Author Archives: invtr

Pengurusan Cuti

Modul Cuti digunakan oleh staf untuk memohon cuti terus ke dalam sistem. Cuti mempunyai kuota yang telah ditetapkan oleh majikan. Hanya majikan/staf yang ada akses Pengurusan Cuti sahaja boleh set kuota cuti untuk staf. Staf hanya boleh memohon cuti sekiranya kuota cuti diberikan.

Kemudian, setiap majikan telah disetkan sebagai Pelulus Cuti (orang yang meluluskan cuti).

Untuk modul pengurusan cuti ini, ada beberapa langkah yang perlu dilaksanakan:

Set akses kepada Pengurusan Cuti
Tambah Kategori Cuti dan Set kuota default
Kemaskini kuota cuti (Sekiranya perlu)
Set Pelulus Cuti (orang yg meluluskan cuti) bagi setiap pekerja
Permohonan cuti oleh staf
Kelulusan permohonan cuti

1. Set akses kepada Pengurusan Cuti

Akses ini boleh diberikan kepada pengurus sumber manusia atau pengguna yang berkaitan. Akses ini membolehkan pengguna set kuota cuti dan baki bagi semua staf dalam organisasi.

Klik menu Tetapan > Staf
Tick bahagian Pengurusan Cuti/Kehadiran Staf
Tekan butang Hantar

Bagi membuat permohonan cuti, majikan/staf yang ada akses Pengurusan Cuti perlu set kuota cuti untuk staf.

2. Tambah Kategori Cuti baru dan set kuota default

Klik menu Tetapan > Cuti > Tambah Rekod
Isi nama Kategori Cuti dan jumlah kuota default (Default ialah jumlah umum dan akan automatik diset kepada semua staf)
Tekan butang Hantar.
Kategori Baru akan dipaparkan di screen.

Nota: Jika kuota tidak dimasukkan, staf tidak boleh memohon cuti secara online.

3. Kemaskini kuota cuti (Sekiranya perlu)

Klik butang Kemaskini Kuota
Akan ada 3 column iaitu Kuota Cuti, Cuti Diambil, Baki Cuti.
1. Kuota Cuti: Jumlah kuota cuti
2. Cuti Diambil: Jumlah cuti yang pernah diambil
3. Baki Cuti: Jumlah baki cuti yang available. (Automatic Calculate)
Isi jumlah kuota di dalam kotak di bawah column Kuota Cuti bagi staf yang diingini.
Anda juga boleh isi jumlah cuti yang telah diambil oleh staf (off-record in system) di dalam kotak di bawah column Cuti Diambil. Baki Cuti akan dikira secara automatik.
Klik butang hantar.

4. Set Pelulus Cuti (orang yg meluluskan cuti) bagi setiap pekerja

Jika tidak set, pelulus cuti ialah staf yang didaftarkan sebagai “owner”.

Ia boleh diubah di Tetapan > Staf > Kemaskini. Ubah “pelulus cuti” kepada pengguna yang meluluskan cuti bagi staf tersebut.

5. Permohonan Cuti oleh staf

Staf boleh membuat permohonan cuti yang baru dengan login ke sistem dan klik pada menu Cuti > Permohonan Cuti.

Staf juga boleh melihat status cuti yang dipohon dengan klik pada menu Cuti > Senarai Cuti.

6. Kelulusan permohonan cuti

Untuk pelulus cuti, boleh update status permohonan cuti di “senarai permohonan” pada menu Cuti > Senarai Permohonan. Klik Kemaskini untuk update status dan tekan Hantar.

Emel permohonan cuti staf akan diterima oleh pelulus cuti. Pelulus boleh klik link (berwarna biru) yang disertakan di dalam emel, untuk kelulusan permohonan cuti tersebut dan tekan Hantar.

Selain itu, staf yang mempunyai akses Laporan juga boleh keluarkan Laporan Cuti oleh staf. Pergi ke menu Laporan > Cuti. Isikan data yang diperlukan dan diinginkan, kemudian klik Tapis.

Contoh Laporan Cuti:

TERBARU

7. Pengurus cuti rekodkan cuti staf

Kini, staf yang mempunyai akses Pengurusan Cuti / Kehadiran Staf boleh menambah rekod cuti staf.

