Sebelum ini, pengiraan cuti tanpa gaji perlu dilakukan secara manual, di mana pengurus gaji perlu mengira cuti tanpa gaji yang digunakan staf.
Dengan fungsi ini, pengiraan dapat dilakukan secara automatik dengan hanya menekan butang “Kira” semasa rekod gaji. Pengiraan ini akan diambil dari kategori cuti tanpa gaji yang telah digunakan dan terus dikira dalam gaji yang direkodkan dalam sistem.
Cara menggunakan fungsi ini:
MENAMBAH KATEGORI GAJI & KATEGORI CUTI TANPA GAJI
a) KATEGORI GAJI
1 – Pergi ke menu tetapan.
2- Pergi ke bahagian Staf dan pilih kategori gaji
3- Klik pada button tambah rekod dan isikan maklumat kemudian hantar.
b) KATEGORI CUTI
1 – Pergi ke tetapan
2 – Pergi ke bahagian Staf dan pilih kategori cuti
3 – Klik pada button tambah rekod dan isikan maklumat kemudian hantar.
2 – SET KATEGORI GAJI DAN CUTI UNTUK CUTI TANPA GAJI
a) KATEGORI CUTI
1- Pergi ke menu tetapan dan klik pada cuti di bahagian staff.
2 – Klik pada tetapan di bahgaian Kategori Cuti.
3 – Pilih maklumat tersebut dan hantar.
b) KATEGORI GAJI
1 – Pergi ke menu tetapan dan klik pada gaji di bahagian Staf.
Dikehendaki untuk mengisi maklumat tersebut dan klik pada button hantar.
3 – SET CUTI TANPA GAJI SECARA AUTO
1 – Pergi kepada menu tetapan, dan klik pada gaji di bahagian staff.
Klik pada fungsi tersebut untuk set cuti tanpa gaji secara auto
Apabila tetapan ini di set, pelulus cuti akan melihat column ‘Gaji Dikira’ di senarai permohonan cuti sebagai rekod bahawa cuti tersebut telah dikira atau belum didalam modul gaji.
Gaji Dikira:
Tick – Mahu kira secara manual untuk Cuti Tanpa Gaji dan masukkan secara manual pada Slip Gaji
Untick – Sistem kirakan Cuti Tanpa Gaji (Bila keluarkan slip gaji, klik button kira semasa keluarkan slip gaji, jadi Cuti Tanpa Gaji akan dikira secara automatik)
Fungsi pengiraan cuti tanpa gaji secara auto ini dapat memudahkan pengurus gaji merekodkan gaji staf dengan lebih cepat dan tepat.
Bagi organisasi yang mengalami isu berkaitan whatsapp, boleh rujuk langkah-langkah berikut.
Ubah tetapan whatsapp dalam sistem
Tetapan – Wa.me
Windows
Selepas click icon whatsapp, akan pop up new tab. Jika ada app Whatsapp for Desktop, akan terus buka app. Tetapi text tidak dipaparkan.
Penyelesaian:
Boleh click semula icon whatsapp dalam sistem untuk paparkan text. Atau boleh click button Continue to Chat dalam pop up new tab
Jika pelanggan menggunakan Whatsapp Desktop yang lama, Pelanggan boleh ke link https://www.whatsapp.com/download untuk download Whatsapp Desktop yang terkini
Pastikan Whatsapp Desktop sudah dibuka ketika menggunakan sistem SMAP.
Contoh Whatsapp text yang telah berjaya dihantar
Mac
Selepas click icon whatsapp, akan pop up new tab. Jika ada app Whatsapp for Desktop, akan terus buka app. Text akan terus dipaparkan.
Tetapan – App
Windows
Selepas click icon whatsapp, Whatsapp for Desktop akan terbuka. Namun text tidak dipaparkan.
Penyelesaian:
Perlu click semula icon whatsapp dalam sistem, untuk paparkan text.
Ketika ingin click pada icon whatsapp, Pastikan Whatsapp Desktop sudah terbuka dan ia merupakan versi yang terkini/baharu
Contoh Whatsapp text yang telah berjaya dihantar
Mac
Selepas click icon whatsapp, akan terus buka Whatsapp for Desktop. Test akan terus dipaparkan.
