Perakaunan merupakan proses mengenal pasti, merekod, mengelas, dan melaporkan maklumat kewangan sesebuah perniagaan untuk membantu pengusaha merancang serta menilai prestasi perniagaan.

1. Setkan default bank/tunai dan item gaji untuk digunakan dalam modul accounting

Nota: Default bank/tunai adalah akaun bank utama yang digunakan untuk transaksi pembayaran dan penerimaan.

1. Menu Tetapan
2. Bahagian Kewangan, pilih Perakaunan
3. Isi maklumat > Hantar

2. Perubahan pada Menu Item

Pada bahagian menu item, akan paparkan “Elements of financial statements”:
a. Aset
b. Liabiliti
c. Ekuiti
d. Pendapatan
e. Perbelanjaan

3. Sistem telah auto mapping dan preloadkan kesemua item mengikut kategori (Menu Item)

1. Aset

i. Aset Semasa
Aset yang dijangka boleh digunakan, dijual, atau ditukar kepada tunai dalam tempoh kurang daripada 1 tahun.
📌 Ambil dari tetapan akaun (Tetapan > bahagian Kewangan, pilih Akaun)
📌 Akan auto diset sebagai BANK/CASH

📌 Boleh kemaskini untuk masukkan jumlah “Opening Balance” untuk bank/tunai tersebut

ii. Penghutang

2. Ekuiti
Bermaksud hak milik pemilik terhadap aset perniagaan selepas ditolak semua liabiliti (hutang).

i. Pendapatan Terkumpul

3. Liabiliti
Bermaksud hutang atau tanggungan kewangan yang perlu dibayar oleh seseorang atau perniagaan kepada pihak lain.

i. Cukai yang perlu dibayar
ii. Pendapatan Belum Diperoleh

4. Pendapatan

i. Jualan Produk (Ambil dari item produk)
📌 Jika jualan produk tidak dipaparkan, boleh contact team smap di group support masing-masing untuk enable modul inventori

ii. Jualan Servis (Ambil dari item program dan item servis)

iii. Pelarasan Nota Kredit

Pelarasan Nota Kredit bermaksud proses membuat pembetulan atau pengurangan terhadap jumlah bil/invois yang telah dikeluarkan sebelum ini menggunakan Nota Kredit

iv. Pendapatan Lain-lain
📌 Ambil dari tetapan kategori pendapatan

5. Perbelanjaan
i. Gaji

🔸 Caruman Pekerja
🔸 Caruman Majikan
🔸 Gaji Bersih

ii. Kos Barang Dijual

iii. Perbelanjaan lain lain
📌 Ambil dari tetapan kategori perbelanjaan

• Tambah item baru selain dari yang sistem auto preload (Button Tambah Rekod)

📌 Akan paparkan dropdown “Kumpulan” (Boleh tambah item mengikut kumpulan yang dikehendaki)

4. Senarai Transaksi (Menu Kewangan > Transaksi)

• Sistem paparkan kesemua transaksi yang dilakukan di dalam sistem.
• Boleh buat tapisan tarikh (jika perlu)
• Sistem akan auto mapping kan semua dokumen mengikut kategori berikut:
  🔹 Income/Pendapatan – dari menu income/pendapatan dan transaksi
  🔹 Expense/Perbelanjaan – dari menu expense/perbelanjaan dan transaksi
  🔹 Journal/Jurnal – dari menu transaksi
  🔹 Invoice/Invois – dari menu invoices
  🔹 Payment/Bayaran – dari menu receipt/resit
  🔹 Nota Kredit – dari menu nota kredit
  🔹 Slip gaji – dari menu gaji/payroll
  🔹 Refund/Pulangan Wang – dari menu refund/pulangan wang
  🔹 Transfer/Pemindahan Wang – Dari menu expense/perbelanjaan > transfer/pemindahan wang
  
  Contoh:

• Tambah Transaksi (Button Tambah Rekod)
  Terdapat 3 dokumen yang boleh ditambah:

1. Jurnal
🔸 Boleh rekodkan transaksi yang dilakukan di luar sistem di dalam jurnal. Maklumat yang diperlukan:
a. Tarikh jurnal
b. Keterangan jurnal (akan papar di bahagian senarai)
c. Item Jurnal
🔸 Akan paparkan semua item 
🔸 Boleh masukkan jumlah debit dan kredit untuk setiap transaksi yang direkodkan
d. Jumlah jurnal WAJIB seimbang

2. Pendapatan
🔸 Form yang sama di menu pendapatan

3. Perbelanjaan
🔸 Form yang sama di menu perbelanjaan

• Penyelarasan Sistem
  Jika ada membuat kemaskini, ia akan direkodkan mengikut scenario ini:
  
  1. Kemaskini Invois  (Menu Invois > Klik titik 3 > Kemaskini)
  🔸 Akan paparkan penyelarasan sistem di dalam jurnal invois
  Semak di Menu Transaksi > pada invois yang dikemaskini, klik pada No Dokumen