Contohnya: Organisasi baru menggunakan SMAP pada bulan April, dan nak rekodkan cuti pada bulan-bulan sebelum.

1. Boleh pergi ke menu Staf > Cuti > Klik Tambah Rekod
2. Pilih nama staf > klik Tapis
3. Isikan maklumat
4. Klik Hantar

Cuti yang direkodkan oleh pengurus cuti akan automatik diluluskan dan ditolak dengan baki cuti.

Hanya boleh rekodkan cuti jika staf mempunyai kuota cuti. Jadi pastikan staf mempunyai baki cuti untuk rekodkan cuti.

8. Tetapan Had Minimum Permohonan Cuti

Contohnya, jika had minimum ditetapkan kepada 3 hari, staf hanya boleh memohon cuti sekurang-kurangnya 3 hari sebelum tarikh cuti sebenar.

Menariknya, tetapan ini juga boleh dibuat mengikut kategori cuti tertentu — contohnya Cuti Tahunan atau Cuti Tanpa Gaji.

Cara menggunakan fungsi ini:

1. Menu tetapan ⚙️
2. Bahagian Staf , pilih Cuti
3. Klik button Tetapan
4. Setkan Jumlah Hari dan Kategori Cut i yang terlibat (boleh pilih lebih dari satu ketegori cuti)
5. Hantar

💡Contoh:-
Jumlah Hari = 3
Kategori Cuti = Cuti Tahunan & Cuti Tanpa Gaji

Jadi, staf hanya boleh memohon cuti sekurang-kurangnya 3 hari lebih awal bagi kategori tersebut.

Makluman kepada ibubapa

Sebelum mula menggunakan sistem, kami sarankan satu makluman diberikan kepada ibubapa tentang penggunaan sistem supaya mereka tidak terkejut apabila menerima sms, email atau whatsapp dari sistem berkenaan invois, resit atau notis lambat bayar.

Berikut ialah contoh yang boleh digunakan oleh pihak sekolah (boleh copy dan edit)

Assalamualaikum ibubapa yang dihormati..

PENGGUNAAN SISTEM BERKOMPUTER (SMAP) UNTUK PENGURUSAN YURAN

Bermula bulan hadapan, pihak sekolah akan menggunakan Sistem Maklumat Pelajar (SMAP) bagi pengurusan yuran.

1. Ibubapa akan menerima notis invois setiap bulan sebagai peringatan untuk mula membuat bayaran. Maklumat yuran dan akaun bank ada tercatat dalam invois yang dikeluarkan.

2. Resit pembayaran juga akan dihantar melalui SMS/email atau Whatsapp. Ia boleh dicetak sendiri jika perlu.

3. Invois boleh dibayar secara online melalui gerbang pembayaran toyyibPay dengan caj transaksi sebanyak RM1 per transaksi. Resit pembayaran akan terus dikeluarkan secara automatik oleh sistem jika transaksi berjaya.

4. Sistem akan menghantar notis peringatan kepada ibubapa jika ada yuran tertunggak.

Dengan penggunaan sistem ini diharap ia akan lebih memudahkan kedua-dua belah pihak.

Diharap ibubapa akan terus memberi kerjasama untuk membuat pembayaran yuran tepat masa bagi melancarkan urusan operasi persekolahan.

Terima kasih.

Pengurusan Gaji

Semua owner telah diberikan akses untuk Pengurusan Gaji.

Manakala semua staf boleh akses kepada penyata gaji bulanan masing-masing jika ia telah dikeluarkan. Jika staf tidak boleh akses ke sistem, owner (atau yang mempunyai akses) boleh cetak penyata gaji.

Akses kepada Pengurusan Gaji

Owner/admin boleh memberi akses kepada staf lain (contohnya pengurus) untuk menguruskan gaji jika perlu. Caranya seperti berikut:

Klik Menu Tetapan > Staf > Kemaskini
Tick bahagian Pengurusan Gaji
Tekan butang Hantar

PENTING: Akses “Pengurusan Gaji” boleh akses kepada semua gaji staf. Untuk staf biasa akses ke gaji sendiri, tiada akses spesifik perlu diberikan.

