Menerima bayaran melebihi jumlah invois

Terdapat kes di mana ibu bapa membayar lebih dari yuran sepatutnya. Jadi terdapat lebihan bayaran dibuat.

Sebelum ini, invois baru perlu dikeluarkan untuk menerima bayaran tersebut.

Kini anda boleh merekodkan lebihan bayaran daripada ibu bapa tanpa perlu keluarkan invois untuk bulan hadapan. Jumlah lebihan bayaran ini akan disimpan untuk ditolak kepada invois akan datang. Sama seperti kredit dari nota kredit.

Untuk merekodkan lebihan bayaran.

1. Boleh ke menu Kewangan > Ringkasan.
2. Klik butang bayar.
3. Tandakan pada Invois yang hendak dibayar.
4. Masukkan Jumlah bayaran diterima (kotak berwarna merah)
5. “Jumlah Bayaran Diterima” adalah jumlah keseluruhan bayaran yang diterima daripada ibu bapa termasuk jumlah lebihan bayaran.

Untuk menolak jumlah lebihan bayaran bagi seorang pelajar pada masa akan datang

1. Boleh ke menu Kewangan > Resit.
2. Klik pada tab Lebihan Bayaran.
3. Jika pelajar tersebut mempunyai invois boleh klik pada butang tolak invois.
4. Tandakan pada invois yang ingin ditolak dengan lebihan bayaran.
5. Klik butang hantar.
   

Baki lebihan bayaran juga akan dipaparkan (jika ada)

Untuk menolak lebihan bayaran secara pukal.

1. Boleh ke menu Kewangan > Resit.
2. Klik pada tab Lebihan Bayaran.
3. Klik pada butang Tolak Invois Pukal.
4. Klik ok jika ingin menolak secara pukal.
5. Semua lebihan bayaran akan ditolak kepada invois pelajar yang masih berbaki

Penolakan lebihan bayaran secara automatik

1. Boleh ke menu Tetapan > Kewangan > Kewangan.
2. Di bahagian invois boleh set tolak invois secara automatik kepada YA.
3. Klik Hantar untuk simpan tetapan yang telah dibuat.
4. Apabila invois baru dikeluarkan, invois tersebut akan ditolak secara automatik jika ada lebihan bayaran.

---

TERBARU

Lebihan Bayaran Melalui ToyyibPay

Kini sudah ada setting untuk membenarkan ibu bapa untuk membuat lebihan bayaran melalui toyyibPay

Boleh setkan di:
1. Tetapan > Kewangan > Pembayaran Online
2. Dibahagian Bayar Lebih > set YA
3. Klik Hantar untuk save

Selepas sudah setkan bayaran, apabila ibu bapa membuat bayaran melalui toyyibPay, akan ada kotak Jumlah Keseluruhan dibahagian bawah

Contoh: Jumlah invois yang perlu dibayar adalah RM25. Tetapi ibu bapa ingin bayar lebih iaitu RM30. Akan ada lebihan bayaran RM5.

Dibahagian resit akan dipaparkan sebagai Lebihan Bayaran RM5 seperti diatas.

Untuk lihat rekod lebihan bayaran, boleh pergi ke:

1. Menu Kewangan > Resit
2. Klik tab Lebihan Bayaran.
3. Untuk Mirza Anaqi, akan ada lebihan bayaran RM5

Fungsi nota kredit ialah untuk membuat pengurangan kepada jumlah invois tanpa menerima bayaran. Atau menggunakan lebihan bayaran dari invois terdahulu.

Apabila nota kredit dibuat, ia seperti pihak pelanggan mempunyai baki wang lagi yang masih kita pegang untuk ditolak dengan invois akan datang.

Ia boleh diakses di menu Kewangan > Nota Kredit. 

1. Tambah nota kredit baru

Untuk menambah nota kredit, boleh tekan tambah rekod dan prosesnya lebih kurang seperti menambah Invois baru. (Menu Kewangan > Nota kredit > Klik button Tambah Rekod)

Nota kredit boleh ditambah secara pukal dengan syarat keterangan dan jumlah nota kredit adalah sama untuk semua pelajar.