Tetapan – Web
Windows & Mac
Selepas click icon whatsapp, Whatsapp Web akan dibuka pada tab browser baharu, Namun apabila tab browser baharu terbuka, Whatsapp Web akan reload semula.
Selepas Whatsapp Web dibuka. text tidak terkeluar
Penyelesaian:
Bagi mengelakkan isu ini, pelanggan digalakkan untuk menggunakan tetapan lain seperti App, API atau We.me dimana ia menggunakan app Whatsapp Desktop.
Jika pelanggan tidak mempunyai Whatsapp desktop atau menggunakan Whatsapp Desktop yang lama, Pelanggan boleh ke link https://www.whatsapp.com/download untuk download Whatsapp Desktop yang terkini
Contoh Whatsapp text yang telah berjaya dihantar
Tetapan – API
Windows
Selepas click icon whatsapp, akan pop up new tab. Jika ada app Whatsapp for Desktop, akan terus buka app. Tetapi text tidak dipaparkan.
Penyelesaian
Boleh click semula icon whatsapp dalam sistem untuk paparkan text. Atau boleh click button Continue to Chat dalam pop up new tab
Jika pelanggan tidak mempunyai Whatsapp desktop atau menggunakan Whatsapp Desktop yang lama, Pelanggan boleh ke link https://www.whatsapp.com/download untuk download Whatsapp Desktop yang terkini
Pastikan Whatsapp Desktop sudah dibuka ketika menggunakan sistem SMAP.
Contoh Whatsapp text yang telah berjaya dihantar
Mac
Selepas click icon whatsapp, akan pop up new tab. Jika ada app Whatsapp for Desktop, akan terus buka app. Text akan terus dipaparkan.
Jika tuan/puan berdepan dengan isu website ketika menggunakan SMAP, boleh rujuk cara-cara berikut:
Isu This site can’t be reached – DNS_PROBE_STARTED
Solusi:
a. Cek internet connection, pastikan device yang digunakan sudah disambungkan dengan internet dan tiada masalah dengan network tersebut. b. Restart wifi, boleh restart router wifi. Kemudian boleh cuba semula untuk buka sistem. c. Disable antivirus atau firewall. Jika device yang digunakan mempunyai antivirus atau firewall, ia mungkin akan block server DNS dan menyebabkan error “DNS_PROBE_STARTED”. d. Restart device, komputer. Tuan/puan boleh restart semula device yang digunakan.
Isu 504 Gateway Time-Out
Solusi:
a. Restart wifi, boleh restart router wifi. Kemudian boleh cuba semula untuk buka sistem. b. Clear browser cache. Clear browser cache and cookies dan cuba semula untuk buka sistem. d. Contact kami di group support whatsapp untuk buat semakan lanjut berkenaan server.
Isu This site can’t be reached – ERR_CONNECTION_TIMED_OUT
Solusi:
a. Cek internet connection, pastikan device yang digunakan sudah disambungkan dengan internet dan tiada masalah dengan network tersebut. b. Restart wifi, boleh restart router wifi. Kemudian boleh cuba semula untuk buka sistem. c. Clear browser cache. Clear browser cache and cookies dan cuba semula untuk buka sistem. d. Disable antivirus atau firewall jika device yang digunakan mempunyai antivirus atau firewall. e. Disable extensions browser yang mungkin akan mengganggu connection.
Isu Your file couldn’t be accessed – ERR_UPLOAD_FILE_CHANGED
Solusi:
a. Cek fail. Pastikan fail yang diupload tidak diubah atau dipadam semasa upload fail. Atau boleh cuba upload fail tersebut semula. b. Cek saiz fail. Pastikan saiz fail tidak melebih saiz maksimum yang telah ditetapkan dalam sistem. Jika saiz besar, boleh compress fail kepada saiz lebih kecil. c. Cek jenis fail. Pastikan jenis fail tersebut dibenarkan untuk diupload ke dalam sistem. d. Clear browser cache. Clear browser cache and cookies dan cuba semula untuk buka sistem. e. Disable extensions browser yang mungkin akan mengganggu connection. f. Gunakan browser yang berbeza. Contohnya, jika tuan/puan gunakan Google Chrome, boleh cuba gunakan Microsoft Edge/Brave.