Berikut ialah cara untuk keluarkan slip gaji. Terdapat 3 langkah semuanya. Langkah 1 dan 2 perlu dilakukan biasanya sekali sahaja. Tetapi langkah 3 perlu dilakukan setiap bulan.

Langkah 1: Set kategori Gaji

Digunakan untuk set pecahan gaji staf. Sebagai contoh, KWSP pekerja adalah di bawah jenis Potongan dan sebagainya.

Untuk akses pergi ke menu Tetapan > Kategori Gaji

Jika tiada senarai lagi, boleh klik pautan di bahagian kotak berwarna biru yang bertulis “Klik untuk mulakan dengan senarai standard dari sistem”.

Sistem akan keluarkan senarai standard yang biasanya digunakan oleh kebanyakan organisasi.

Dari situ, lebih banyak pendapatan seperti elaun lebih masa, elaun memasak, potongan cuti tanpa gaji dan sebagainya boleh ditambah dengan klik butang pada ‘Tambah Rekod‘

Masukkan Nama Kategori Gaji dan Jenis.

Pastikan pilih jenis kategori cuti yang betul sama ada Pendapatan/Potongan/Caruman Pekerja/Caruman Majikan.

Langkah 2: Tetapan Gaji

Klik menu Tetapan > Gaji.

Di sini boleh ubah tetapan

Peratus (%) KWSP, PERKESO dan SIP
Pendapatan yang ingin dikecualikan dari pengiraan KWSP, PERKESO dan SIP.
Maklumat yang ingin dikeluarkan dalam slip gaji

Langkah 3: Masukkan maklumat asas berkaitan gaji staf

Klik menu Staf > Staf > Pada staf berkenaan, klik button kemaskini
Masukkan maklumat yang diperlukan
Apabila hendak membuat penyata gaji bulanan (dalam langkah ke-3), maklumat dari sini akan dikeluarkan dan boleh diubah jika perlu.

Langkah 4: Buat penyata gaji bulanan staf

Klik menu Staf > Gaji
Pilih bulan yang dikehendaki
Klik Tambah Rekod bagi staf berkaitan

Selepas butang Tambah Rekod ditekan, semua maklumat asas staf akan dikeluarkan. Jumlah boleh diubah jika perlu dan akhir sekali tekan Hantar untuk keluarkan penyata gaji.

Selepas maklumat pendapatan diisi, boleh tekan butang Kira KWSP/PERKESO/SIP untuk arahkan sistem buat pengiraan pembayaran tersebut secara automatik.

Boleh buat semakan dan perubahan lain jika perlu sebelum tekan butang Hantar untuk simpan data.

Selepas penyata gaji telah dikeluarkan, dua butang lain akan dipaparkan dalam senarai iaitu Papar, Kemaskini dan Padam.

Jika slip gaji dipadam, ia akan cuma memberi kesan kepada bulan yang berkenaan saja (yang dipilih pada masa tersebut). Bulan-bulan lain tidak berubah.

Di bawah ialah contoh slip gaji yang dipaparkan dan boleh dicetak.

*Contoh slip gaji yang dikeluarkan

Penyata gaji yang dikeluarkan boleh dilihat oleh staf yang terlibat menggunakan login masing-masing.

5. Publish Slip Gaji kepada Staf

Sebelum ini, staf akan lihat semua slip gaji sama ada gaji telah disemak atau belum disemak. Dengan adanya fungsi ini, ia akan memudahkan urusan pihak pengurusan gaji untuk menguruskan gaji staf.

Tetapan > Bahagian Staf, pilih Gaji

PENTING: Terdapat dua perkara yang perlu dilakukan:

Enable publish option.

Klik menu Tetapan > bahagian Staf, pilih Gaji
Dibahagian Enable Publish Option, boleh tick dibahagian tersebut (Jika tick, perlu publish dahulu slip gaji untuk benarkan staf lihat slip gaji tersebut)

Set Operasi Pukal kepada Copy PayRoll

Pergi ke menu Staf > Gaji
Sebelum tambah rekod gaji staf, jika mahu copy jumlah gaji yang sama pada bulan sebelum.
Boleh tick nama staf > Operasi Pukal > pilih Copy PayRoll > klik Hantar.
Boleh klik Kemaskini untuk semak jumlah gaji staf.

