Author Archives: invtr

Modul RPA untuk Taska

Cara-cara menggunakan Modul RPA adalah seperti berikut:

Sebelum RPA boleh mula digunakan oleh pendidik, anda perlu menetapkan 3 perkara di dalam sistem iaitu tema, sub-bidang dan templat:


1) TEMA2 UNTUK RPA

Sistem SMAP telah menyediakan 15 tema secara umum. Anda boleh menambah lagi tema atau mengemaskini nama2 tema kepada yang lebih bersesuaian.

1.1) Sila pergi ke menu Tetapan > bahagian Akademik, pilih RPA/RPH Tema
1.2) Klik Tambah Rekod untuk menambah Tema baru
1.3) Klik kemaskini/padam untuk mengemaskini nama atau padam rekod

2) SUB BIDANG RPA

Kami turut menyediakan modul sub bidang bagi bidang2 yang disediakan mengikut silabus Permata.

Anda boleh menambah sub bidang kepada bidang2 sedia ada di dalam sistem.

2.1) Sila pergi ke menu Tetapan > bahagian Akademik, pilih RPA – Sub Bidang
2.2) Klik Tambah Rekod untuk menambah sub bidang baru
2.3) Klik kemaskini/padam untuk mengemaskini nama atau padam rekod

3) TEMPLAT RPA

Pengusaha Taska, Owner ataupun admin perlulah memasukkan rekod-rekod RPA ke dalam Templat RPA. Templat RPA ialah rangka kepada RPA2 yang akan dirujuk dan digunakan oleh pendidik.

3.1) Sila pergi ke menu RPA > Klik butang Templat RPA
3.2) Klik tambah rekod untuk menambah Templat RPA baru
3.3) Isikan maklumat yang diperlukan
3.4) Klik Hantar
3.5) Rekod Templat RPA berjaya disimpan. Boleh mula digunakan oleh pendidik


Admin boleh melihat jumlah berapa kali Templat RPA digunakan dan siapa yang menggunakannya. Sila klik pada figure atau jumlah nombor di dalam kolum Jumlah Digunakan.

CARA-CARA MENGGUNAKAN MODUL RPA OLEH PENDIDIK

1) Sila pergi ke menu RPA > Klik RPA Templat
2) Buat tapisan mengikut Tema, Bidang atau Umur berdasarkan keperluan
3) Klik button “Guna” di Templat RPA yang diingini
4) Boleh isikan maklumat seperti tarikh digunakan, bilangan pelajar, refleksi dan lain-lain
5) Boleh isikan 3 lampiran untuk rujukan RPA yang dibuat (TERBARU)
6) Klik hantar untuk simpan rekod RPA
7) Pendidik juga boleh mengemaskini rekod RPA mereka selepas melaksanakan aktiviti
8) Sila pergi ke menu RPA > dan klik kemaskini.
9) RPA juga boleh dicetak, sila klik pada Tajuk RPA anda.

Fungsi Semakan bagi Modul RPA

Staf yang mempunyai akses Pengurusan Akademik boleh membuat semakan dan memberikan ulasan di RPA yang telah dibuat oleh pendidik. Bagi RPA yang telah disemak, status mereka akan berubah kepada telah disemak.

Selain itu, Staf yang mempunyai akses ini juga akan dapat melihat senarai semua RPA oleh pendidik taska di menu RPA.

Ulasan dan maklumat semakan ini akan dipaparkan di borang RPA dan juga di paparan cetakan RPA.

1) Untuk menambah akses Pengurusan Akademik, sila pergi ke menu tetapan > staf > kemaskini.


2) Untuk membuat semakan, pergi ke menu RPA > Klik button Semak.


Selain itu kami juga telah menambah fungsi tapisan (filter) mengikut staf dan organisasi di Menu Templat RPA. Dan juga fungsi tapisan mengikut bulan dan staf di menu RPA.

Pihak SMAP.MY akan menambah baik modul ini secara berkala. Jika terdapat sebarang cadangan penambahbaikan, boleh hubungi kami di group whatsapp support. Terima Kasih.

Modul Perbelanjaan

Perbelanjaan merujuk kepada semua kos yang digunakan oleh organisasi seperti sewa, bil utiliti, bahan kebersihan dan bahan bantu mengajar.