Isu Your connection is not private – NET-ERR_CERT_DATE_INVALID
Solusi:
a. Cek tarikh dan masa. Pastikan tarikh dan masa bagi device yang digunakan telah disetkan dengan betul. b. Clear browser cache. Clear browser cache and cookies dan cuba semula untuk buka sistem. c. Gunakan browser yang berbeza. Contohnya, jika tuan/puan gunakan Google Chrome, boleh cuba gunakan Microsoft Edge/Brave. d. Update browser. Boleh update jika terdapat alert untuk update browser yang digunakan.
Cara untuk clear browser cache
Buka Google Chrome
Click icon ⋮ > More Tools > Clear browsing data.
Click button Clear Data.
Cara untuk disable extensionsatau antivirus
Buka Google Chrome
Click icon ⋮ > More Tools > Extensions
Click button on/off
Isu HTTP ERROR 500
Boleh click icon lock di bahagian sebelah url > boleh click Cookies and site data.
Kemudian click Manage cookies and site data.
Boleh padam cookies untuk app.smap.my
Click done, dan boleh click reload untuk login semula.
Dengan adanya fungsi ini, tuan/puan perlu tambah nilai kredit mesej di dalam sistem SMAP untuk menggunakan SMS atau WhatsApp. Penambahan kredit ini hanya boleh diakses oleh pemilik organisasi sahaja dan tidak boleh diakses oleh staf lain.
NOTA PENTING: Menu Kredit Mesej hanya akan dipaparkan untuk akaun pemilik (owner) sahaja.
Terdapat beberapa tetapan berkenaan fungsi ini:
Tambah Nilai
Menu Tetapan > Bahagian Sistem, pilih Kredit Mesej > Pilih jumlah > Klik Tambah Nilai
Penambahan kredit ini akan ditambah untuk kesemua cawangan dibawah pemilik yang sama.
Contohnya: Puan Aina memiliki 2 cawangan didalam SMAP. Apabila Puan Aina tambah nilai kredit mesej. Kredit tersebut akan ditambah untuk kedua-dua cawangan.
Jumlah Kredit = Kredit sedia ada di dalam sistem.
Jumlah Tambah Nilai = Boleh pilih jumlah untuk ditambah nilai.
1 Kredit = 1 SMS
2 Kredit = 1 WhatsApp
Klik button Tambah Nilai untuk meneruskan proses. Pembayaran ini akan terus disambungkan ke sistem Toyyibpay, caj RM1 akan dikenakan untuk setiap transaksi yang berjaya.
TAMBAHAN BARU
Boleh tambah nilai dengan memasukkan nilai yang diingini.
Email notikasi peringatan baki kredit minima, baki tidak mencukupi & hantar semula SMS.
Pihak organisasi boleh setkan kredit minima untuk sistem hantar emel peringatan untuk tambah nilai.
Secara umumnya sistem akan hantarkan emel ke pemilik organisasi (owner). Boleh juga setkan 3 emel yang boleh menerima notifikasi berkenaan kredit SMS ini.
Menu Tetapan > Bahagian Sistem, pilih Kredit Mesej
SMS atau WhatsApp tidak dihantar
2 sebab SMS atau WhatsApp tidak dihantar:
a. Baki kredit mesej tidak mencukupi, perlu tambah nilai terlebih dahulu.
Jika pemilik terlupa untuk tambah nilai dan baki kredit adalah 0, sistem tidak akan menghantar sms atau WhatsApp tersebut kerana baki tidak mencukupi.
SMAP akan hantar peringatan baki kredit ke emel pemilik dan 3 emel yang disetkan (jika ada)
Seterusnya, boleh tambah nilai kredit mesej menggunakan akaun pemilik.
b. No telefon pelajar tidak wujud, perlu semak dan kemaskini no telefon pelajar.
Boleh pergi ke menu Pelajar > Pelajar > Cari nama pelajar > dibahagian Operasi > Klik Kemaskini.
Cara untuk hantar semula SMSatauWhatsApp, boleh pergi ke:
1. Menu Pelajar > Hantar Semula Mesej 2. Dibahagian Operasi > klik Hantar Semula 3. Hantar SMS atau WhatsApp secara pukal Tanda nama yang terlibat (kotak kiri) > Operasi Pukal > Hantar Semula > Klik Hantar.
