Category Archives: Modul Staf

Panduan Penggunaan Fungsi Cuti Tanpa Gaji (CTG)

1. Menambah Kategori Gaji

Cara menambah kategori gaji:–

  1. Boleh ke menu Tetapan > Staf > Kategori Gaji > Tambah Rekod

2. Menetapkan Cuti Tanpa Gaji Dalam Sistem

  1. Boleh ke menu Tetapan > Staf > Gaji.
  2. Setkan Kategori gaji bagi cuti tanpa gaji kepada “Cuti Tanpa Gaji” atau nama-nama lain yang merujuk kepada cuti tanpa gaji organisasi masing-masing.

Rekodkan gaji seperti biasa bagi pekerja yang mempunyai cuti tanpa gaji dan klik butang kira KWSP/PERKESO/SIP.

Apabila anda dah setkan CTG, sistem akan buat kiraan seperti berikut:

(Gaji Asas – CTG) – (KWSP Pekerja + PERKESO Pekerja + SIP Pekerja)

Fungsi ini dapat memudahkan pengusaha mendapat pengiraan pendapatan bersih yang sebenar apabila cuti tanpa gaji telah direkodkan didalam sistem.

BARU

Pengiraan Automatik Cuti Tanpa Gaji (unpaid leave) di Slip Gaji

Sebelum ini, pengiraan cuti tanpa gaji perlu dilakukan secara manual, di mana pengurus gaji perlu mengira cuti tanpa gaji yang digunakan staf.

Dengan fungsi ini, pengiraan dapat dilakukan secara automatik dengan hanya menekan butang “Kira” semasa rekod gaji. Pengiraan ini akan diambil dari kategori cuti tanpa gaji yang telah digunakan dan terus dikira dalam gaji yang direkodkan dalam sistem.

Cara menggunakan fungsi ini:

  1. MENAMBAH KATEGORI GAJI & KATEGORI CUTI TANPA GAJI

a) KATEGORI GAJI

1 – Pergi ke menu tetapan.

2- Pergi ke bahagian Staf dan pilih kategori gaji

3- Klik pada button tambah rekod dan isikan maklumat kemudian hantar.

b) KATEGORI CUTI

1 – Pergi ke tetapan

2 – Pergi ke bahagian Staf dan pilih kategori cuti

3 – Klik pada button tambah rekod dan isikan maklumat kemudian hantar.

2 – SET KATEGORI GAJI DAN CUTI UNTUK CUTI TANPA GAJI

a) KATEGORI CUTI

1- Pergi ke menu tetapan dan klik pada cuti di bahagian staff.

2 – Klik pada tetapan di bahgaian Kategori Cuti.

3 – Pilih maklumat tersebut dan hantar.

b) KATEGORI GAJI

1 – Pergi ke menu tetapan dan klik pada gaji di bahagian Staf.

Dikehendaki untuk isi maklumat di atas dan klik button Hantar

3 – SET CUTI TANPA GAJI SECARA AUTO

Formula
Gaji bersih = Gaji asas – (CTG + KWSP Pekerja + PERKESO Pekerja + SIP Pekerja)

1 – Pergi kepada menu tetapan, dan klik pada gaji di bahagian staff.

Klik pada fungsi tersebut untuk set cuti tanpa gaji secara auto
  • Apabila tetapan ini di set, pelulus cuti akan melihat column ‘Gaji Dikira’ di senarai permohonan cuti sebagai rekod bahawa cuti tersebut telah dikira atau belum didalam modul gaji.

Fungsi pengiraan cuti tanpa gaji secara auto ini dapat memudahkan pengurus gaji merekodkan gaji staf dengan lebih cepat dan tepat.

Video Rujukan Untuk Flow Cuti Tanpa Gaji Berfungsi: https://adilo.bigcommand.com/watch/H0wiT3vJ

Sekian Makluman ?

Tuntutan Perbelanjaan Staf

Fungsi Baru: Tuntutan Perbelanjaan Staf (Expense Claim)

Sebelum ini, bagi staf yang ingin membuat tuntutan bayaran pembelian, bayaran tersebut akan direkodkan dibahagian Kewangan > Perbelanjaan.

Hal ini tidak begitu praktikal kerana perlu ada beberapa peringkat dan staf yang bertanggungjawab untuk membuat bayaran kembali daripada pihak organisasi kepada staf.