Nota Penting!!
–> Untuk Copy Payroll, perlu ada rekod gaji bulan sebelumnya dahulu.

Contoh:
Jika mahu copy payroll untuk Mac, perlu ada rekod gaji pada bulan Februari dahulu.

Set Operasi Pukal kepada publish dan unpublish pada staf yang terlibat.

Pergi ke menu Staf > Gaji
Selepas tick Enable Publish Option, kesemua status gaji akan jadi unpublished.
Boleh tambah rekod gaji staf.
Boleh tick nama staf > Operasi Pukal > pilih Publish > klik Hantar untuk beri akses staf lihat gaji.

______________________________

TERBARU

1. Terdapat penambahan field untuk rekodkan tarikh slip gaji.

Kini, pengurus gaji boleh merekodkan tarikh slip gaji yang dikeluarkan dalam sistem.

2. Setkan notifikasi Mobile App ‘SMAP for Staff’ jika rekod slip gaji baru dikeluarkan

Staf akan terima notifikasi di SMAP for Staff sekiranya slip gaji direkodkan. Cara setkan:
1. Menu Tetapan ⚙️
2. Bahagian staf, pilih Gaji
3. Tick bahagian ‘Aktifkan notifikasi slip gaji’
4. Hantar

Contoh:

Setting for email client

Set up email account for client.

Create account using Mail @ Windows10

1.Go to “Mail” at home search.

2. Add account to sign up and choose “Other Account”

3. Fill in email address. eg, [email protected]

4. Set your email name to be display.

5. Set password to your account.

6. Click “Sign In” and “Done”.

7. Email account can be used now.

Create account using gmail apps @ Android devices

1.Go to “Gmail” application in your phone.

2. Click “Add account” and “Other”.

3. Fill in email address. Eg, [email protected] and click “Next”.

4. Type of account choose (IMAP) and fill in password.

5. Click “Next” to proceed.

Create account using “Mail” @ iPhone devices

1. Go to Setting > Password & Account > Add Account.

2. Choose “Other” and “Add Mail Account”.

3. Fill in name of your email. eg, USER ADMIN

4. Fill in email with your full email address. eg, [email protected]

5. Fill in password and description, and create account.

6. Make sure it on “IMAP” tab at the top.

7. Fill in incoming mail server. eg, “mail.example.com”.

8. Fill in username with full email address. eg, [email protected]

9. Fill in outgoing mail server. eg, “mail.example.com”

10. Click “Next”.

11. Enabled mail and click “Save”.

12. Account created.

13. Open “Mail” to start using email.

Tambah icon SMAP di home screen

Nota: Tutorial video di bahagian bawah artikel

Ikon boleh di tambah di telefon pintar anda untuk memudahkan akses terus ke sistem. Cara-caranya adalah seperti di bawah:

Langkah 1: Buka Google Chrome dalam telefon pintar. Buka aplikasi SMAP di https://app.smap.my. Tekan icon 3 dot seperti dalam gambar.

Langkah 2: Pilih “Add to Home Screen”

Langkah 3: Ubah nama lebih pendek. Contohnya – smap.my dan tekan “Add”

Langkah 4: Klik “Add automatically”

Ikon dipaparkan di home screen telefon anda

Boleh rujuk video dibawah

smap.my training

Setiap satu atau 2 bulan sekali, bengkel penggunaan sistem SMAP.MY akan diadakan kepada pengguna baru dan lama.

Bengkel ini ialah bengkel praktikal (hands-on) di mana semua pengguna akan menggunakan laptop dan diterangkan semua fungsi sistem secara terperinci oleh tenaga pengajar.

Berikut ialah sesi bengkel yang telah diadakan di Bangi Gateway, Bandar Baru Bangi, Selangor

23/2/2019

20/4/2019

Roadshow SMAP.MY

Roadshow SMAP.MY adalah jelajah pihak SMAP.MY yang dijalankan di lokasi terpilih seluruh Malaysia.