Contohnya: 

Keterangan: Diskaun PKP Jun 2021. Lebihan bayaran.

Jumlah: 70

Setelah nota kredit ditambah. Ia boleh di tolak (apply) kepada mana-mana invois yang dikehendaki pada masa akan datang.

2. Menolak baki invois dengan nota kredit

Pergi ke menu Kewangan > Nota Kredit

Dalam senarai nota kredit, jika ia mempunyai baki yang belum ditolak ke mana-mana invois, terdapat satu butang “Tolak Invois” untuk menolak baki invois bagi pelajar tersebut jika ada. 

Setelah klik butang tersebut, senarai invois yang masih berbaki akan dipaparkan. Boleh pilih invois mana yang hendak dikurangkan dengan nota kredit berkenaan. 

3. Penyata akaun

Penyata akaun bagi pelajar juga telah diubahsuai untuk menunjukkan baki sebenar akaun seseorang pelajar. 

Dengan nota kredit, penyata akaun boleh jadi nilai negatif menunjukkan pelajar tersebut ada lebihan kredit yang boleh digunakan untuk mengurangkan invois akan datang. 

4. Maklumat nota kredit di invois

Dalam invois juga terdapat maklumat nota kredit jika invois itu telah dikurangkan dengan nota kredit. 

Nilai nota kredit boleh dilihat di atas nilai “Baki” invois. Ia juga akan ditunjukkan di senarai “Transaksi” di bahagian bawah bersama-sama resit yang dikeluarkan untuk invois tersebut jika ada.

---

Penambahbaikan : Nota Kredit boleh apply direct ke invoice!

Kami telah membuat penambahbaikan untuk nota kredit. Sebelum ini, jika nak buat pengurangan invois perlu tambah nota kredit dahulu di bahagian kewangan > nota kredit > klik ‘tambah rekod’, kemudian baru boleh tolak pada invois.

Sekarang dah boleh buat pengurangan terus pada invois tanpa perlu cipta nota kredit secara berasingan.

Caranya:

1. Pergi ke menu Kewangan > Invois
2. Klik button Titik Tiga (⋮) di bahagian operasi , pilih nota kredit
3. Masukkan keterangan dan jumlah yang ingin dikurangkan
4. Klik button Hantar

📌 Nota kredit yang dibuat ini juga boleh disemak semula di menu Kewangan > Nota Kredit.

Nota tambahan :
1️⃣ Jika ada buat nota kredit pada invois yang telah dibayar, resit pembayaran untuk invois tersebut akan dikira sebagai lebihan bayaran

2️⃣ Boleh semak lebihan bayaran tersebut di menu kewangan > resit > tab lebihan bayaran

---

Sekian makluman, terima kasih.

Modul Pendapatan disediakan untuk pengguna merekodkan pendapatan tadika/taska/sekolah yang diterima selain daripada invois. Berikut ialah panduan untuk Modul Pendapatan.

Tambah Kategori Pendapatan

Kategori pendapatan boleh ditambah di menu Tetapan > bahgaian Kewangan, pilih Kategori Pendapatan.
Untuk makluman Sistem SMAP akan automatik load 2 kategori pendapatan iaitu

1. Geran
2. Sumbangan
   
   **Klik button Tambah Rekod sekiranya mahu tambah kategori pendapatan yang lain.

Rekodkan Pendapatan

1. Pergi ke Menu Kewangan > Pendapatan
2. Klik Tambah Rekod
   
   
   
3. Pilih kategori pendapatan > isikan keterangan, jumlah dan lain2 > Klik Hantar
   
   

Semak Laporan Perbelanjaan dan Pendapatan di Laporan Untung Rugi

• Laporan Perbelanjaan akan menyenaraikan rekod perbelanjaan mengikut tarikh atau kategori
• Laporan Untung/Rugi akan auto calculate berdasarkan rekod invois dan perbelanjaan dalam sistem.

? Panduan Modul Perbelanjaan ?