  1. Tambah kategori perbelanjaan di menu Tetapan > bahagian Kewangan, pilih Kategori Perbelanjaan.

Sistem akan automatik load 6 kategori perbelanjaan. Iaitu:

  1. Gaji dan Upah
  2. Sewa
  3. Perjalanan & Pengangkutan
  4. Pembaikan & Penyelenggaran
  5. Promosi & Iklan
  6. Perbelanjaan Lain-lain

**Klik button Tambah Rekod sekiranya mahu tambah kategori perbelanjaan yang lain.

2. Set Kategori Perbelanjaan bagi Gaji. (Jika menggunakan modul Gaji di dalam SMAP)

1. Pergi ke menu Tetapan > bahagian Staf, pilih Gaji
2. Kemudian boleh pilih kategori perbelanjaan bagi pembayaran gaji.

    3. Boleh mula merekodkan perbelanjaan. Cara untuk rekodkan perbelanjaan:

    1. Pergi ke Menu Kewangan > Perbelanjaan.
    2. Klik Tambah Rekod.


    3. Pilih kategori perbelanjaan > Isikan keterangan, jumlah dan lain2 > Klik Hantar


    4. Boleh Klik PV ataupun No Baucar utk melihat slip.


    5. Boleh save as PDF. Caranya Right-click > Print > Destination (Pilih save as PDF)

    Boleh semak Laporan Perbelanjaan atau Laporan Untung/Rugi di menu Laporan

    • Laporan Perbelanjaan akan menyenaraikan rekod perbelanjaan mengikut tarikh atau kategori
    • Laporan Untung/Rugi akan auto calculate berdasarkan rekod invois dan perbelanjaan dlm sistem.

    Daftar program tahun depan bagi pelajar sedia ada oleh ibu bapa secara online

    Cara paling mudah dan digalakkan untuk memindahkan pelajar ke tahun hadapan ialah dengan menggunakan operasi pukal. (rujuk artikel ini). Ini perlu dibuat oleh staf setelah ibu bapa memberitahu akan sambung program untuk tahun hadapan.

    Atas permintaan, satu lagi pilihan diberikan untuk pendaftaran dibuat oleh ibu bapa (bagi pelajar sedia ada) secara online.

    Berikut ialah cara untuk membuat pendaftaran program tahun hadapan oleh ibu bapa.

    1. Dapatkan link kemaskini dalam Tetapan > Pelajar > Borang Pendaftaran

    Nota: Kemaskini online tidak perlu dibuka jika tidak mahu ibu bapa membuat kemaskini data pelajar. Ada beberapa kes yang kami terima, data yang dikemaskini oleh ibu bapa tidak lengkap atau tersilap.

    Contohnya nama anak ditukar kepada nama ibu atau bapa. Ini kemungkinan disebabkan oleh “auto fill” feature dalam internet browser.

    Boleh set untuk buka kemaskini online dalam beberapa tempoh tertentu. Set Kemaskini Online kepada Buka, dan boleh setkan tarikh.

    2. Berikan link kemaskini di atas

    Berikut ialah langkah yang perlu diambil oleh ibu bapa

    1. Masukkan atau klik link yang diberi
    2. Masukkan nombor telefon yang didaftarkan
    3. Tekan butang program di sebelah kanan nama anak yang hendak didaftarkan
    4. Tekan butang “Daftar Program Baru”
    5. Masukkan sesi dan program dan tekan butang “Hantar”
    6. Mesej “Rekod telah disimpan” akan dipaparkan jika pendaftaran berjaya

    Satu e-mel akan dihantar kepada organisasi untuk setiap pendaftaran program yang berjaya.

    3. Kemaskini dari Mobile App SMAP for Parents

    Jika sudah set buka untuk Kemaskini Online, ibu bapa juga boleh kemaskini maklumat melalui mobile app SMAP for Parents.

    Boleh klik bahagian Programs untuk tambah program tahun hadapan.

    Sekian makluman.

    Modul Kehadiran PELAJAR dan Kod QR

    Video rujukan bagi cara rekodkan kehadiran pelajar menggunakan mobile app SMAP for Staff.


    2 Langkah untuk mula gunakan modul kehadiran pelajar:

    1. Cetak Senarai Kod QR Pelajar

    Kod QR diperlukan untuk staf imbas (scan) dan rekodkan kehadiran pelajar.

    Pergi ke menu Laporan > klik Kod QR Kehadiran Pelajar. Anda boleh membuat tapisan untuk melihat senarai Kod QR mengikut program, kelas atau tag pelajar. Untuk lihat kod QR dalam bentuk kad, ubah tapisan Laman kepada “Kad”.

    Untuk cetak kod QR, anda boleh scroll kebawah dan klik button Print. Kod QR dalam bentuk “Kad” sesuai jika ingin dijadikan lanyard pelajar.