Penambahan fungsi baru ini dapat merekodkan tuntutan bayaran yang telah dibuat oleh staf kepada organisasi dengan lebih terperinci.

Contohnya: Staf mendahulukan duit mereka untuk membeli barang untuk organisasi. Jadi mereka boleh rekodkan tuntutan didalam sistem SMAP. Kemudian pihak atasan boleh mengesahkan, meluluskan dan membuat bayaran tuntutan kepada staf.

Fungsi tuntutan ini juga boleh disetkan secara general ataupun secara individu. Boleh digunakan mengikut kesesuaian organisasi masing-masing. 
 

Terdapat 3 peringkat kelulusan bagi fungsi tuntutan:

  1. Pengesah Tuntutan
  2. Pelulus Tuntutan
  3. Kemaskini Bayaran (Wajib)

NOTA PENTING:

  • Wajib untuk setkan staf untuk Kemaskini Bayaran
  • Jika ketiga-tiga kelulusan adalah orang yang sama, boleh set Kemaskini Bayaran SAHAJA.

Cara untuk rekodkan tuntutan:

  1. Menu Staf > Tuntutan


  2. Klik butang Tambah Rekod


  3. Pilih Kategori Perbelanjaan, Jumlah dan Bukti Bayaran bagi tuntutan yang dibuat > klik butang Hantar.


  4. Tandakan kotak dibahagian kiri untuk kumpulkan tuntutan yang telah dihantar untuk diluluskan.


  5. Isikan keterangan bagi tuntutan yang dikumpul > klik butang Hantar.


  6. Selepas tuntutan sudah dikumpulkan dan dihantar, tuntutan tersebut akan masuk kedalam senarai tuntutan untuk menunggu kelulusan.

Peringkat kelulusan boleh dipecahkan kepada beberapa situasi:

Situasi 1: Set Kemaskini Bayaran

Tetapan ini perlu disetkan bagi memastikan bayaran tuntutan dapat direkodkan didalam sistem.

Jika tidak setkan staf yang membuat Kemaskini Bayaran, bayaran tuntuan tidak boleh direkodkan didalam sistem dan dibahagian Kewangan > Perbelanjaan.

  1. Boleh pergi ke menu Tetapan > Staf > Tuntutan.


  2. Dibahagian Tuntutan > Setkan staf yang boleh membuat Kemaskini Bayaran.

Situasi 2: Set Pengesah dan Pelulus

  1. Boleh pergi ke menu Tetapan > Staf > Tuntutan.
  2. Dibahagian Tuntutan > Setkan staf yang boleh Sah dan Luluskan permohonan tuntutan.

Situasi 3: Set Pelulus Sahaja

  1. Boleh pergi ke menu Tetapan > Kewangan > Kewangan.
  2. Dibahagian Tuntutan > Setkan staf yang boleh membuat Pengesahan Bayaran.


Situasi 4: Set Secara Individu

Pelulus dan pengesah tuntutan boleh disetkan mengikut staf secara individu. Jika tetapan ini dibuat, sistem akan ikut tetapan yang disetkan mengikut individu dan tidak akan ikut tetapan umum.

Tetapan ini boleh digunapakai bagi organisasi-organisasi besar yang mempunyai ramai staf dan memerlukan pengesah dan pelulus tuntutan yang berbeza-beza.

  1. Boleh pergi ke menu Staf > Staf.


  2. Pada staf berkenaan > dibahagian Operasi > Klik button Kemaskini.


  3. Dibahagian Tetapan Akses Sistem > Setkan Pengesah dan Pelulus Tuntutan.


Sila pastikan Tetapan > Kewangan > Kewangan telah disetkan untuk Pengesah dan Pelulus.

Situasi 5: Set Secara Individu untuk Pengesah Tuntutan Sahaja

Jika Pengesah Tuntutan disetkan secara individu dan Pelulus Tuntutan TIDAK disetkan.


Untuk pelulus tuntutan, sistem akan ikut tetapan bagi pelulus umum.

Situasi 6: Set Secara Individu untuk Pelulus Tuntutan Sahaja

Jika Pelulus Tuntutan disetkan secara individu dan Pengesah Tuntutan TIDAK disetkan.


Untuk pengesah tuntutan, sistem akan ikut tetapan bagi pelulus umum.

Cara untuk mengesahkan tuntutan:

  1. Menu Staf > Tuntutan


  2. Klik tab Senarai Permohonan.



    *Klik pada nama Keterangan (berwarna biru) untuk lihat lebih maklumat berkaitan permohonan.


