangan ini juga akan di masukkan dalam laporan untung/rugi sebagai pendapatan yang ditolak

Fungsi ini dapat memudahkan pengguna merekodkan pulangan wang secara sistematik dalam sistem.

Apabila terdapat pembayaran yang mahu menggunakan Toyyibpay tanpa masuk ke dalam pendapatan di dalam sistem SMAP

Contoh : Pembayaran Infaq, Sumbangan Majlis, Sumbangan Sekolah

Cara untuk create bill di dalam Toyyibpay:
Masuk ke dalam sistem toyyibpay menggunakan link https://toyyibpay.com/access/login

1. Memasukkan Username dan Password

2. Setelah berjaya masuk ke dalam sistem Toyyibpay, Paparan Dashboard akan terpapar.

3. Untuk membuat bill di toyyibpay, Boleh ke menu Create Bill

4. Selepas klik, Isi form create bill ini dengan maklumat yang berkenaan:

• Memilih Bil Category
• Menetapkan Nama bil tersebut
• Memberikan sedikit penerangan mengenai bil tersebut

• Untuk Bill payment channel, klik pada dropdown dan memlilih FPX ONLY dan menetapkan charge bg setiap transaksi tersebut ditanggung oleh pelanggan atau organisasi sendiri

• Memilih untuk Multi Payment, atau bayaran lebih dari sekali
• Memilih untuk Fix Amount jika bayaran itu boleh berubah ubah atau tetap
• Klik hantar

5. Selepas klik hantar, paparan All Bill akan terpapar dimana kesemua rekod bill akan terpapar di sini. Bill tersebut boleh dikemaskini dan dilihat detail bill.

Tuan/puan click link Infaq 2025, kemudian boleh copy link tersebut untuk disharekan.

Sekian makluman.