    Manakala, jika anda memilih tapisan Laman sebagai “Senarai”, anda akan lihat paparan seperti dibawah. Boleh juga cetak seperti biasa.

    kod QR dalam paparan laman “Senarai”

    Selesai perihal Kod QR, sekarang anda boleh mula rekodkan waktu kehadiran pelajar. Berikut ialah langkah seterusnya:

    2. Rekodkan Kehadiran dan *Suhu Pelajar Ketika Masuk, Rehat dan Balik

    *Jika organisasi anda tidak perlu rekodkan suhu, sila beritahu pihak SMAP untuk tutup fungsi.

    Untuk rekodkan kehadiran pelajar, anda perlu gunakan pengimbas (scanner) didalam mobile app SMAP for Staf. Klik pada icon Student Attendance.

    Pilih sama ada ingin gunakan Front Cam atau Back Cam dan mula imbas kod QR pelajar untuk sistem rekodkan kehadiran. Senarai waktu beserta nama pelajar akan keluar pada paparan yang sama seperti contoh dibawah:

    Perlu pilih mahu rekodkan waktu masuk/rehat/keluar (in/break/out).

    Scanner akan dikeluarkan berulang kali untuk anda teruskan proses mengambil kehadiran. Boleh back atau tutup jika tidak diperlukan.

    ——————– INFO TAMBAHAN ——————–

    Lihat Laporan Kehadiran Pelajar Didalam Sistem SMAP

    1. Login ke dalam sistem dan pergi ke menu Kehadiran.
    2. Anda akan dapat lihat senarai rekod kehadiran pelajar.
    3. Gunakan fungsi tapisan untuk lihat senarai mengikut program, kelas atau tag. Boleh juga filter mengikut tarikh pembelajaran untuk lihat rekod kehadiran yang lepas.

    4. Jika ingin kemaskini rekod waktu kehadiran, boleh klik button Masuk atau Keluar. Klik icon dustbin jika ingin padam rekod.

    5. Jika pelajar tidak hadir dan anda ingin letakkan catatan, boleh klik button Tidak Hadir.
    6. Boleh setkan Tetapan Paparan Kad QR Pelajar
      a. Laporan > Kod QR Kehadiran Pelajar
      b. Tapis (Laman = Senarai)
      c. Button Tetapan Paparan Kad
      d. Tick item yang mahu dipaparkan pada Kad QR Pelajar > Hantar



      Contoh paparan Kad QR Pelajar:

    Sebarang persoalan boleh diajukan kepada kami di dalam group WhatsApp masing-masing.
    Sekian terima kasih.

    Tambah Program Baru kepada Pelajar

    Video Rujukan Tambah Program Pelajar (Pukal):  https://adilo.bigcommand.com/watch/wDaTKW89

    Tambah program boleh dilakukan untuk situasi:
    1. Pelajar ambil lebih daripada 1 program. Contohnya ambil program 6 TAHUN dan TRANSIT.
    2. Pelajar sambung pembelajaran untuk sesi seterusnya. Contoh pelajar sesi 2025 sambung ke sesi 2026.

    Fungsi tambah program boleh dibuat secara individu atau secara pukal (in bulk). Rujuk caranya dibawah.

    Tambah Program Secara Individu

    1. Menu Pelajar > Pelajar.
    2. Pada rekod nama pelajar > dibahagian Operasi, klik button ‘Program’ (warna biru).

    3. Di page urus program, klik button ‘Tambah Rekod’.

    4. Setkan Sesi, Program, Kelas (optional) dan Yuran Bulanan pelajar > klik button Hantar untuk simpan.
    *Jika ingin daftarkan pelajar ke sesi tahun depan, boleh ubah sesi. Contoh dari 2025 ke 2026, pilih sesi 2026.

    Tambah Program Secara Pukal (Bulk)

    1. Menu Pelajar > Pelajar. Tapis senarai pelajar untuk memudahkan pilih nama pelajar (jika perlu).
    2. Tekan checkbox disebelah kiri nama pelajar. (pelajar yang terlibat untuk tambah program)
    3. Pada operasi pukal, pilih ‘Tambah Program’ > klik button Hantar

    2. Masukkan maklumat tahun dan program yang bakal diambil.
    *Jika ingin daftarkan pelajar ke sesi tahun depan, boleh ubah sesi. Contoh dari 2025 ke 2026, pilih sesi 2026.

    VIDEO TUTORIAL :

    Cara untuk tambah program pelajar secara pukal : https://adilo.bigcommand.com/watch/wDaTKW89

    Borang Pendaftaran Online

    Video Rujukan Setup Borang Pendaftaran Online: https://adilo.bigcommand.com/watch/mzpHnwXo

    Borang pendaftaran online ialah satu fungsi yang disediakan bagi memudahkan proses pendaftaran pelajar ke organisasi. Link boleh diberikan kepada ibu bapa, dan rekod akan terus masuk kedalam sistem.