  3. Dibahagian Operasi > Klik butang Sah.


  4. Boleh Sah atau Batal > Hantar


  5. Kemudian Status bagi tuntutan tersebut sudah bertukar kepada Menunggu Kelulusan.

Cara untuk meluluskan tuntutan:

  1. Menu Staf > Tuntutan.
  2. Klik tab Senarai Tuntutan.
  3. Dibahagian Operasi > Klik butang Lulus.


  4. Boleh Lulus atau Batal.


  5. Kemudian Status bagi tuntutan tersebut sudah bertukar kepada Lulus.

Selepas proses tuntutan diluluskan, staf yang disetkan untuk Kemaskini Bayaran perlu rekodkan bayaran tuntutan bagi perbelanjaan organisasi.

Cara untuk Kemaskini Bayaran:

  1. Menu Staf > Tuntutan.
  2. Klik tab Senarai Tuntutan.
  3. Dibahagian Operasi > Klik butang ‘$’.


  4. Rekodkan Akaun, Tarikh Perbelanjaan, dan Resit Bayaran (jika ada).


  5. Kemudian, rekod tuntutan tersebut akan ditambah secara automatik ke bahagian Perbelanjaan Organisasi (Menu Kewangan > Perbelanjaan).

————PENAMBAIKAN SISTEM————

Kini pengurusan tuntutan menjadi lebih teratur dan mudah. Tak perlu lagi kira baki tuntutan secara manual kerana sistem boleh kira limit tuntutan secara automatik! ✨

Cara setkan limit tuntutan:

  1. Menu tetapan
  2. Bahagian Kewangan, pilih Kategori Perbelanjaan
  3. Tambah Rekod (untuk tambah kategori tuntutan baru) atau klik button Kemaskini (untuk setkan limit pada rekod sedia ada
  4. Set Ada Limit Tuntutan = Ya
  5. Masukkan jumlah Limit Tuntutan
  6. Klik button Hantar

Kelebihan fungsi ini:
🔸 Sistem akan menolak jumlah limit secara automatik bagi tuntutan yang telah Diluluskan
🔸 Limit adalah mengikut tahun dan akan reset secara automatik untuk tahun berikutnya
🔸 Membantu mengawal perbelanjaan dan mengelakkan tuntutan melebihi had yang ditetapkan
🔸 Tidak perlu lagi semakan dan pengiraan secara manual

*Jika staf rekodkan tuntutan dan melebihi limit yang dah disetkan, akan ada alert ‘Amaun melebihi baki limit’

Sekian makluman, jika ada sebarang persoalan berkaitan modul ini boleh terus tanya di group support masing-masing. Terima kasih.

Rujukan KWSP, PERKESO dan SIP

KWSP

Bayaran yang dikenakan caruman KWSP

  1. Gaji.
  2. Elaun.
  3. Bayaran bagi cuti rehat tahunan dan cuti sakit yang tidak digunakan.
  4. Bonus.
  5. Komisen.
  6. Upah bagi cuti separuh gaji.
  7. Insentif.
  8. Tunggakan Upah.
  9. Upah bagi cuti bersalin.
  10. Upah bagi cuti pelajar.
  11. Bayaran-bayaran lain di bawah kontrak perkhidmatan atau sebaliknya.

Bayaran yang tidak dikenakan caruman KWSP

  1. Caj perkhidmatan.
  2. Bayaran kerja lebih masa.
  3. Ganjaran.
  4. Faedah persaraan.
  5. Faedah pengurangan pekerja, pemberhentian sementara atau penamatan.
  6. Mana-mana elaun perjalanan atau nilai mana-mana konsesi perjalanan.
  7. Mana-mana saraan atau bayaran lain sebagaimana yang dikecualikan oleh Menteri.

Rujukan: https://www.kwsp.gov.my/ms/employer/what-you-need-to-know#Wages

Pengiraan KWSP

  1. Jadual 3 KWSP (9%)
  2. Jadual 3 KWSP (11%)
  3. Kadar caruman > Contoh pengiraan

PERKESO/SIP

Pembayaran Yang Tertakluk kepada Caruman PERKESO

  • Upah
  • Kerja lebih masa
  • Komisyen dan caj perkhidmatan
  • Cuti sakit, bersalin, rehat, kelepasan am dan sebagainya.
  • Elaun-elaun insentif, shif, makan, sara hidup, perumahan dan sebagainya.