Ia bertujuan memberi maklumat tentang bagaimana sistem berkomputer dapat membantu pengusaha meningkatkan kecekapan, menjimatkan wang dan seterusnya mempunyai lebih masa untuk perkara yang lebih penting. Terutamanya memberi nilai kepada anak-anak pelajar dan juga mengembangkan lagi perniagaan.

Antara Roadshow yang telah berjaya dilangsungkan adalah di Kemaman, Kuantan, Kuala Terengganu, Subang Jaya, Johor Bahru, Ipoh dan Melaka.

Roadshow akan diteruskan di lokasi lain dan beberapa tempat lain yang belum dimuktamadkan.

Roadshow SMAP.MY ini mengandungi dua agenda yang dikongsikan. Pertama ialah Sistem Preview yang menerangkan tentang kenapa sistem sangat penting dalam perniagaan dan bagaimana sistem ini dapat membantu operasi perniagaan.

Kedua ialah Bengkel Penggunaan Sistem di mana menerangkan lebih detail tentang cara penggunaan fungsi-fungsi yang terdapat dalam sistem.

Antara rakaman Roadshow SMAP.MY yang telah berlangsung:

1.Kemaman, Terengganu

Tarikh: 12/2/2019 (Selasa)
Dengan kerjasama Kelab Guru Tadika Swasta Kemaman (KEDISMA)

2. Kuantan, Pahang

Tarikh: 13/2/2019 (Rabu)
Dengan kerjasama Persatuan Pendidik Awal Kanak-Kanak Pahang

3. Kuala Terengganu

Tarikh: 26/2/2019 (Selasa)
Dengan kerjasama Persatuan Guru Tadika Swasta Negeri Terengganu (PENTAS)

4. Johor Bahru – Bandar Baru Uda

Tarikh: 9/3/2019 (Sabtu)
Dengan kerjasama Persatuan Tadika Berdaftar Negeri Johor

5. Melaka

Tarikh: 12/3/2019 (Selasa)
Dengan kerjasama Persatuan Tadika Swasta Negeri Melaka

6. Ipoh

Tarikh: 27/04/2019 (Sabtu)
Dengan kerjasama Persatuan Taska Perak

7. Johor Bahru – Setia Tropika

Tarikh: 14/07/2019 (Ahad)
Dengan kerjasama Persatuan Tadika Berdaftar Negeri Johor

Terima kasih atas semua yang terlibat. Semoga apa yang dikongsikan bermanfaat dan bagi sesiapa yang menggunakan sistem harap ia betul-betul dapat membantu memudahkan urusan tuan/puan. Semoga kita dapat berjumpa di masa akan datang. In Sha Allah.

Panduan Pembayaran Secara Online

Bayaran oleh ibubapa boleh dilakukan dengan dua cara:

Pembayaran secara online melalui payment gateway (toyyibPay/chip/bizappay).
Pembayaran melalui bank transfer atau tunai (cash).

Video Panduan Pembayaran Secara Online:
1. Bayar melalui aplikasi SMAP App: https://adilo.bigcommand.com/watch/CjZdcPQ7
2. Bayar melalui link invois di email: https://adilo.bigcommand.com/watch/8_zAu1o1

Video cara penggunaan Mobile App SMAP App (parents/pelajar):

Bayaran online melalui payment gateaway toyyibPay (menggunakan Maybank):

Ibu bapa akan mendapat link invois melalui sms/emel/whatsapp, dan perlu klik link tersebut untuk lihat invois.

Klik butang ‘Bayar Online’ seperti gambar dibawah untuk meneruskan pembayaran online. Sistem akan direct ke page payment gateaway. *Untuk setiap transaksi akan dicaj RM1.00.

Tick kotak ‘Pay Full‘ sekiranya ingin membuat bayaran penuh untuk invois tersebut. Atau masukkan jumlah sebahagia yang ingin dibayar didalam kotak yang disediakan.
Sistem akan membuat pengiraan jumlah yang perlu dibayar secara automatik dan paparkan.
Klik butang ‘Pay Online‘.