    Borang pendaftaran online hanya digunakan untuk pendaftaran pelajar baru sahaja. Bermaksud pelajar belum pernah mendaftar didalam organisasi.

    Sebelum berikan link borang, pihak organisasi perlu tetapkan dahulu ruang yang ibu bapa perlu isi semasa mendaftar.

    Cara Tetapkan Borang Pendaftaran

    1. Pergi ke menu Tetapan > bahagian Pelajar > klik Borang Pendaftaran.

    2. Link pendaftaran online (semua cawangan), jika berikan kepada ibu bapa, mereka perlu pilih ingin daftarkan anak ke cawangan mana. Sesuai digunakan jika ada lebih daripada 1 cawangan organisasi.
    *berikan link pendaftaran kepada pelajar baharu sahaja. pelajar sedia ada perlu gunakan link kemaskini. rujuk langkah ke-6.

    contoh paparan link pendaftaran online (semua cawangan). ibu bapa akan pilih cawangan dahulu

    3. Link pendaftaran online (cawangan ini sahaja) pula akan terus bawa ibu bapa ke borang pendaftaran spesifik cawangan atau 1 cawangan sahaja.

    contoh paparan link pendaftaran online (cawangan ini sahaja)

    4. Set Buka Untuk Pendaftaran. Klik ‘Buka’ jika pendaftaran masih dibuka, atau ‘Tutup’ jika sebaliknya.

    5. Set Tempoh kemaskini pendaftaran: Masukkan bilangan hari yang parents boleh sambung atau kemaskini borang pendaftaran (sekiranya belum hantar borang pendaftaran)
    *Link untuk sambung atau kemaskini borang akan dihantar ke email yang dimasukkan di ruangan ‘Info Asas’.

    6. Set Perlu Kelulusan. Klik ‘Ya’ jika ingin tapis dahulu permohonan pendaftaran pelajar sebelum terima kemasukan, atau klik ‘Tidak’ jika tidak perlukan tapisan.

    Jika klik ‘Ya’, anda boleh pilih sama ada ingin set yuran semasa pendaftaran atau tidak.
    – Jika ingin set yuran semasa pendaftaran, boleh set item, letakkan jumlah yuran semasa pendaftaran dan juga keterangan (keterangan invois).
    – Jika tidak mahu set yuran pendaftaran, boleh biarkan kosong sahaja.

    7. Link untuk kemaskini online diberikan kepada ibu bapa untuk mereka kemaskini (update) maklumat anak, termasuk untuk daftar ke tahun seterusnya (contoh pelajar tahun 2025 yang ingin sambung ke tahun 2026).
    *pelajar sedia ada yang sambung sesi akademik pada tahun seterusnya, tidak perlu daftar baru. hanya kemaskini dan tambah program sahaja.

    8. Pada ruangan Nota Umum, Syarat dan Terma serta Mesej Selepas Pendaftaran, boleh letakkan ayat yang bersesuaian untuk dipaparkan pada borang pendaftaran yang ibu bapa akan lihat.

    9. Set Tahun Pendaftaran borang pendaftaran.

    10. Pada ruangan Terima catatan dari Ibu bapa/Pelajar, pilih ‘Papar’ atau ‘Mandatori’ untuk ibu bapa isikan maklumat catatan.
    Papar = Ibu bapa boleh teruskan dengan pendaftaran jika tidak isi.
    Mandatori = Ibu bapa tidak boleh teruskan pendaftaran jika ruangan tidak diisi.

    11. Lakukan yang sama pada ruangan-ruangan seterusnya seperti Maklumat Pelajar, Maklumat Kesihatan, Maklumat Adik-Beradik dan lain-lain. Boleh biarkan kosong jika ruangan tidak diperlukan semasa pendaftaran.

    12. Pada ruangan Dokumen, klik button Tambah Dokumen untuk tambah rekod. Letakkan nama dokumen yang ingin ibu bapa muatnaik semasa isi borang pendaftaran online. Kemudian set Papar atau Mandatori.

    13. Klik button Hantar untuk simpan tetapan yang telah dibuat.

    Selesai setkan tetapan, anda boleh berikan link ATAU kod QR kepada ibubapa untuk buat pendaftaran atau pengemaskinian.

    button biru untuk link dan button hijau untuk kod QR

    Organisasi akan dapat notis melalui email organisasi setiap kali ada pendaftaran pelajar melalui borang.

