Author Archives: admin

Lebih Masa (OT) Pelajar

Fungsi Baru: Lebih Masa (OT) Pelajar

Video rujukan Lebih Masa (OT) Pelajar:

Sebelum ini, jika pelajar mempunyai bayaran lebih masa / overtime (OT), pengusaha perlu menambah program OT bagi mengeluarkan bayaran dalam yuran bulanan pelajar.

Pengusaha juga perlu menambah jumlah bayaran OT secara manual ke dalam sistem sebelum invois automatik dikeluarkan untuk setiap bulan.

Penambahan fungsi baru ini akan memudahkan pengiraan OT pelajar dikira secara automatik di dalam sistem. OT pelajar akan dipaparkan bersama yuran bulanan pelajar.

Lebihan masa (OT) pelajar boleh disetkan untuk pengiraan secara harian atau bulanan/kumulatif.

Terdapat beberapa tetapan yang perlu dilakukan: 

  1. Set waktu masuk & keluar pelajar
    1. Boleh ke menu Tetapan > dibahagian Pelajar, pilih Kehadiran


    2. Waktu masuk dan keluar boleh disetkan secara umum atau secara individu:
      1. Untuk set masa secara umum
        Boleh klik button Set Masa Masuk dan Keluar (Umum) dibahagian atas.



      2. Untuk set masa secara individu
        Boleh klik button Set Masa Masuk dan Keluar dibahagian Operasi




        Jika set masa secara individu, sistem akan ikut masa yang ditetapkan untuk individu.

  2. Set Mula Masa Lebih Masa (OT) Individu, Jika Perlu

    Boleh setkan masa untuk pengiraan OT bermula. Kerana tidak semua pelajar bermula pengiraan OT pada waktu yang sama atau pelajar berkenaan dikecualikan dari pengiraan OT. Contohnya:

    a. Aina Halili mula caj OT pada jam 5:30 petang
    b. Laila mula caj OT pada 6:00 petang

    Jadi boleh setkan di bahagian:
    1. Menu Tetapan > bahagian Pelajar, pilih Lebih Masa
    2. Klik button ‘Set OT Individu’
    3. Dibahagian Operasi > klik button Set Masa Mula Lebih Masa



    4. Jika nak setkan masa secara pukal:



    1. Boleh tick nama pelajar yang terlibat
    2. Klik button Set Masa Mula Lebih Masa (Pukal)
    3. Setkan masa dan klik Hantar
  3. Tetapan
    Boleh ke menu Tetapan > bahagian Pelajar, pilih Lebih Masa



    Modul OT ini boleh direkodkan didalam sistem ataupun tidak. Jika set Ya, OT akan disimpan dan dikira. Jika set Tidak, OT tidak akan disimpan dan dikira.

    Pengiraan OT terbahagi kepada 2:
    a. Harian – Caj lebih masa (OT) akan dikira setiap hari dan dijumlahkan pada hari terakhir OT direkodkan (cut off) iaitu pada hari invois automatik dikeluarkan.
    b. Bulanan (kumulatif) – Pengiraan OT akan dikira pada hari terakhir OT direkodkan (cut off) iaitu pada hari invois automatik dikeluarkan.

    📌 Bagi kedua-dua pengiraan diatas, semua invois OT (Caj OT) akan dikeluarkan mengikut tarikh keluar invois.
    📌 Tiada invois OT yang dikeluarkan secara harian.

    Mula Lebih Masa (OT) dibahagian ini adalah untuk tetapan general yang akan melibatkan semua pelajar (kecuali pelajar ada set waktu mula OT secara individu)

  4. Set blok bagi pengiraan Lebih Masa (OT)
    1. Boleh ke menu Tetapan > Pelajar > Lebih Masa
    2. Boleh setkan Blok Masa, Kadar Per Blok dan Tempoh Masa




      Contoh: RM10 per 30 minit untuk 2 jam pertama
      30 minit adalah blok masa
      RM10 adalah kadar per blok
      120 minit (2jam) adalah tempoh masa

      Sekiranya pelajar OT lebih daripada 2 jam, sistem tetap akan kira OT mengikut kadar yang telah ditetapkan seperti contoh diatas.