Pembayaran Yang Mendapat Pelepasan Caruman Daripada PERKESO

  • Pembayaran oleh majikan kepada tabung kumpulan pekerja
  • Pembayaran ke atas tuntutan perjalnan
  • Pembayaran ke atas persaraan atau pemberhentian pekerja
  • Bonus tahunan

Rujukan: https://www.perkeso.gov.my/images/rujukan/FINAL_LAYOUT_RISALAH_PERKESO_BM.pdf

Panduan untuk menambah staf

Sesebuah organisasi mungkin memerlukan beberapa orang staf untuk menguruskan data didalam sistem. Sebagai pemilik akaun, anda perlulah menambah staf anda bagi membenarkan mereka untuk akses masuk ke dalam sistem.

  1. Pergi ke menu ‘Staf’ > Staf > Klik button ‘Staf’

1. Cara-cara untuk menambah staf:-

2. Klik button ‘Tambah Rekod’ untuk menambah rekod staf.

3. Isi maklumat penting staf seperti Nama di dalam kotak berwarna merah.

4. Isi maklumat penting staf seperti Nombor Telefon di dalam kotak berwarna merah.

5. Di bahagian Tetapan Akses Sistem, tetapkan nama pengguna (username) staf. Jika nama available, nama pengguna itu boleh digunakan. Isi katalaluan sementara untuk akaun staf. Katalaluan boleh diubah selepas diisi oleh staf itu sendiri.

6. Di bahagian Pelulus Cuti, pilih siapa yang bertanggungjawab untuk meluluskan cuti staf tersebut.

7. Di bahagian Organisasi, tanda cawangan organisasi yang boleh diakses oleh staf.

8. Di bahagian Akses:-

– Tidak perlu tanda apa-apa modul jika staf hanya log masuk untuk melihat gaji & membuat permohonan cuti
– Tanda modul gaji dan cuti sekiranya staf boleh menguruskan gaji staf lain dan meluluskan permohonan cuti

Senarai Akses Modul

ModulKeterangan
Invois/ResitBoleh keluarkan resit kepada ibu bapa.
Laporan dan Ringkasan Invois/ResitBoleh lihat laporan kesemua invois di bahagian laporan dan ringkasan invois di bahagian dashboard.
Laporan dan Ringkasan PerbelanjaanBoleh lihat laporan perbelanjaan di bahagian laporan dan ringkasan perbelanjaan di bahagian dashboard.
MesejBoleh hantar mesej kepada ibu bapa melalui sms/email.
Padam/Kemaskini InvoisPadam rekod atau kemaskini rekod invois. (biasanya owner/pengurus)
Pengurusan AkademikTetapan berkaitan akademik sebagai contoh setkan grading, topik-topik dalam pentaksiran, dll. (biasanya owner/pengurus/pengetua)
Pengurusan Cuti / Kehadiran StafMenguruskan cuti dan kehadiran staf. Contoh, berikan kuota cuti (biasanya owner/pengurus)
Pengurusan GajiMenguruskan gaji staf. (biasanya owner/pengurus)
PerbelanjaanBoleh merekodkan perbelanjaan harian organisasi.
Rekod Organisasi & StafBoleh menambah staf baharu kedalam sistem dan beri akses kepada staf. (biasanya owner/pengurus)
Rekod Pelajar & IbubapaBoleh mendaftarkan pelajar kedalam sistem.
Tenaga PengajarBoleh merekodkan pentaksiran, rekod kemajuan dan peperiksaan.

VIDEO TUTORIAL :

Cara untuk tambah staf :

Kehadiran Staf

Sila baca nota penting berikut sebelum menggunakan modul ini:

  1. Buat masa ini, modul kehadiran staf adalah untuk memudahkan organisasi merekodkan kehadiran staf sahaja.
  2. Ia tidak boleh mengelak dari penipuan kerana tiada penjejak lokasi staf ketika merekodkan kehadiran.
  3. Cadangan kami, tampal QR Code di depan CCTV premis. Hanya di situ staf boleh scan dan rekodkan kehadiran.
  4. Bila terdapat sebarang pertikaian (dispute) tentang rekod, boleh buat semakan dengan rekod CCTV.

Berikut adalah panduan untuk menggunakan Modul Kehadiran Staf.