    Cara Luluskan Pendaftaran Pelajar bagi Pemohon Baru

    1. Pergi ke Menu Pelajar > Permohonan
    2. Anda boleh menapis (filter) senarai pelajar mengikut kategori
      • Menunggu Kelulusan
      • Lulus
      • Tidak Diterima
      • Belum Selesai
    3. Lihat senarai Menunggu Kelulusan
    4. Klik Lulus untuk meluluskan permohonan. Selepas diluluskan, nama pemohon akan didaftar masuk ke dalam senarai nama pelajar di menu Pelajar
    5. Klik Tidak Lulus untuk membatalkan permohonan. Pemohon tidak akan didaftarkan sebagai pelajar di dalam sistem.

    ——————- PENAMBAHBAIKAN SISTEM ——————–

    Dah boleh tambah maklumat tambahan selain dari pilihan maklumat yang dikeluarkan di tetapan borang pendaftaran

    Cara tambah maklumat tambahan:

    1. Menu Tetapan ⚙️
    2. Bahagian pelajar, pilih Borang Pendaftaran
    3. Klik butang ‘Field Tambahan’

    4. Masukkan maklumat Bahagian, Field Tambahan (Nama maklumat yang ingin ditambah. Contoh: Saiz Baju), Jenis dan setkan sama ada mahu Mandatori kan atau tak (Jika set Ya, maklumat wajib diisi. Jika set Tidak, maklumat tak wajib diisi)

    Maklumat tambahan:

    📌 Untuk Jenis:

    a. Teks: Boleh masukkan teks atau nombor
    b. Tarikh: Hanya boleh masukkan tarikh sahaja
    c. Pilihan Tunggal: Hanya boleh pilih 1 sahaja dari pilihan-pilihan yang ada
    d. Pilihan Pelbagai: Boleh pilih lebih dari 1 dari pilihan-pilihan yang ada

    5. Klik butang Hantar untuk save.

    Panduan untuk menetapkan program dan kelas

    Terdapat sedikit kekeliruan tentang perbezaan program dan kelas. Apa yang sepatutnya dimasukkan sebagai program, dan apa pula untuk dimasukkan sebagai kelas.

    Bagi institusi yang kecil, ia tidak menjadi masalah. Malah kelas tak perlu digunakan pun. Hanya gunakan program untuk buat kumpulan pelajar. Tetapi bagi institusi yang lebih besar, satu tahap klasifikasi diperlukan untuk memudahkan pengurusan.

    Berikut ialah penerangan yang mungkin boleh membantu.

    PROGRAM

    Program didaftarkan mengikut nama yang umum diketahui oleh ibu bapa

    Program akan dipaparkan di borang pendaftaran online. Boleh dimasukkan keterangan tentang program seperti yuran bulanan program, masa dan tempat untuk program.

    A. Cara untuk tambah program:

    1. Boleh pergi ke tetapan > bahagian pelajar > klik program.
    2. Klik butang tambah rekod.
    3. Masukkan nama program, keterangan dan yuran bulanan.
    4. Klik butang hantar.

    B. Contoh Program mengikut Jenis Institusi:

    1. Sekolah (Taska / Tadika / Sekolah Rendah & Menengah)
      • Taska/Tadika: Playground, Half Day, Full Day
      • Sekolah Rendah/Menengah: Darjah 1 – Darjah 6, Tingkatan 1 – Tingkatan 5
    2. Pusat Tuisyen
      • Sekolah Menengah: Tingkatan 5, Tingkatan 3
      • Sekolah Rendah: Year 1, Year 6
    3. Pusat Pengajian
      • Iqra’ 1 – 6
      • Al-Quran Tahap 1, Tahap 2

    KELAS

    Kelas pula digunakan untuk memudahkan membahagi kumpulan pelajar bagi urusan pengurusan dalaman institusi.

    Cara untuk tambah kelas:

    1. Boleh pergi ke tetapan > bahagian pelajar > klik kelas.
    2. Klik butang tambah rekod.
    3. Masukkan nama kelas.
    4. Pilih program yang berkaitan untuk dipaut kepada kelas tersebut.
    5. Klik butang hantar.

    Cara untuk tambah kelas pada pelajar:

    1. Menu Pelajar > Pelajar
    2. Tapis Program > Tick box sebelah kiri nama pelajar 
    3. Operasi pukal, pilih Tambah Kelas
    4. Isi maklumat > Hantar

    Nota: Kelas tidak akan dipaparkan dalam borang pendaftaran online dan tidak boleh dipilih oleh ibu bapa.

    Kelas adalah pilihan (optional) dan tidak wajib dimasukkan ke dalam sistem. Namun, program adalah wajib dalam sistem.

    KEMASKINI SISTEM

    Kelas kini tidak lagi dikaitkan secara terus dengan program seperti sebelum ini. Untuk mendaftar kelas, tak perlu pilih program.