2. Nota Kredit (Menu Nota Kredit @ Menu invois > Klik titik 3 > Kemaskini)
🔸 Akan paparkan penyelarasan sistem di transaksi baru iaitu nota kredit
🔸 Penyelarasan nota kredit di bawah item penyelarasan nota kredit

5. Laporan Perakaunan (Accounting)

Terdapat 4 laporan yang ada apabila enable accounting:
Menu Laporan > Bahagian Perakaunan, pilih laporan yg berkenaan
*Boleh tapis tarikh (Jika Perlu)

1. Imbangan Duga (Trial Balance) – Laporan untuk lihat semua jumlah transaksi item dan jumlahnya seimbang
Contoh:

2. Untung Rugi (Profit and Loss) – Laporan untuk lihat untung rugi organisasi
Contoh:

3. Lejar Am (General Ledger) – Laporan detail mengenai keluar masuk transaksi untuk setiap item

4. Kunci Kira-kira (Balance Sheet) – Laporan untuk lihat specific status financial organisasi bagi setiap elemen – Aset, Liabiliti, Equiti

Sebarang persoalan boleh tanya di group support masing-masing. Terima kasih.

Untuk paparkan rekod caruman MARA

Perlu ada akses Kewangan, baru boleh nampak menu caruman MARA

Terdapat 3 tab:

1. Caruman bulanan
   • Senarai semua pelajar yang ada dalam sistem
   • Boleh setkan Yuran Pendaftaran dan Caruman Keseluruhan
   • Boleh kemaskini secara individu > bahagian Operasi > Kemaskini
   • Secara pukal (tapis by tingkatan)
2. Transaksi pembayaran
   • Upload rekod bayaran dari MARAeps
3. Lebihan bayaran
   • Jika ada rekod bayaran lebihan dari MARAeps

---

Caruman Bulanan

Setkan templat caruman bulanan

Cara tambah templat:
Menu Caruman MARA > klik button “Templat Caruman” > klik button “Tambah Rekod”

Contoh:
– Caruman RM60 (JAN – MAC)
– Caruman RM80 (APR – JUN)
– Caruman semua bulan RM100
– Caruman semua bulan RM80
– Caruman semua bulan RM60
– Caruman RM80 (JULY – DEC)

Setkan yuran pendaftaran dan caruman untuk pelajar

Dua cara:

Secara individu
– Menu Caruman MARA > Cari nama pelajar
– Dibahagian Operasi > klik button Kemaskini

Secara pukal
– Menu Caruman MARA > Tapis mengikut program, kelas atau tag > klik button Tapis
– Tandakan nama pelajar yang terlibat
– Klik drop down Operasi pukal > Pilih kemaskini Yuran Pendaftaran atau kemaskini Caruman MARA

Jika pelajar ada caruman yang berbeza mengikut bulan, boleh pilih lebih dari satu templat, pastikan cukup 12 bulan

---

Transaksi Pembayaran

Untuk masukkan maklumat dari MARAeps

Templat Transaksi Pembayaran

Nota: Dokumen yang di muat naik hanya pembayaran dari sistem MARAeps sahaja
Jika dah selesai isikan data, pastikan untuk convert file ke type csv.
Sistem akan semak melalui no kad pengenalan pelajar.

Maklumat caruman MARA dalam profil pelajar

Akan ada menu caruman MARA, beserta rekod bayaran yang ada dalam sistem. Beserta rekod transaksi pembayaran dari MARAeps yang diupload ke dalam eMaktab

---

Lebihan bayaran

Jika ada ibu bapa yang membuat lebihan bayaran pada sesi semasa, dan nak ditolakkan ke sesi lepas.

Menu Caruman MARA > Tab Lebihan Bayaran > Cari nama pelajar > klik button “Tolak Sesi”

NOTA: Jika padam rekod lebihan bayaran, jumlah dan lebihan bayaran ini akan dipadam dalam sistem.

---

Laporan Caruman MARA

Menu Laporan > bahagian Kewangan > Caruman MARA.

Sistem hanya akan paparkan rekod bayaran untuk caruman sahaja, tidak termasuk bayaran invois pelajar.

---

Paparan mobile app eMaktab App

---

FAQ:

Boleh ke nak resetkan amount?

Dibahagian Operasi, boleh click button Padam. Sistem akan resetkan setting Caruman MARA untuk pelajar tersebut

Contoh rekod seperti padam rekod caruman

---

Boleh ke nak rekodkan tunggakan caruman untuk tahun-tahun lain?

Boleh, rekodkan maklumat caruman di sesi yang terlibat. Contoh pelajar Tingkatan 5 2026 ada tunggakan semasa Tingkatan 3 2024. Jadi perlu rekodkan di sesi 2024 untuk ibu bapa nampak tunggakan caruman di sesi 2024

---

Pembayaran caruman boleh dibuat melalui eMaktab ke?

Tidak boleh, pembayaran caruman MARA hanya boleh dilakukan melalui MARAeps sahaja.

---

Kalau ada yang bayar selain dari MARAeps macam mana?