      Contoh jika mahu set kiraan OT RM0.20 untuk 1 minit (Sama untuk jam-jam berikutnya)

      1 minit adalah blok masa
      0.20 adalah kadar per blok
      Tempoh Masa (minit):
      **Boleh tick Ulang kadar terakhir untuk pengiraan seterusnya sekiranya pengiraan adalah sama untuk jam-jam berikutnya

      INFO TAMBAHAN!
      1. Boleh klik button Kalkulator Lebih Masa (OT) untuk semak pengiraan yang disetkan betul atau tidak.
  5. Tetapan lebih masa bagi invois automatik

    Pengiraan lebih masa (OT) akan dikeluarkan bersama yuran bulanan pelajar. Terdapat dua jenis cut off pengiraan:
    1. Jika tetapan tarikh keluar invois lebih besar dari tarikh akhir invois



      Contohnya:
      Tarikh keluar invois: 28/7/2025
      Tarikh akhir invois: 5/8/2025

      Jika tetapan invois automatik disetkan seperti diatas, cut off pengiraan OT pelajar akan diambil untuk tarikh dari 28/6 sehingga 27/7 untuk bulan sebelum.

    2. Jika tetapan tarikh keluar invois lebih kecil dari tarikh akhir invois



      Contohnya:
      Tarikh keluar invois: 1/8/2025
      Tarikh akhir invois: 10/8/2025

      Jika tetapan invois automatik disetkan seperti diatas, cut off pengiraan OT pelajar akan diambil untuk tarikh 1/7/2025 sehingga 31/7/2025

  6. Laporan Lebih Masa (OT)
    1. Boleh ke menu Laporan > bahagian Pelajar, pilih Lebih Masa Pelajar.


    2. Boleh tapis pelajar, program, kelas, bulan atau sesi > klik button Tapis.



    3. Untuk pengiraan Lebih Masa (OT) harian, jumlah akan dipaparkan dibahagian kiri.



    4. Untuk pengiraan Lebih Masa (OT) bulanan, jumlah akan dipaparkan dibahagian bawah secara keseluruhan.


Berikut adalah contoh invois automatik bagi yuran bulanan pelajar, beserta pengiraan lebih masa (OT) pelajar.

Dibahagian item akan dipaparkan keterangan Lebih Masa / Overtime bagi bulan yang terlibat.

——————– PENAMBAHBAIKAN SISTEM ——————–

Sebelum ini, sistem tak boleh buat pengecualian kiraan lebih masa bagi pelajar tertentu yang tidak terlibat.

Kini, fungsi baharu telah ditambah bagi memudahkan pihak organisasi mengecualikan pelajar tertentu daripada kiraan lebih masa.

Caranya:

  1. Pergi ke menu Tetapan > bahagian pelajar Pelajar, pilih Lebih Masa
  2. Klik butang Set OT Individu
  3. Tick kotak di sebelah nama pelajar yang ingin dikecualikan
  4. Pilih Operasi Pukal = Tutup Lebih Masa
  5. Klik Hantar

📌 Laporan lebih masa pelajar: jika pelajar terkecuali dari kiraan lebih masa, pada laporan akan paparkan ‘Lebih Masa Ditutup’ untuk pelajar berkenaan.

Sekian makluman, jika ada sebarang persoalan berkaitan modul ini boleh terus tanya di group support masing-masing. Terima kasih.

Tuntutan Perbelanjaan Staf

Fungsi Baru: Tuntutan Perbelanjaan Staf (Expense Claim)

Sebelum ini, bagi staf yang ingin membuat tuntutan bayaran pembelian, bayaran tersebut akan direkodkan dibahagian Kewangan > Perbelanjaan.

Hal ini tidak begitu praktikal kerana perlu ada beberapa peringkat dan staf yang bertanggungjawab untuk membuat bayaran kembali daripada pihak organisasi kepada staf.

Penambahan fungsi baru ini dapat merekodkan tuntutan bayaran yang telah dibuat oleh staf kepada organisasi dengan lebih terperinci.

Contohnya: Staf mendahulukan duit mereka untuk membeli barang untuk organisasi. Jadi mereka boleh rekodkan tuntutan didalam sistem SMAP. Kemudian pihak atasan boleh mengesahkan, meluluskan dan membuat bayaran tuntutan kepada staf.

Fungsi tuntutan ini juga boleh disetkan secara general ataupun secara individu. Boleh digunakan mengikut kesesuaian organisasi masing-masing. 
 

Terdapat 3 peringkat kelulusan bagi fungsi tuntutan:

  1. Pengesah Tuntutan
  2. Pelulus Tuntutan
  3. Kemaskini Bayaran (Wajib)

NOTA PENTING:

  • Wajib untuk setkan staf untuk Kemaskini Bayaran
  • Jika ketiga-tiga kelulusan adalah orang yang sama, boleh set Kemaskini Bayaran SAHAJA.

Cara untuk rekodkan tuntutan:

  1. Menu Staf > Tuntutan


  2. Klik butang Tambah Rekod


  3. Pilih Kategori Perbelanjaan, Jumlah dan Bukti Bayaran bagi tuntutan yang dibuat > klik butang Hantar.


  4. Tandakan kotak dibahagian kiri untuk kumpulkan tuntutan yang telah dihantar untuk diluluskan.


  5. Isikan keterangan bagi tuntutan yang dikumpul > klik butang Hantar.


  6. Selepas tuntutan sudah dikumpulkan dan dihantar, tuntutan tersebut akan masuk kedalam senarai tuntutan untuk menunggu kelulusan.