    CONTOH

    Boleh rujuk 2 cara berbeza penggunaan kelas dalam contoh di bawah.

    Contoh 1: satu program ada beberapa kelas – Untuk program 6 tahun terdapat 2 kelas iaitu kelas 6 Bijak dan 6 Pandai

    Contoh 2: satu kelas ada beberapa program – Untuk kelas Junior terdapat pelajar dari program 4 tahun dan 5 tahun

    Pengurusan Cuti

    Modul Cuti digunakan oleh staf untuk memohon cuti terus ke dalam sistem. Cuti mempunyai kuota yang telah ditetapkan oleh majikan. Hanya majikan/staf yang ada akses Pengurusan Cuti sahaja boleh set kuota cuti untuk staf. Staf hanya boleh memohon cuti sekiranya kuota cuti diberikan.

    Kemudian, setiap majikan telah disetkan sebagai Pelulus Cuti (orang yang meluluskan cuti).

    Untuk modul pengurusan cuti ini, ada beberapa langkah yang perlu dilaksanakan:

    1. Set akses kepada Pengurusan Cuti
    2. Tambah Kategori Cuti dan Set kuota default
    3. Kemaskini kuota cuti (Sekiranya perlu)
    4. Set Pelulus Cuti (orang yg meluluskan cuti) bagi setiap pekerja
    5. Permohonan cuti oleh staf
    6. Kelulusan permohonan cuti

    1. Set akses kepada Pengurusan Cuti

    Akses ini boleh diberikan kepada pengurus sumber manusia atau pengguna yang berkaitan. Akses ini membolehkan pengguna set kuota cuti dan baki bagi semua staf dalam organisasi.

    1. Klik menu Tetapan > Staf
    2. Tick bahagian Pengurusan Cuti/Kehadiran Staf
    3. Tekan butang Hantar

    Bagi membuat permohonan cuti, majikan/staf yang ada akses Pengurusan Cuti perlu set kuota cuti untuk staf.

    2. Tambah Kategori Cuti baru dan set kuota default

    1. Klik menu Tetapan > Cuti > Tambah Rekod
    2. Isi nama Kategori Cuti dan jumlah kuota default (Default ialah jumlah umum dan akan automatik diset kepada semua staf)
    3. Tekan butang Hantar.
    4. Kategori Baru akan dipaparkan di screen.

    Nota: Jika kuota tidak dimasukkan, staf tidak boleh memohon cuti secara online.

    3. Kemaskini kuota cuti (Sekiranya perlu)

    1. Klik butang Kemaskini Kuota
    2. Akan ada 3 column iaitu Kuota Cuti, Cuti Diambil, Baki Cuti.
      1. Kuota Cuti: Jumlah kuota cuti
      2. Cuti Diambil: Jumlah cuti yang pernah diambil
      3. Baki Cuti: Jumlah baki cuti yang available. (Automatic Calculate)
    3. Isi jumlah kuota di dalam kotak di bawah column Kuota Cuti bagi staf yang diingini.
    4. Anda juga boleh isi jumlah cuti yang telah diambil oleh staf (off-record in system) di dalam kotak di bawah column Cuti Diambil. Baki Cuti akan dikira secara automatik.
    5. Klik butang hantar.

    4. Set Pelulus Cuti (orang yg meluluskan cuti) bagi setiap pekerja

    Jika tidak set, pelulus cuti ialah staf yang didaftarkan sebagai “owner”. 

    Ia boleh diubah di Tetapan > Staf > Kemaskini. Ubah “pelulus cuti” kepada pengguna yang meluluskan cuti bagi staf tersebut.

    5. Permohonan Cuti oleh staf

    Staf boleh membuat permohonan cuti yang baru dengan login ke sistem dan klik pada menu Cuti > Permohonan Cuti.

    Staf juga boleh melihat status cuti yang dipohon dengan klik pada menu Cuti > Senarai Cuti.

    6. Kelulusan permohonan cuti

    Untuk pelulus cuti, boleh update status permohonan cuti di “senarai permohonan” pada menu Cuti > Senarai Permohonan. Klik Kemaskini untuk update status dan tekan Hantar.

    Emel permohonan cuti staf akan diterima oleh pelulus cuti. Pelulus boleh klik link (berwarna biru) yang disertakan di dalam emel, untuk kelulusan permohonan cuti tersebut dan tekan Hantar.

    Selain itu, staf yang mempunyai akses Laporan juga boleh keluarkan Laporan Cuti oleh staf. Pergi ke menu Laporan > Cuti. Isikan data yang diperlukan dan diinginkan, kemudian klik Tapis.