Contoh pilihan bank: Maybank2u.com

Masukkan username, klik butang ‘Next‘. Masukkan password yang betul, klik butang ‘Login‘.

Pilih akaun bank untuk membuat transaksi, dan klik butang ‘Continue‘.

Tanda bahagian ‘Secure Verification‘ untuk mendapatkan nombor notifikasi didalam app MAE.

Boleh buka app MAE, kemudian pergi ke menu Secure2U jika notifikasi bayaran tidak dipaparkan. Boleh klik ‘Approve‘.

Kemudian boleh pergi ke SMAP semula untuk klik butang ‘I’ve Approved/reject my transaction via Secure2u‘.

Setelah pembayaran berjaya, klik butang ‘Return to Merchant’s Page‘.

Klik butang ‘Return to Merchant’s Page‘ untuk mendapatkan resit bayaran.

Invois akan diupdate dan nombor resit akan di paparkan.

Resit akan dikeluarkan secara automatik setelah selesai membuat pembayaran.

KEMASKINI TERBARU

Bagi method pembayaran menggunakan toyyibpay, kini kebanyakkan bank sudah tidak menggunakan TAC dan akan menggunakan Secure Verification.

1. Panduan menggunakan Maybank Secure2U

https://www.youtube.com/watch?v=KJFKSEka4E4

2. Panduan menggunakan Bank Islam GoSecure

Boleh rujuk artikel berikut : https://blog.smap.my/go-secure/

3. Panduan menggunakan CIMB Octo

Resit adalah dokumen yang dikeluarkan apabila ibubapa telah membayar yuran. Pembayaran boleh dibuat melalui beberapa cara iaitu:
1. Pemindahan Bank (melalui bank transfer)
2. Tunai
3. Deposit Tunai (CDM)
4. Cek
5. Baucar/Kupon
6. Kad Kredit
7. Deposit (wang deposit)
8. Pembayaran Online (melalui payment gateway, toyyibpay atau CHIP atau Bizappay)
9. Pemotongan Gaji

1. Pengeluaran resit secara automatik melalui Payment Gateway

Pembayaran online melalui payment gateway sangat memudahkan organisasi kerana resit tidak perlu dikeluarkan secara manual. Ia dikeluarkan secara automatik daripada sistem.

Butang Bayar Online akan diaktifkan jika organisasi telah mendaftar menggunakan Toyyibpay atau CHIP.

>>Panduan pengeluaran resit secara automatik

2. Pengeluaran resit secara manual

Untuk kaedah pembayaran lain selain pembayaran online, resit hendaklan dikeluarkan secara manual oleh pentadbir sistem.

Video rujukan:

Cara-cara pengeluaran resit manual:

Klik menu Kewangan > Invois
Untuk pencarian khusus, boleh buat tapisan program, kelas atau carian dalam senarai.
Setelah jumpa pelajar/invois yang dikehendaki, dibahagian Operasi boleh Klik butang Bayar
Hanya tanda pada kotak kecil untuk memilih jumlah bayaran yang berkenaan. Sistem akan automatik memaparkan Jumlah mengikut kepada invois yang ditanda.
Dibahagian Jumlah Bayaran Diterima, jika ibu bapa membuat bayaran lebih dari amount invois, boleh masukkan jumlah wang yang diterima.
Isi tarikh bila bayaran dibuat dan pilih cara bayaran.
Muat naik bukti pembayaran jika diperlukan.
Kemudian pilih cara untuk menghantar resit kepada ibu bapa. Sama ada melalui notifikasi SMAP App atau email.
Tekan butang Hantar .
Jika enggan menggunakan notifikasi SMAP App atau email, boleh juga memilih untuk menghantar resit melalui aplikasi Whatsapp. Caranya adalah, setelah memasukkan maklumat cara pembayaran, terus tekan Hantar tanpa menanda email/notifikasi SMAP App.
Resit akan keluar sejurus pembayaran dibuat.
Keterangan resit beserta nombor resit, tarikh dan jumlah akan di paparkan.
Tekan butang Whatsapp utk hantar resit melalui ws kpd ibubapa pelajar.
Klik pada nombor resit utk lihat resit.