Terdapat beberapa langkah yang perlu dibuat untuk menggunakan modul kehadiran staf iaitu:

Tetapan Kehadiran Staf

1. Pergi ke Tetapan > Bahagian Staf, pilih Tetapan Kehadiran.

2. Set Waktu Masuk dan Waktu Keluar organisasi (masa bekerja). Klik butang ‘Hantar’ untuk simpan tetapan yang dibuat.

3. Pilih/Set Kaedah Kehadiran Staf

4. Set Semak Lokasi untuk setkan lokasi organisasi bagi kehadiran staf. (Tick jika mahu semak lokasi semasa staf mingimbas kod QR Kehadiran)

Jika sudah setkan lokasi, staf hanya boleh scan kehadiran menggunakan mobile app SMAP for Staff dalam anggaran 50 meter dari lokasi yang disetkan.


Bagi staf yang mempunyai waktu bekerja yang berbeza seperti mempunyai syif tersendiri, boleh set waktu bekerja mereka di menu Staf > Staf.

1. Cari nama staf dan klik butang Kemaskini.

2. Setkan Waktu Masuk dan Waktu Keluar untuk staf tersebut dan klik butang ‘Hantar’ untuk simpan maklumat.

Kod QR Kehadiran Staf

Semak Kod QR organisasi di menu Laporan > Bahagian Staf, pilih Kod QR Kehadiran Staf.

Boleh dicetak menjadi hard copy atau save as PDF sebagai gambar dengan mengklik butang ‘Cetak’.

Cara Staf Menggunakan Modul Kehadiran

  1. Staf mesti mempunyai akaun SMAP dan log masuk ke dalam sistem.
  2. Staf login ke Mobile App (SMAP for Staff)
  3. Pada waktu masuk dan balik, staf hanya perlu mengimbas (scan) Kod QR organisasi yang telah disediakan. (Boleh didapatkan di menu Laporan > Kod QR Kehadiran Staf). Boleh rujuk video contoh dibawah.
  4. Jika untuk kaedah Swafoto, klik butang Swafoto.
  5. Staf dan Admin boleh melihat Laporan Kehadiran mengikut bulan di menu Laporan > Kehadiran Staf.
    –> Boleh tapis kehadiran mengikut staf dan bulan.

Jika staff membuat permohonan cuti, cuti tersebut akan dipaparkan di bahagian kehadiran staf dan laporan kehadiran staf seperti contoh dibawah.

Jika terdapat sebarang persoalan boleh hubungi kami di group support masing2. Terima kasih.

Laporan Bulanan Kehadiran Staf

Staf yang mempunyai akses kehadiran staf boleh melihat laporan kehadiran untuk semua staf.

1. Pergi ke menu Laporan > Staf > Kehadiran Staf > (pilih nama staf) > klik button Tapis.

2. Scroll ke bawah dan klik button Export to Excel untuk melihat laporan kehadiran staf tersebut (individu).

Video panduan- Cara scan kehadiran staff menggunakan kod QR organisasi: https://adilo.bigcommand.com/watch/311RgEk4

Sekian makluman.

Pengurusan Cuti

Modul Cuti digunakan oleh staf untuk memohon cuti terus ke dalam sistem. Cuti mempunyai kuota yang telah ditetapkan oleh majikan. Hanya majikan/staf yang ada akses Pengurusan Cuti sahaja boleh set kuota cuti untuk staf. Staf hanya boleh memohon cuti sekiranya kuota cuti diberikan.

Kemudian, setiap majikan telah disetkan sebagai Pelulus Cuti (orang yang meluluskan cuti).

Untuk modul pengurusan cuti ini, ada beberapa langkah yang perlu dilaksanakan:

  1. Set akses kepada Pengurusan Cuti
  2. Tambah Kategori Cuti dan Set kuota default
  3. Kemaskini kuota cuti (Sekiranya perlu)
  4. Set Pelulus Cuti (orang yg meluluskan cuti) bagi setiap pekerja
  5. Permohonan cuti oleh staf
  6. Kelulusan permohonan cuti

1. Set akses kepada Pengurusan Cuti

Akses ini boleh diberikan kepada pengurus sumber manusia atau pengguna yang berkaitan. Akses ini membolehkan pengguna set kuota cuti dan baki bagi semua staf dalam organisasi.