Jika ada sebarang pertanyaan, boleh contact team SMAP di group support masing-masing. Harap maklum.
Contohnya jika sekarang organisasi keluarkan invois untuk pelajar dengan jumlah RM300. Bila parent buat bayaran, organisasi akan dapat RM299 dalam akaun bank.
Dengan prepaid, organisasi akan dapat RM300 genap! Senang nak reconcile bayaran parent dengan settlement dari toyyibPay
Habis tu RM1 tak perlu bayar dah?
Eh, perlu. Tapi boleh dicaj kepada prepaid value yang diletakkan di toyyibpay.
Macam mana nak set prepaid ini?
Login toyyibPay di https://toyyibpay.com dan tekan Login
Boleh masukkan username dan password toyyibPay
Bila dah masuk, boleh ikut langkah berikut:
Tekan link “Prepaid”. Akan nampak screen seperti di atas.
Untuk topup, boleh tekan button “Top Up”. Masukkan amount contohnya RM200 dan teruskan bayaran. Nanti akan nampak “Available Balance” jadi RM200. Ada RM1 caj ya untuk setiap kali top up.
Di bahagian Prepaid History pula akan dipaparkan semua transaksi penolakan atau penambahan prepaid amount.
Lepas tu nak kena buat apa lagi?
Dah tak ada apa dah. Sistem akan terus detect jika ada prepaid, akan tolak caj transaksi RM1 dari prepaid. Jadi jumlah bayaran parent akan genap masuk ke akaun bank.
Tapi bila prepaid habis, kena top up lagi. Jika tidak, sistem akan tolak dari amount transaksi yang dibayar oleh parent macam biasa.
Bila ada pelajar yang ingin berpindah dari cawangan A ke cawangan B, data pelajar boleh dipindahkan dengan mudah menggunakan operasi pukal.
Contohnya, Nurul ingin berpindah ke cawangan B dari cawangan A kerana berpindah rumah.
Hanya data pelajar sahaja dipindahkan ke cawangan baru. Rekod kewangan pelajar tidak dipindahkan sekali kerana rekod kewangan organisasi akan jadi tidak tepat. Rekod akademik juga tidak dipindahkan.
Untuk cawangan baru, perlu tambah rekod kewangan baru jika ada bayaran yang masih belum selesai. Di cawangan lama, perlu padam rekod kewangan yang masih belum selesai yang dah ditambah di cawangan baru.
Video rujukan cara pindah pelajar secara pukal:
Cara pindah pelajar:
Di menu Pelajar > Pelajar.
Tick/Tanda nama pelajar yang ingin berpindah (dibahagian kiri).
Dibahagian Operasi Pukal > Pilih Pindah Pelajar > klik Hantar.
Pilih Organisasi dan isikan maklumat-maklumat lain.
5. Klik butang Hantar untuk simpan.
NOTA PENTING
Rekod pelajar juga masih ada di cawangan lama, boleh set status pelajar kepada Tidak Aktif. Jika tidak set status pelajar kepada tidak aktif, invois bulanan auto akan keluar juga di cawangan lama.
Cara setkan status pelajar kepada Aktif/Tidak Aktif secara pukal 1. Menu Pelajar > Pelajar. 2. Tandakan nama pelajar yang terlibat di kotak sebelah kiri. 3. Dibahagian Operasi Pukal > pilih Set Aktif / Set Tidak Aktif. 4. Klik button Hantar.
Jika pelajar masih ada tunggakan di cawangan lama, dan status pelajar Tidak Aktif, peringatan baki belum bayar masih akan dikeluarkan setiap bulan.
Jika perlu, boleh padam rekod invois di cawangan lama.
Sebelum ini, jika pelajar mempunyai bayaran lebih masa / overtime (OT), pengusaha perlu menambah program OT bagi mengeluarkan bayaran dalam yuran bulanan pelajar.
Pengusaha juga perlu menambah jumlah bayaran OT secara manual ke dalam sistem sebelum invois automatik dikeluarkan untuk setiap bulan.
Penambahan fungsi baru ini akan memudahkan pengiraan OT pelajar dikira secara automatik di dalam sistem. OT pelajar akan dipaparkan bersama yuran bulanan pelajar.