1. Tambah kategori perbelanjaan di menu Tetapan > bahagian Kewangan, pilih Kategori Perbelanjaan.

Sistem akan automatik load 6 kategori perbelanjaan. Iaitu:

1. Gaji dan Upah
2. Sewa
3. Perjalanan & Pengangkutan
4. Pembaikan & Penyelenggaran
5. Promosi & Iklan
6. Perbelanjaan Lain-lain

**Klik button Tambah Rekod sekiranya mahu tambah kategori perbelanjaan yang lain.

2. Set Kategori Perbelanjaan bagi Gaji. (Jika menggunakan modul Gaji di dalam SMAP)

1. Pergi ke menu Tetapan > bahagian Sistem, pilih Tetapan Umum > Kewangan (Umum)
2. Kemudian boleh pilih kategori perbelanjaan bagi pembayaran gaji.
   
   

3. Boleh mula merekodkan perbelanjaan. Cara untuk rekodkan perbelanjaan:

1. Pergi ke Menu Kewangan > Perbelanjaan.
2. Klik Tambah Rekod.
   
   
   
3. Pilih kategori perbelanjaan > Isikan keterangan, jumlah dan lain2 > Klik Hantar
   
   
   
4. Boleh Klik PV ataupun No Baucar utk melihat slip.
   
   
   
5. Boleh save as PDF. Caranya Right-click > Print > Destination (Pilih save as PDF)
   
   

Boleh semak Laporan Perbelanjaan atau Laporan Untung/Rugi di menu Laporan

• Laporan Perbelanjaan akan menyenaraikan rekod perbelanjaan mengikut tarikh atau kategori
• Laporan Untung/Rugi akan auto calculate berdasarkan rekod invois dan perbelanjaan dlm sistem.

Billplz memudahkan proses penerimaan bayaran, Sistem dapat merekodkan pembayaran dan mengeluarkan resit secara automatik setelah bayaran dibuat. Banyak masa (baca: wang) dapat dijimatkan dengan cara ini.

Walaubagaimanapun ada beberapa perkara penting yang perlu difahami sebelum setuju untuk menggunakan billplz. Supaya tidak terdapat pertikaian tentang billplz ini pada masa akan datang.

1. Caj per transaksi

Walaupun pendaftaran billplz ialah percuma, setiap bayaran yang dibuat melalui billplz akan dicaj sebanyak RM1.50 kepada institusi/organisasi.

2. Settlement (duit masuk ke akaun organisasi)

Apabila pelanggan membayar, duit tidak terus masuk ke akaun bank organisasi. Ia akan dimasukkan pada keesokan harinya. Contohnya jika bayaran diterima pada hari Isnin, duit akan dimasukkan pada hari Selasa.

Selain itu ada beberapa perkara penting lagi tentang settlement perlu difahami

a. Duit untuk bayaran akan masuk sehari selepas hari transaksi. Kecuali untuk bayaran hari Khamis hingga Ahad hanya akan masuk ke akaun  pada hari Isnin

b. Duit TIDAK akan dimasukkan pada hari cuti umum Wilayah. Ia akan dimasukkan hari bekerja berikutnya

c. Tiada masa tetap untuk duit masuk ke akaun. Boleh jadi pagi, petang atau pun malam

d. Akan berlaku juga kadang-kadang duit akan terlambat masuk sehari dari yang sepatutnya jika ada isu dengan sistem bank

Bacaan lanjut: Artikel rasmi billplz tentang settlement

3. Tambah nilai kredit secara automatik

Caj transaksi RM1.50 ditolak dari kredit dalam billplz. Bukan terus dari setiap bayaran yang diterima. Jika kredit telah habis, RM100 akan ditolak dari bayaran yang masuk untuk dimasukkan (reload) kredit.

Kemudian caj transaksi berikutnya akan ditolak dari kredit tersebut seperti biasa.

4. Reconciliation (semakan akaun bank dengan transaksi bayaran)

Bayaran ke akaun bank dimasukkan secara “lump sum”. Contohnya ada 4 transaksi kutipan RM300 pada hari ini. Satu amaun RM1,200 (4 x RM300) akan dimasukkan ke akaun bank dalam satu transaksi sahaja.