  1. Klik menu Tetapan > Staf
  2. Tick bahagian Pengurusan Cuti/Kehadiran Staf
  3. Tekan butang Hantar

Bagi membuat permohonan cuti, majikan/staf yang ada akses Pengurusan Cuti perlu set kuota cuti untuk staf.

2. Tambah Kategori Cuti baru dan set kuota default

  1. Klik menu Tetapan > Cuti > Tambah Rekod
  2. Isi nama Kategori Cuti dan jumlah kuota default (Default ialah jumlah umum dan akan automatik diset kepada semua staf)
  3. Tekan butang Hantar.
  4. Kategori Baru akan dipaparkan di screen.

Nota: Jika kuota tidak dimasukkan, staf tidak boleh memohon cuti secara online.

3. Kemaskini kuota cuti (Sekiranya perlu)

  1. Klik butang Kemaskini Kuota
  2. Akan ada 3 column iaitu Kuota Cuti, Cuti Diambil, Baki Cuti.
    1. Kuota Cuti: Jumlah kuota cuti
    2. Cuti Diambil: Jumlah cuti yang pernah diambil
    3. Baki Cuti: Jumlah baki cuti yang available. (Automatic Calculate)
  3. Isi jumlah kuota di dalam kotak di bawah column Kuota Cuti bagi staf yang diingini.
  4. Anda juga boleh isi jumlah cuti yang telah diambil oleh staf (off-record in system) di dalam kotak di bawah column Cuti Diambil. Baki Cuti akan dikira secara automatik.
  5. Klik butang hantar.

4. Set Pelulus Cuti (orang yg meluluskan cuti) bagi setiap pekerja

Jika tidak set, pelulus cuti ialah staf yang didaftarkan sebagai “owner”. 

Ia boleh diubah di Tetapan > Staf > Kemaskini. Ubah “pelulus cuti” kepada pengguna yang meluluskan cuti bagi staf tersebut.

5. Permohonan Cuti oleh staf

Staf boleh membuat permohonan cuti yang baru dengan login ke sistem dan klik pada menu Cuti > Permohonan Cuti.

Staf juga boleh melihat status cuti yang dipohon dengan klik pada menu Cuti > Senarai Cuti.

6. Kelulusan permohonan cuti

Untuk pelulus cuti, boleh update status permohonan cuti di “senarai permohonan” pada menu Cuti > Senarai Permohonan. Klik Kemaskini untuk update status dan tekan Hantar.

Emel permohonan cuti staf akan diterima oleh pelulus cuti. Pelulus boleh klik link (berwarna biru) yang disertakan di dalam emel, untuk kelulusan permohonan cuti tersebut dan tekan Hantar.

Selain itu, staf yang mempunyai akses Laporan juga boleh keluarkan Laporan Cuti oleh staf. Pergi ke menu Laporan > Cuti. Isikan data yang diperlukan dan diinginkan, kemudian klik Tapis.

Contoh Laporan Cuti:

TERBARU

7. Pengurus cuti rekodkan cuti staf

Kini, staf yang mempunyai akses Pengurusan Cuti / Kehadiran Staf boleh menambah rekod cuti staf.

Contohnya: Organisasi baru menggunakan SMAP pada bulan April, dan nak rekodkan cuti pada bulan-bulan sebelum.

1. Boleh pergi ke menu Staf > Cuti > Klik Tambah Rekod
2. Pilih nama staf > klik Tapis
3. Isikan maklumat
4. Klik Hantar

Cuti yang direkodkan oleh pengurus cuti akan automatik diluluskan dan ditolak dengan baki cuti.

Hanya boleh rekodkan cuti jika staf mempunyai kuota cuti. Jadi pastikan staf mempunyai baki cuti untuk rekodkan cuti.

8. Tetapan Had Minimum Permohonan Cuti

Contohnya, jika had minimum ditetapkan kepada 3 hari, staf hanya boleh memohon cuti sekurang-kurangnya 3 hari sebelum tarikh cuti sebenar.

Menariknya, tetapan ini juga boleh dibuat mengikut kategori cuti tertentu — contohnya Cuti Tahunan atau Cuti Tanpa Gaji.

Cara menggunakan fungsi ini:

1. Menu tetapan ⚙️
2. Bahagian Staf , pilih Cuti
3. Klik button Tetapan
4. Setkan Jumlah Hari dan Kategori Cut i yang terlibat (boleh pilih lebih dari satu ketegori cuti)
5. Hantar

💡Contoh:-
Jumlah Hari = 3
Kategori Cuti = Cuti Tahunan & Cuti Tanpa Gaji

Jadi, staf hanya boleh memohon cuti sekurang-kurangnya 3 hari lebih awal bagi kategori tersebut.