Lebihan masa (OT) pelajar boleh disetkan untuk pengiraan secara harian atau bulanan/kumulatif.
Terdapat beberapa tetapan yang perlu dilakukan:
Set waktu masuk & keluar pelajar
Boleh ke menu Tetapan > dibahagian Pelajar, pilih Kehadiran
Waktu masuk dan keluar boleh disetkan secara umum atau secara individu:
Untuk set masa secara umum Boleh klik button Set Masa Masuk dan Keluar (Umum) dibahagian atas.
Untuk set masa secara individu Boleh klik button Set Masa Masuk dan Keluar dibahagian Operasi
Jika set masa secara individu, sistem akan ikut masa yang ditetapkan untuk individu.
Set Mula Masa Lebih Masa (OT) Individu, Jika Perlu
Boleh setkan masa untuk pengiraan OT bermula. Kerana tidak semua pelajar bermula pengiraan OT pada waktu yang sama atau pelajar berkenaan dikecualikan dari pengiraan OT. Contohnya:
a. Aina Halili mula caj OT pada jam 5:30 petang b. Laila mula caj OT pada 6:00 petang
Jadi boleh setkan di bahagian: 1. Menu Tetapan > bahagian Pelajar, pilih Lebih Masa 2. Klik button ‘Set OT Individu’ 3. Dibahagian Operasi > klik button Set Masa Mula Lebih Masa
4. Jika nak setkan masa secara pukal:
1. Boleh tick nama pelajar yang terlibat 2. Klik button Set Masa Mula Lebih Masa (Pukal) 3. Setkan masa dan klik Hantar
Tetapan Boleh ke menu Tetapan > bahagian Pelajar, pilih Lebih Masa
Modul OT ini boleh direkodkan didalam sistem ataupun tidak. Jika set Ya, OT akan disimpan dan dikira. Jika set Tidak, OT tidak akan disimpan dan dikira.
Pengiraan OT terbahagi kepada 2: a. Harian – Caj lebih masa (OT) akan dikira setiap hari dan dijumlahkan pada hari terakhir OT direkodkan (cut off) iaitu pada hari invois automatik dikeluarkan. b. Bulanan (kumulatif) – Pengiraan OT akan dikira pada hari terakhir OT direkodkan (cut off) iaitu pada hari invois automatik dikeluarkan.
📌 Bagi kedua-dua pengiraan diatas, semua invois OT (Caj OT) akan dikeluarkan mengikut tarikh keluar invois. 📌 Tiada invois OT yang dikeluarkan secara harian.
Mula Lebih Masa (OT) dibahagian ini adalah untuk tetapan general yang akan melibatkan semua pelajar (kecuali pelajar ada set waktu mula OT secara individu)
Set blok bagi pengiraan Lebih Masa (OT)
Boleh ke menu Tetapan > Pelajar > Lebih Masa
Boleh setkan Blok Masa, Kadar Per Blok dan Tempoh Masa
Contoh: RM10 per 30 minit untuk 2 jam pertama 30 minit adalah blok masa RM10 adalah kadar per blok 120 minit (2jam) adalah tempoh masa
Sekiranya pelajar OT lebih daripada 2 jam, sistem tetap akan kira OT mengikut kadar yang telah ditetapkan seperti contoh diatas.
Contoh jika mahu set kiraan OT RM0.20 untuk 1 minit (Sama untuk jam-jam berikutnya)
1 minit adalah blok masa 0.20 adalah kadar per blok Tempoh Masa (minit): **Boleh tick Ulang kadar terakhir untuk pengiraan seterusnya sekiranya pengiraan adalah sama untuk jam-jam berikutnya
INFO TAMBAHAN! 1. Boleh klik buttonKalkulator Lebih Masa (OT) untuk semak pengiraan yang disetkan betul atau tidak.
Tetapan lebih masa bagi invois automatik
Pengiraan lebih masa (OT) akan dikeluarkan bersama yuran bulanan pelajar. Terdapat dua jenis cut off pengiraan:
Jika tetapan tarikh keluar invois lebih besar dari tarikh akhir invois
Contohnya: Tarikh keluar invois: 28/7/2025 Tarikh akhir invois: 5/8/2025
Jika tetapan invois automatik disetkan seperti diatas, cut off pengiraan OT pelajar akan diambil untuk tarikh dari 28/6 sehingga 27/7 untuk bulan sebelum.