Boleh rekodkan dalam eMaktab, tetapi tidak akan dikemaskini dalam sistem MARAeps

Cara 1:

Menu Caruman MARA > Tab Caruman Bulanan > cari nama pelajar > click button Bayar [$] untuk rekodkan pembayaran

Sistem akan paparkan summary yuran dan caruman pelajar tersebut

Boleh isikan rekod pembayaran seperti berikut

Cara 2:

Menu Pelajar > Pelajar > Cari nama pelajar > klik nama pelajar > klik tab Caruman MARA

Klik button “Rekod Pembayaran” dan masukkan maklumat pembayaran

---

Boleh jadi double rekod ke bila kita upload transaksi?

Sistem akan semak melalui no rujukan transaksi, jika ada double rekod, sistem hanya akan rekodkan satu transaksi sahaja.

Berikut adalah kenyataan yang pihak organisasi boleh kongsikan kepada ibu bapa jika organisasi ubah ke payment gateway SMAP Pay.

🔔 PENGUMUMAN RASMI

Pertukaran Payment Gateway ke SMAP Pay

Assalamualaikum dan salam sejahtera.

Dengan hormatnya, kami ingin memaklumkan bahawa sistem pembayaran dalam SMAP telah dinaik taraf kepada SMAP Pay — platform baharu yang lebih stabil dan mudah diurus sekiranya berlaku sebarang isu teknikal.

✅ Cara Membuat Pembayaran (Tiada Perubahan)

1️⃣ Buka invoice dalam SMAP
2️⃣ Klik butang Bayar Online
3️⃣ Halaman SMAP Pay akan dipaparkan — teruskan bayaran melalui FPX dengan bank pilihan
4️⃣ Resit SMAP akan dikeluarkan secara automatik selepas bayaran berjaya

Jika ada sebarang pertanyaan atau masalah, sila hubungi pihak organisasi. Kami sedia membantu.

Sekian, terima kasih atas kerjasama ibu bapa sekalian. 🤗

1. Adakah data yang saya berikan selamat disimpan?
   Ya, data anda dilindungi dengan teknologi keselamatan terkini termasuk penyulitan (encryption), sistem firewall, dan akses kawalan yang ketat.
   
   
2. Adakah SMAP menggunakan SSL untuk lindungi data?
   Ya, SMAP menggunakan SSL (Secure Socket Layer) untuk memastikan semua data yang dihantar antara pengguna dan sistem kami adalah selamat dan disulitkan.
   
   
3. Apakah jenis penyulitan (encryption) yang digunakan untuk penghantaran data?
   Kami menggunakan penyulitan standard industri seperti TLS (Transport Layer Security) untuk melindungi data semasa penghantaran.
   
   
4. Adakah kata laluan (password) saya disimpan dengan selamat?
   Ya, kata laluan anda tidak disimpan dalam bentuk asal. Ia disulitkan menggunakan teknik hashing yang selamat.
   
   
5. Bagaimana SMAP pastikan hanya pengguna yang sah boleh akses sistem?
   Kami menggunakan pengesahan akaun (authentication) dengan nama pengguna dan kata laluan.
   
   
6. Adakah sistem SMAP dilindungi dengan firewall? Apa fungsi firewall?
   Ya, kami menggunakan firewall untuk menapis trafik yang masuk dan keluar dari sistem bagi mengelakkan sebarang akses yang tidak dibenarkan.
   
   
7. Adakah data saya disandarkan (backup) secara berkala?
   Ya, kami melakukan backup data secara automatik dan berkala untuk mengelakkan kehilangan data sekiranya berlaku kecemasan.
   
   
8. Siapa dalam syarikat SMAP yang boleh akses data saya?
   Hanya pegawai yang diberi kebenaran tertentu dan memerlukan akses untuk menjalankan tugas akan dapat akses kepada data anda.
   
   
9. Adakah sistem SMAP mematuhi standard keselamatan seperti ISO atau PDPA?
   Kami berusaha untuk mematuhi garis panduan keselamatan dan perlindungan data peribadi termasuk PDPA dan piawaian antarabangsa.
   
   
10. Bagaimana SMAP menguruskan kemaskini atau pembaikan keselamatan (security patch)?
    Kemaskini keselamatan dilakukan secara berkala untuk pastikan sistem dilindungi daripada kelemahan terkini.
    
    
11. Bolehkah saya minta supaya data saya dipadam sepenuhnya?
    Ya, anda boleh membuat permintaan kepada kami dan kami akan memadamkan data anda mengikut polisi yang ditetapkan.
    
    
12. Bagaimana SMAP melindungi data pengguna aplikasi mudah alih (mobile app SMAP)?
    Aplikasi mudah alih kami dibangunkan dengan mengikut amalan terbaik keselamatan dan semua komunikasi data disulitkan.
    
    
13. Adakah sistem SMAP dilindungi daripada virus atau perisian hasad (malware)?
    Ya, kami menggunakan perisian antivirus dan sistem pemantauan untuk mengesan dan menghalang sebarang perisian hasad.
    
    
14. Adakah SMAP menjejak aktiviti pengguna untuk tujuan keselamatan?
    Ya, aktiviti pengguna direkodkan untuk tujuan audit dan keselamatan, tetapi tidak digunakan untuk tujuan pemasaran tanpa kebenaran.