Pengurusan Gaji

Semua owner telah diberikan akses untuk Pengurusan Gaji.

Manakala semua staf boleh akses kepada penyata gaji bulanan masing-masing jika ia telah dikeluarkan. Jika staf tidak boleh akses ke sistem, owner (atau yang mempunyai akses) boleh cetak penyata gaji.

Akses kepada Pengurusan Gaji

Owner/admin boleh memberi akses kepada staf lain (contohnya pengurus) untuk menguruskan gaji jika perlu. Caranya seperti berikut:

  1. Klik Menu Tetapan > Staf > Kemaskini
  2. Tick bahagian Pengurusan Gaji
  3. Tekan butang Hantar

PENTING: Akses “Pengurusan Gaji” boleh akses kepada semua gaji staf. Untuk staf biasa akses ke gaji sendiri, tiada akses spesifik perlu diberikan.

Berikut ialah cara untuk keluarkan slip gaji. Terdapat 3 langkah semuanya. Langkah 1 dan 2 perlu dilakukan biasanya sekali sahaja. Tetapi langkah 3 perlu dilakukan setiap bulan.

Langkah 1: Set kategori Gaji

Digunakan untuk set pecahan gaji staf. Sebagai contoh, KWSP pekerja adalah di bawah jenis Potongan dan sebagainya.

Untuk akses pergi ke menu Tetapan > Kategori Gaji

Jika tiada senarai lagi, boleh klik pautan di bahagian kotak berwarna biru yang bertulis “Klik untuk mulakan dengan senarai standard dari sistem”.

Sistem akan keluarkan senarai standard yang biasanya digunakan oleh kebanyakan organisasi.

Dari situ, lebih banyak pendapatan seperti elaun lebih masa, elaun memasak, potongan cuti tanpa gaji dan sebagainya boleh ditambah dengan klik butang pada ‘Tambah Rekod‘

Masukkan Nama Kategori Gaji dan Jenis.

Pastikan pilih jenis kategori cuti yang betul sama ada Pendapatan/Potongan/Caruman Pekerja/Caruman Majikan.

Langkah 2: Tetapan Gaji

Klik menu Tetapan > Gaji.

Di sini boleh ubah tetapan:

  1. Peratus (%) KWSP, PERKESO, SIP dan SKBBK (Boleh setkan juga sama nak setkan staf mencarum atau tidak untuk SKBBK)
  2. Pendapatan yang ingin dikecualikan dari pengiraan KWSP, PERKESO, SIP dan SKBBK.
  3. No. Daftar PERKESO Majikan
  4. Aktifkan pilihan publish
  5. Aktifkan notifikasi slip gaji
  6. Kategori perbelanjaan bagi pembayaran gaji
  7. Gaji Dalam Laporan Untung Rugi
  8. Kategori gaji bagi cuti tanpa gaji
  9. Kategori gaji bagi gaji asas
  10. Kira lebih masa staf secara auto (Setkan Kategori gaji bagi lebih masa jika tick box)
  11. Kira cuti tanpa gaji secara auto
  12. Gaji akan termasuk dalam rekod perbelanjaan
  13. Maklumat yang ingin dikeluarkan dalam slip gaji

Langkah 3: Masukkan maklumat asas berkaitan gaji staf

  1. Klik menu Staf > Staf > Pada staf berkenaan, klik button kemaskini > Tab Gaji dan Bank

  2. Masukkan maklumat yang diperlukan
  3. Apabila hendak membuat penyata gaji bulanan (dalam langkah ke-3), maklumat dari sini akan dikeluarkan dan boleh diubah jika perlu.

Langkah 4: Buat penyata gaji bulanan staf

  1. Klik menu Staf > Gaji
  2. Pilih bulan yang dikehendaki
  3. Klik Tambah Rekod bagi staf berkaitan

Selepas butang Tambah Rekod ditekan, semua maklumat asas staf akan dikeluarkan. Jumlah boleh diubah jika perlu dan akhir sekali tekan Hantar untuk keluarkan penyata gaji.

Selepas maklumat pendapatan diisi, boleh tekan butang Kira KWSP/PERKESO/SIP untuk arahkan sistem buat pengiraan pembayaran tersebut secara automatik.