Jika tetapan tarikh keluar invois lebih kecil dari tarikh akhir invois
Contohnya: Tarikh keluar invois: 1/8/2025 Tarikh akhir invois: 10/8/2025
Jika tetapan invois automatik disetkan seperti diatas, cut off pengiraan OT pelajar akan diambil untuk tarikh 1/7/2025 sehingga 31/7/2025
Laporan Lebih Masa (OT)
Boleh ke menu Laporan > bahagian Pelajar, pilih Lebih Masa Pelajar.
Boleh tapis pelajar, program, kelas, bulan atau sesi > klik button Tapis.
Untuk pengiraan Lebih Masa (OT) harian, jumlah akan dipaparkan dibahagian kiri.
Untuk pengiraan Lebih Masa (OT) bulanan, jumlah akan dipaparkan dibahagian bawah secara keseluruhan.
Berikut adalah contoh invois automatik bagi yuran bulanan pelajar, beserta pengiraan lebih masa (OT) pelajar.
Dibahagian item akan dipaparkan keterangan Lebih Masa / Overtime bagi bulan yang terlibat.
——————– PENAMBAHBAIKAN SISTEM ——————–
Sebelum ini, sistem tak boleh buat pengecualian kiraan lebih masa bagi pelajar tertentu yang tidak terlibat.
Kini, fungsi baharu telah ditambah bagi memudahkan pihak organisasi mengecualikan pelajar tertentu daripada kiraan lebih masa.
Caranya:
Pergi ke menu Tetapan > bahagian pelajar Pelajar, pilih Lebih Masa
Klik butang Set OT Individu
Tick kotak di sebelah nama pelajar yang ingin dikecualikan
Pilih Operasi Pukal = Tutup Lebih Masa
Klik Hantar
📌 Laporan lebih masa pelajar: jika pelajar terkecuali dari kiraan lebih masa, pada laporan akan paparkan ‘Lebih Masa Ditutup’ untuk pelajar berkenaan.
Sekian makluman, jika ada sebarang persoalan berkaitan modul ini boleh terus tanya di group support masing-masing. Terima kasih.
Fungsi Baru: Tuntutan Perbelanjaan Staf (Expense Claim)
Sebelum ini, bagi staf yang ingin membuat tuntutan bayaran pembelian, bayaran tersebut akan direkodkan dibahagian Kewangan > Perbelanjaan.
Hal ini tidak begitu praktikal kerana perlu ada beberapa peringkat dan staf yang bertanggungjawab untuk membuat bayaran kembali daripada pihak organisasi kepada staf.
Penambahan fungsi baru ini dapat merekodkan tuntutan bayaran yang telah dibuat oleh staf kepada organisasi dengan lebih terperinci.
Contohnya: Staf mendahulukan duit mereka untuk membeli barang untuk organisasi. Jadi mereka boleh rekodkan tuntutan didalam sistem SMAP. Kemudian pihak atasan boleh mengesahkan, meluluskan dan membuat bayaran tuntutan kepada staf.
Fungsi tuntutan ini juga boleh disetkan secara general ataupun secara individu. Boleh digunakan mengikut kesesuaian organisasi masing-masing.
Terdapat 3 peringkat kelulusan bagi fungsi tuntutan:
Pengesah Tuntutan
Pelulus Tuntutan
Kemaskini Bayaran (Wajib)
NOTA PENTING:
Wajib untuk setkan staf untuk Kemaskini Bayaran
Jika ketiga-tiga kelulusan adalah orang yang sama, boleh set Kemaskini Bayaran SAHAJA.
Cara untuk rekodkan tuntutan:
Menu Staf > Tuntutan
Klik butang Tambah Rekod
Pilih Kategori Perbelanjaan, Jumlah dan Bukti Bayaran bagi tuntutan yang dibuat > klik butang Hantar.
Tandakan kotak dibahagian kiri untuk kumpulkan tuntutan yang telah dihantar untuk diluluskan.
Isikan keterangan bagi tuntutan yang dikumpul > klik butang Hantar.