    Contoh Laporan Cuti:

    TERBARU

    7. Pengurus cuti rekodkan cuti staf

    Kini, staf yang mempunyai akses Pengurusan Cuti / Kehadiran Staf boleh menambah rekod cuti staf.

    Contohnya: Organisasi baru menggunakan SMAP pada bulan April, dan nak rekodkan cuti pada bulan-bulan sebelum.

    1. Boleh pergi ke menu Staf > Cuti > Klik Tambah Rekod
    2. Pilih nama staf > klik Tapis
    3. Isikan maklumat
    4. Klik Hantar

    Cuti yang direkodkan oleh pengurus cuti akan automatik diluluskan dan ditolak dengan baki cuti.

    Hanya boleh rekodkan cuti jika staf mempunyai kuota cuti. Jadi pastikan staf mempunyai baki cuti untuk rekodkan cuti.

    8. Tetapan Had Minimum Permohonan Cuti

    Contohnya, jika had minimum ditetapkan kepada 3 hari, staf hanya boleh memohon cuti sekurang-kurangnya 3 hari sebelum tarikh cuti sebenar.

    Menariknya, tetapan ini juga boleh dibuat mengikut kategori cuti tertentu — contohnya Cuti Tahunan atau Cuti Tanpa Gaji.

    Cara menggunakan fungsi ini:

    1. Menu tetapan ⚙️
    2. Bahagian Staf , pilih Cuti
    3. Klik button Tetapan
    4. Setkan Jumlah Hari dan Kategori Cut i yang terlibat (boleh pilih lebih dari satu ketegori cuti)
    5. Hantar

    💡Contoh:-
    Jumlah Hari = 3
    Kategori Cuti = Cuti Tahunan & Cuti Tanpa Gaji

    Jadi, staf hanya boleh memohon cuti sekurang-kurangnya 3 hari lebih awal bagi kategori tersebut.

    Pengurusan Gaji

    Semua owner telah diberikan akses untuk Pengurusan Gaji.

    Manakala semua staf boleh akses kepada penyata gaji bulanan masing-masing jika ia telah dikeluarkan. Jika staf tidak boleh akses ke sistem, owner (atau yang mempunyai akses) boleh cetak penyata gaji.

    Akses kepada Pengurusan Gaji

    Owner/admin boleh memberi akses kepada staf lain (contohnya pengurus) untuk menguruskan gaji jika perlu. Caranya seperti berikut:

    1. Klik Menu Tetapan > Staf > Kemaskini
    2. Tick bahagian Pengurusan Gaji
    3. Tekan butang Hantar

    PENTING: Akses “Pengurusan Gaji” boleh akses kepada semua gaji staf. Untuk staf biasa akses ke gaji sendiri, tiada akses spesifik perlu diberikan.

    Berikut ialah cara untuk keluarkan slip gaji. Terdapat 3 langkah semuanya. Langkah 1 dan 2 perlu dilakukan biasanya sekali sahaja. Tetapi langkah 3 perlu dilakukan setiap bulan.

    Langkah 1: Set kategori Gaji

    Digunakan untuk set pecahan gaji staf. Sebagai contoh, KWSP pekerja adalah di bawah jenis Potongan dan sebagainya.

    Untuk akses pergi ke menu Tetapan > Kategori Gaji

    Jika tiada senarai lagi, boleh klik pautan di bahagian kotak berwarna biru yang bertulis “Klik untuk mulakan dengan senarai standard dari sistem”.

    Sistem akan keluarkan senarai standard yang biasanya digunakan oleh kebanyakan organisasi.

    Dari situ, lebih banyak pendapatan seperti elaun lebih masa, elaun memasak, potongan cuti tanpa gaji dan sebagainya boleh ditambah dengan klik butang pada ‘Tambah Rekod‘

    Masukkan Nama Kategori Gaji dan Jenis.

    Pastikan pilih jenis kategori cuti yang betul sama ada Pendapatan/Potongan/Caruman Pekerja/Caruman Majikan.

    Langkah 2: Tetapan Gaji

    Klik menu Tetapan > Gaji.

    Di sini boleh ubah tetapan

    1. Peratus (%) KWSP, PERKESO dan SIP
    2. Pendapatan yang ingin dikecualikan dari pengiraan KWSP, PERKESO dan SIP.
    3. Maklumat yang ingin dikeluarkan dalam slip gaji

    Langkah 3: Masukkan maklumat asas berkaitan gaji staf

    1. Klik menu Staf > Staf > Pada staf berkenaan, klik button kemaskini

    2. Masukkan maklumat yang diperlukan
    3. Apabila hendak membuat penyata gaji bulanan (dalam langkah ke-3), maklumat dari sini akan dikeluarkan dan boleh diubah jika perlu.