Peringkat kelulusan boleh dipecahkan kepada beberapa situasi:

Situasi 1: Set Kemaskini Bayaran

Tetapan ini perlu disetkan bagi memastikan bayaran tuntutan dapat direkodkan didalam sistem.

Jika tidak setkan staf yang membuat Kemaskini Bayaran, bayaran tuntuan tidak boleh direkodkan didalam sistem dan dibahagian Kewangan > Perbelanjaan.

  1. Boleh pergi ke menu Tetapan > Staf > Tuntutan.


  2. Dibahagian Tuntutan > Setkan staf yang boleh membuat Kemaskini Bayaran.

Situasi 2: Set Pengesah dan Pelulus

  1. Boleh pergi ke menu Tetapan > Staf > Tuntutan.
  2. Dibahagian Tuntutan > Setkan staf yang boleh Sah dan Luluskan permohonan tuntutan.

Situasi 3: Set Pelulus Sahaja

  1. Boleh pergi ke menu Tetapan > Kewangan > Kewangan.
  2. Dibahagian Tuntutan > Setkan staf yang boleh membuat Pengesahan Bayaran.


Situasi 4: Set Secara Individu

Pelulus dan pengesah tuntutan boleh disetkan mengikut staf secara individu. Jika tetapan ini dibuat, sistem akan ikut tetapan yang disetkan mengikut individu dan tidak akan ikut tetapan umum.

Tetapan ini boleh digunapakai bagi organisasi-organisasi besar yang mempunyai ramai staf dan memerlukan pengesah dan pelulus tuntutan yang berbeza-beza.

  1. Boleh pergi ke menu Staf > Staf.


  2. Pada staf berkenaan > dibahagian Operasi > Klik button Kemaskini.


  3. Dibahagian Tetapan Akses Sistem > Setkan Pengesah dan Pelulus Tuntutan.


Sila pastikan Tetapan > Kewangan > Kewangan telah disetkan untuk Pengesah dan Pelulus.

Situasi 5: Set Secara Individu untuk Pengesah Tuntutan Sahaja

Jika Pengesah Tuntutan disetkan secara individu dan Pelulus Tuntutan TIDAK disetkan.


Untuk pelulus tuntutan, sistem akan ikut tetapan bagi pelulus umum.

Situasi 6: Set Secara Individu untuk Pelulus Tuntutan Sahaja

Jika Pelulus Tuntutan disetkan secara individu dan Pengesah Tuntutan TIDAK disetkan.


Untuk pengesah tuntutan, sistem akan ikut tetapan bagi pelulus umum.

Cara untuk mengesahkan tuntutan:

  1. Menu Staf > Tuntutan


  2. Klik tab Senarai Permohonan.



    *Klik pada nama Keterangan (berwarna biru) untuk lihat lebih maklumat berkaitan permohonan.


  3. Dibahagian Operasi > Klik butang Sah.


  4. Boleh Sah atau Batal > Hantar


  5. Kemudian Status bagi tuntutan tersebut sudah bertukar kepada Menunggu Kelulusan.

Cara untuk meluluskan tuntutan:

  1. Menu Staf > Tuntutan.
  2. Klik tab Senarai Tuntutan.
  3. Dibahagian Operasi > Klik butang Lulus.


  4. Boleh Lulus atau Batal.


  5. Kemudian Status bagi tuntutan tersebut sudah bertukar kepada Lulus.

Selepas proses tuntutan diluluskan, staf yang disetkan untuk Kemaskini Bayaran perlu rekodkan bayaran tuntutan bagi perbelanjaan organisasi.

Cara untuk Kemaskini Bayaran:

  1. Menu Staf > Tuntutan.
  2. Klik tab Senarai Tuntutan.
  3. Dibahagian Operasi > Klik butang ‘$’.


  4. Rekodkan Akaun, Tarikh Perbelanjaan, dan Resit Bayaran (jika ada).


  5. Kemudian, rekod tuntutan tersebut akan ditambah secara automatik ke bahagian Perbelanjaan Organisasi (Menu Kewangan > Perbelanjaan).



    Sekian makluman, jika ada sebarang persoalan berkaitan modul ini boleh terus tanya di group support masing-masing. Terima kasih.

Bayaran awal tanpa invois

Sebelum ini, setiap pembayaran didalam sistem SMAP hanya boleh direkodkan jika pelajar tersebut mempunyai invois.