Selepas tuntutan sudah dikumpulkan dan dihantar, tuntutan tersebut akan masuk kedalam senarai tuntutan untuk menunggu kelulusan.
Peringkat kelulusan boleh dipecahkan kepada beberapa situasi:
Situasi 1: Set Kemaskini Bayaran
Tetapan ini perlu disetkan bagi memastikan bayaran tuntutan dapat direkodkan didalam sistem.
Jika tidak setkan staf yang membuat Kemaskini Bayaran, bayaran tuntuan tidak boleh direkodkan didalam sistem dan dibahagian Kewangan > Perbelanjaan.
Boleh pergi ke menu Tetapan > Staf > Tuntutan.
Dibahagian Tuntutan > Setkan staf yang boleh membuat Kemaskini Bayaran.
Situasi 2: Set Pengesah dan Pelulus
Boleh pergi ke menu Tetapan > Staf > Tuntutan.
Dibahagian Tuntutan > Setkan staf yang boleh Sah dan Luluskan permohonan tuntutan.
Situasi 3: Set Pelulus Sahaja
Boleh pergi ke menu Tetapan > Kewangan > Kewangan.
Dibahagian Tuntutan > Setkan staf yang boleh membuat Pengesahan Bayaran.
Situasi 4: Set Secara Individu
Pelulus dan pengesah tuntutan boleh disetkan mengikut staf secara individu. Jika tetapan ini dibuat, sistem akan ikut tetapan yang disetkan mengikut individu dan tidak akan ikut tetapan umum.
Tetapan ini boleh digunapakai bagi organisasi-organisasi besar yang mempunyai ramai staf dan memerlukan pengesah dan pelulus tuntutan yang berbeza-beza.
Boleh pergi ke menu Staf > Staf.
Pada staf berkenaan > dibahagian Operasi > Klik button Kemaskini.
Dibahagian Tetapan Akses Sistem > Setkan Pengesah dan Pelulus Tuntutan.
Sila pastikan Tetapan > Kewangan > Kewangan telah disetkan untuk Pengesah dan Pelulus.
Situasi 5: Set Secara Individu untuk Pengesah Tuntutan Sahaja
Jika Pengesah Tuntutan disetkan secara individu dan Pelulus Tuntutan TIDAK disetkan.
Untuk pelulus tuntutan, sistem akan ikut tetapan bagi pelulus umum.
Situasi 6: Set Secara Individu untuk Pelulus Tuntutan Sahaja
Jika Pelulus Tuntutan disetkan secara individu dan Pengesah Tuntutan TIDAK disetkan.
Untuk pengesah tuntutan, sistem akan ikut tetapan bagi pelulus umum.
Cara untuk mengesahkan tuntutan:
Menu Staf > Tuntutan
Klik tab Senarai Permohonan.
*Klik pada nama Keterangan (berwarna biru) untuk lihat lebih maklumat berkaitan permohonan.
Dibahagian Operasi > Klik butang Sah.
Boleh Sah atau Batal > Hantar
Kemudian Status bagi tuntutan tersebut sudah bertukar kepada Menunggu Kelulusan.
Cara untuk meluluskan tuntutan:
Menu Staf > Tuntutan.
Klik tab Senarai Tuntutan.
Dibahagian Operasi > Klik butang Lulus.
Boleh Lulus atau Batal.
Kemudian Status bagi tuntutan tersebut sudah bertukar kepada Lulus.
Selepas proses tuntutan diluluskan, staf yang disetkan untuk Kemaskini Bayaran perlu rekodkan bayaran tuntutan bagi perbelanjaan organisasi.
Cara untuk Kemaskini Bayaran:
Menu Staf > Tuntutan.
Klik tab Senarai Tuntutan.
Dibahagian Operasi > Klik butang ‘$’.
Rekodkan Akaun, Tarikh Perbelanjaan, dan Resit Bayaran (jika ada).
Kemudian, rekod tuntutan tersebut akan ditambah secara automatik ke bahagian Perbelanjaan Organisasi (Menu Kewangan > Perbelanjaan).
Sekian makluman, jika ada sebarang persoalan berkaitan modul ini boleh terus tanya di group support masing-masing. Terima kasih.