Untuk menyemak dan mengesahkan bayaran apa yang masuk, boleh login ke billplz dan download “account statement”. Bandingkan senarai bayaran yang diterima pada tarikh tersebut dengan duit yang masuk pada hari berikutnya.

5. Akaun bank peribadi tidak diterima

Akaun bank yang boleh berdaftar ialah akaun yang didaftarkan atas nama perniagaan, koperasi atau persatuan (yang berdaftar dan mempunyai nombor SSM, ROS atau koperasi). Akaun bank peribadi tidak boleh digunakan dengan billplz

6. SMAP dan billplz adalah 2 entiti berbeza

SMAP menyediakan sistem pengurusan institusi. SMAP mempunyai kebolehan berintegrasi dengan billplz untuk menjadikan proses bayaran lebih mudah. Walaupun pihak teknikal SMAP akan membantu jika ada masalah, ada sesetengah masalah perlu dirujuk terus ke pihak billplz apabila melibatkan akaun billplz, settlement, akaun bank dsb.

Bacaan lanjut: Cara mendaftar billplz dan mendapatkan API Key

Bayaran oleh ibubapa boleh dilakukan dengan dua cara:

1. Pembayaran secara online melalui toyyibPay.
2. Pembayaran melalui bank transfer atau tunai (cash).

Bayaran online melalui payment gateaway toyyibPay (menggunakan Maybank):

Ibu bapa akan mendapat link invois melalui sms/emel/whatsapp, dan perlu klik link tersebut untuk lihat invois.

Klik butang ‘Bayar Online’ seperti gambar dibawah untuk meneruskan pembayaran online. Sistem akan direct ke page payment gateaway. *Untuk setiap transaksi akan dicaj RM1.00.

1. Tick kotak ‘Pay Full‘ sekiranya ingin membuat bayaran penuh untuk invois tersebut. Atau masukkan jumlah sebahagia yang ingin dibayar didalam kotak yang disediakan.
2. Sistem akan membuat pengiraan jumlah yang perlu dibayar secara automatik dan paparkan.
3. Klik butang ‘Pay Online‘.

Contoh pilihan bank: Maybank2u.com

Masukkan username, klik butang ‘Next‘. Masukkan password yang betul, klik butang ‘Login‘.

Pilih akaun bank untuk membuat transaksi, dan klik butang ‘Continue‘.

Tanda bahagian ‘Secure Verification‘ untuk mendapatkan nombor notifikasi didalam app MAE.

Boleh buka app MAE, kemudian pergi ke menu Secure2U jika notifikasi bayaran tidak dipaparkan. Boleh klik ‘Approve‘.

Kemudian boleh pergi ke SMAP semula untuk klik butang ‘I’ve Approved/reject my transaction via Secure2u‘.

Setelah pembayaran berjaya, klik butang ‘Return to Merchant’s Page‘.

Klik butang ‘Return to Merchant’s Page‘ untuk mendapatkan resit bayaran.

Invois akan diupdate dan nombor resit akan di paparkan.

Resit akan dikeluarkan secara automatik setelah selesai membuat pembayaran.

---

KEMASKINI TERBARU

Bagi method pembayaran menggunakan toyyibpay, kini kebanyakkan bank sudah tidak menggunakan TAC dan akan menggunakan Secure Verification.

1. Panduan menggunakan Maybank Secure2U

2. Panduan menggunakan Bank Islam GoSecure

Boleh rujuk artikel berikut : https://blog.smap.my/go-secure/

3. Panduan menggunakan CIMB Octo

Berikut juga kami sertakan video cara penggunaan Mobile App SMAP for Parents:

Templat invois ini boleh digunakan untuk create templat yuran tahunan, yuran pendaftaran, yuran sukan, yuran lawatan dan sebagainya.