Boleh buat semakan dan perubahan lain jika perlu sebelum tekan butang Hantar untuk simpan data.

Selepas penyata gaji telah dikeluarkan, dua butang lain akan dipaparkan dalam senarai iaitu Papar, Kemaskini dan Padam.

Jika slip gaji dipadam, ia akan cuma memberi kesan kepada bulan yang berkenaan saja (yang dipilih pada masa tersebut). Bulan-bulan lain tidak berubah.

Di bawah ialah contoh slip gaji yang dipaparkan dan boleh dicetak.

*Contoh slip gaji yang dikeluarkan

Penyata gaji yang dikeluarkan boleh dilihat oleh staf yang terlibat menggunakan login masing-masing.

5. Publish Slip Gaji kepada Staf

Sebelum ini, staf akan lihat semua slip gaji sama ada gaji telah disemak atau belum disemak. Dengan adanya fungsi ini, ia akan memudahkan urusan pihak pengurusan gaji untuk menguruskan gaji staf.

Tetapan > Bahagian Staf, pilih Gaji

PENTING: Terdapat dua perkara yang perlu dilakukan:

Enable publish option.

  1. Klik menu Tetapan > bahagian Staf, pilih Gaji
  2. Dibahagian Enable Publish Option, boleh tick dibahagian tersebut (Jika tick, perlu publish dahulu slip gaji untuk benarkan staf lihat slip gaji tersebut)

Set Operasi Pukal kepada Copy PayRoll

  1. Pergi ke menu Staf > Gaji
  2. Sebelum tambah rekod gaji staf, jika mahu copy jumlah gaji yang sama pada bulan sebelum.
  3. Boleh tick nama staf > Operasi Pukal > pilih Copy PayRoll > klik Hantar.
  4. Boleh klik Kemaskini untuk semak jumlah gaji staf.

    Nota Penting!!
    –> Untuk Copy Payroll, perlu ada rekod gaji bulan sebelumnya dahulu.

    Contoh:
    Jika mahu copy payroll untuk Mac, perlu ada rekod gaji pada bulan Februari dahulu.

Set Operasi Pukal kepada publish dan unpublish pada staf yang terlibat.

  1. Pergi ke menu Staf > Gaji
  2. Selepas tick Enable Publish Option, kesemua status gaji akan jadi unpublished.
  3. Boleh tambah rekod gaji staf.
  4. Boleh tick nama staf > Operasi Pukal > pilih Publish > klik Hantar untuk beri akses staf lihat gaji.

______________________________

TERBARU

1. Terdapat penambahan field untuk rekodkan tarikh slip gaji.

Kini, pengurus gaji boleh merekodkan tarikh slip gaji yang dikeluarkan dalam sistem.

2. Setkan notifikasi Mobile App ‘SMAP for Staff’ jika rekod slip gaji baru dikeluarkan

Staf akan terima notifikasi di SMAP for Staff sekiranya slip gaji direkodkan. Cara setkan:
1. Menu Tetapan ⚙️
2. Bahagian staf, pilih Gaji
3. Tick bahagian ‘Aktifkan notifikasi slip gaji’
4. Hantar

Contoh:


3. Gaji Tambahan dan Slip Gabungan

Gaji Tambahan
Boleh tambah rekod gaji selain dari gaji bulanan. Contoh: Bonus, Elaun Lebih Masa dan lain-lain.

*Button Gaji Tambahan [+] akan dipaparkan sekiranya Gaji Bulanan dah di published (Jika guna fungsi ‘enable publish option’)

Untuk tambah rekod Gaji Tambahan:
1. Menu Staf > Gaji
2. Klik button Tambah [+]
3. Isi maklumat
4. Hantar

Slip Gaji Tambahan sahaja
Contoh Slip Gaji Tambahan sahaja

Untuk lihat rekod slip Gaji Tambahan sahaja:
1. Menu Staf > Gaji
2. Tab Gaji Tambahan
3. Klik button Papar

Slip Gabungan

Slip Gaji Gabungan
Contoh Slip Gaji Gabungan

Untuk lihat rekod slip Gaji Gabungan (Gaji Bulanan dan Gaji Tambahan):
1. Menu Staf > Gaji
2. Tab Slip Gabungan
3. Klik button Papar

Nota Penting:
Jika setkan unpublished di Gaji Bulanan, Gaji Tambahan juga akan bertukar status jadi unpublished.