    Langkah 4: Buat penyata gaji bulanan staf

    1. Klik menu Staf > Gaji
    2. Pilih bulan yang dikehendaki
    3. Klik Tambah Rekod bagi staf berkaitan

    Selepas butang Tambah Rekod ditekan, semua maklumat asas staf akan dikeluarkan. Jumlah boleh diubah jika perlu dan akhir sekali tekan Hantar untuk keluarkan penyata gaji.

    Selepas maklumat pendapatan diisi, boleh tekan butang Kira KWSP/PERKESO/SIP untuk arahkan sistem buat pengiraan pembayaran tersebut secara automatik.

    Boleh buat semakan dan perubahan lain jika perlu sebelum tekan butang Hantar untuk simpan data.

    Selepas penyata gaji telah dikeluarkan, dua butang lain akan dipaparkan dalam senarai iaitu Papar, Kemaskini dan Padam.

    Jika slip gaji dipadam, ia akan cuma memberi kesan kepada bulan yang berkenaan saja (yang dipilih pada masa tersebut). Bulan-bulan lain tidak berubah.

    Di bawah ialah contoh slip gaji yang dipaparkan dan boleh dicetak.

    *Contoh slip gaji yang dikeluarkan

    Penyata gaji yang dikeluarkan boleh dilihat oleh staf yang terlibat menggunakan login masing-masing.

    5. Publish Slip Gaji kepada Staf

    Sebelum ini, staf akan lihat semua slip gaji sama ada gaji telah disemak atau belum disemak. Dengan adanya fungsi ini, ia akan memudahkan urusan pihak pengurusan gaji untuk menguruskan gaji staf.

    Tetapan > Bahagian Staf, pilih Gaji

    PENTING: Terdapat dua perkara yang perlu dilakukan:

    Enable publish option.

    1. Klik menu Tetapan > bahagian Staf, pilih Gaji
    2. Dibahagian Enable Publish Option, boleh tick dibahagian tersebut (Jika tick, perlu publish dahulu slip gaji untuk benarkan staf lihat slip gaji tersebut)

    Set Operasi Pukal kepada Copy PayRoll

    1. Pergi ke menu Staf > Gaji
    2. Sebelum tambah rekod gaji staf, jika mahu copy jumlah gaji yang sama pada bulan sebelum.
    3. Boleh tick nama staf > Operasi Pukal > pilih Copy PayRoll > klik Hantar.
    4. Boleh klik Kemaskini untuk semak jumlah gaji staf.

      Nota Penting!!
      –> Untuk Copy Payroll, perlu ada rekod gaji bulan sebelumnya dahulu.

      Contoh:
      Jika mahu copy payroll untuk Mac, perlu ada rekod gaji pada bulan Februari dahulu.

    Set Operasi Pukal kepada publish dan unpublish pada staf yang terlibat.

    1. Pergi ke menu Staf > Gaji
    2. Selepas tick Enable Publish Option, kesemua status gaji akan jadi unpublished.
    3. Boleh tambah rekod gaji staf.
    4. Boleh tick nama staf > Operasi Pukal > pilih Publish > klik Hantar untuk beri akses staf lihat gaji.

    ______________________________

    TERBARU

    1. Terdapat penambahan field untuk rekodkan tarikh slip gaji.

      Kini, pengurus gaji boleh merekodkan tarikh slip gaji yang dikeluarkan dalam sistem.

      2. Setkan notifikasi Mobile App ‘SMAP for Staff’ jika rekod slip gaji baru dikeluarkan

      Staf akan terima notifikasi di SMAP for Staff sekiranya slip gaji direkodkan. Cara setkan:
      1. Menu Tetapan ⚙️
      2. Bahagian staf, pilih Gaji
      3. Tick bahagian ‘Aktifkan notifikasi slip gaji’
      4. Hantar

      Contoh:

      Tambah icon SMAP di home screen

      Nota: Tutorial video di bahagian bawah artikel

      Ikon boleh di tambah di telefon pintar anda untuk memudahkan akses terus ke sistem. Cara-caranya adalah seperti di bawah:

      Langkah 1: Buka Google Chrome dalam telefon pintar. Buka aplikasi SMAP di https://app.smap.my. Tekan icon 3 dot seperti dalam gambar.

      Langkah 2: Pilih “Add to Home Screen”

      Langkah 3: Ubah nama lebih pendek. Contohnya – smap.my dan tekan “Add”

      Langkah 4: Klik “Add automatically”

      Ikon dipaparkan di home screen telefon anda

      Boleh rujuk video dibawah