Cara untuk menggunakan templat invois:

A. Buat templat invois (jika templat belum dibuat)

1. Pergi ke menu Kewangan dan klik Invois. Seterusnya, klik pada button Templat Invois.

2. Tekan button Tambah Rekod untuk tambahkan rekod templat invois yang baru.

3. Masukkan nama templat di kotak Nama Templat. Masukkan item, Kuantiti dan Harga Seunit untuk setiap item. Untuk menambah item, tekan button ‘Tambah Item’. Manakala, untuk membuang item daripada list, tekan button ‘X’.

Nama templat contohnya seperti “Yuran Pendaftaran Tahun 4” untuk digunakan oleh pelajar tahun 4 yang mendaftar pada tahun 2022.

3.1 Perlu tambah item dahulu. Ada 2 cara:

3.1.1 Menu Kewangan > Item > Tambah Rekod > Isi Maklumat > Klik button Hantar

3.1.2 Menu Kewangan > Invois > button Templat Invois > button Tambah Rekod > Dropdown Item > Tambah Item Baru > Masukkan Nama Item > Klik button Hantar > Jangan lupa masukkan harga seunit lepas dah tambah item

---

B. Keluarkan invois menggunakan templat invois yang disediakan

1. Klik button Keluarkan Invois untuk menggunakan templat yang telah dibuat.
(Menu Kewangan > Invois > Klik button Templat Invois)

2. Pilih nama pelajar yang terlibat (boleh tapis terlebih dahulu jika perlu).
3. Setkan tarikh akhir invois tersebut.
4. Setkan bulan dan tahun invois.

5. Item yang dipaparkan adalah berdasarkan apa yang diisi semasa templat ditambah. Boleh tambah item dan padam item jika perlu. Perubahan yang dilakukan tidak akan mengubah templat original. Keterangan pula adalah optional. Boleh kosongkan jika tidak mahu ada keterangan. Masukkan Kuantiti dan Harga Seunit untuk setiap item. Masukkan diskaun (Jika ada)
6. Pilih sama ada invois akan dihantar secara SMS (Akan dikenakan caj RM0.10 untuk setiap transaksi SMS) atau emel (Free) kepada parents.
7. Klik button Hantar.

---

C. Duplicate template invois

Ada sesetengah invois yang mempunyai item yang lebih kurang sama antara program. Dan ada juga sesetengah invois yang mempunyai item yang memang sama untuk program yang sama tetapi di cawangan yang berbeza.

Jadi, salah satu fungsi duplicate adalah untuk memudahkan pengurusan templat invois.

1. Pergi ke menu Kewangan > Invois > button Templat Invois. Klik button Duplicate.

2. Kemudian masukkan Nama templat yang baru.
3. Pilih Organisasi (boleh duplicate ke cawangan lain seperti contoh di atas).
4. Kemaskini item invois jika perlu. Keterangan adalah optional (Boleh kosongkan jika tak mahu letak keterangan)
5. Tekan button Hantar.

Jika templat duplicate dibuat untuk cawangan lain, sila klik pada nama cawangan tersebut untuk lihat templat yang telah dibuat seperti contoh dibawah.

---

D. Kemaskini templat invois

Templat invois boleh dikemaskini atau update sama ada mahu memadam item yang tidak diperlukan atau menambah item yang perlu.

1. Boleh ke menu Kewangan > Invois > button Templat Invois. Tekan button Kemaskini.

2. Anda boleh tekan button ‘X’ untuk padam item sedia ada dan tekan button ‘Tambah Item’ untuk tambah item yang baru.

3. Setelah selesai mengemaskini, tekan button Hantar.

Semua item untuk invois akan dipaparkan seperti yang telah disenaraikan dalam templat.

---

VIDEO RUJUKAN ITEM INVOIS

1️⃣ Objektif menggunakan item invois – https://adilo.bigcommand.com/watch/gDhTyIqs

2️⃣ Tambah item invois – https://adilo.bigcommand.com/watch/bPkfUdH3

3️⃣ Kemaskini templat invois – https://adilo.bigcommand.com/watch/PI3LsVrx

4️⃣ Kemaskini invois – https://adilo.bigcommand.com/watch/bmJIpgGz