Kini, bayaran juga boleh direkodkan walaupun invois BELUM lagi dikeluarkan.

Ia berguna untuk ibu bapa yang ingin membuat bayaran yuran bulanan awal, sebelum invois bulanan dikeluarkan (secara automatik).

Contoh: Ibu bapa bayar pada 20hb, invois automatik dikeluarkan pada 25hb.

Caranya:
1) Klik menu Kewangan > Ringkasan.


2) Dibahagian Operasi, klik button ‘$’ untuk merekodkan bayaran


3) Oleh kerana tiada invois yang belum dibayar, boleh masukkan jumlah bayaran di kotak “Jumlah Bayaran diterima”



4) Kemudian isi semua maklumat selebihnya seperti biasa



5) Klik hantar untuk save


Setelah klik hantar, satu resit dengan keterangan “lebihan bayaran” akan dikeluarkan. Contoh seperti dibawah.

Apabila invois automatik dikeluarkan kemudian, bayaran ini terus akan direkodkan sebagai bayaran kepada invois tersebut.

Dibahagian transaksi akan dipaparkan invois yang dibayar.

Jika terdapat lagi baki, ia akan ditolak untuk invois akan datang pula.

NOTA TAMBAHAN:
Cara untuk semak resit lebihan bayaran:

1. Menu Kewangan > Resit
2. Tab Lebihan bayaran


Sekian makluman, terima kasih.

Mesej

Dari sistem smap, pihak pengusaha boleh menghantar mesej atau announcement kepada pelajar dan ibubapa. Contohnya seperti pemberitahuan tentang hari akademik, hari sukan dan lain-lain.

Mesej boleh dihantar melalui tiga (3) cara iaitu SMS, email atau mobile app notification.
– Bagi penggunaan SMS, pastikan kredit SMS adalah mencukupi (Caj untuk SMS adalah RM0.10 per mesej).
– Untuk penggunaan email, pastikan di maklumat pelajar ada rekod email.
– Manakala, bagi penggunaan mobile app notification, pastikan ibubapa telah download SMAP for Parents.

Mesej boleh dihantar mengikut:

  1. Program
  2. Kelas
  3. Tag
  4. Pelajar Tertentu

1. Cara Hantar Mesej

1. Pergi ke menu Pelajar > Mesej > klik button Hantar Mesej.

    2. Pilih medium, ingin hantar secara SMS, emel atau mobile notification.

    3. Pilih ‘Hantar kepada’ – Kumpulan atau Pelajar Tertentu


    3.a) Jika pilih hantar kepada Kumpulan, tapis mengikut program, kelas atau tag dan pilih mana2 yang berkaitan. Contoh jika pilih program, pilih ‘Semua Program’ atau beberapa program yang diperlukan sahaja.

    3.b) Jika pilih hantar kepada Pelajar Tertentu, klik nama pelajar yang akan menerima mesej. Pelajar yang berada di box sebelah kanan akan terima mesej yang akan dihantar.


    4. Isikan Subjek, Gambar dan Mesej. Klik Hantar untuk sistem simpan dan hantar mesej.

    2. Cara Padam Mesej

    Bagi staf yang mempunyai akses Mesej, boleh padam mesej yang telah dihantar. Fungsi padam ini akan melibatkan paparan di bahagian:

    1. Senarai mesej di menu Pelajar > Mesej
    2. Senarai announcement dalam mobile app SMAP for Parents (Di bahagian ‘Announcements’).

    !!! Untuk makluman, sms dan email yang sudah dihantar tidak boleh dipadam. Sistem hanya akan padam untuk rekod paparan di dalam sistem dan mobile app sahaja.

    NOTA PENTING!

    Jangan lampirkan dokumen sensitif dan sulit sebagai langkah keselamatan


    Sekian makluman.

    Pengeluaran Invois Mengikut Yuran Bulanan Pelajar.

    Pengeluaran invois dikeluarkan megikut yuran bulanan pelajar ini dibuat bagi memudahkan pengguna/pengusaha untuk mengeluarkan invois berasingan tetapi mengikut yuran bulanan pelajar yang telah disetkan.

    Penambahan ini berguna terutama kepada pusat pengajian atau pusat tuisyen untuk mengeluarkan yuran mengikut kumpulan/kelas tetapi menggunakan yuran bulanan yang telah diset bagi setiap pelajar.

    Kegunaan lain ialah untuk mengeluarkan yuran bagi bulan yang tidak semua pelajar hadir (contohnya semasa cuti sekolah). Pengguna boleh memilih pelajar tertentu sahaja dan boleh caj mengikut yuran bulanan yang telah disetkan.

    Nota: Fungsi ini akan dikeluarkan bagi organisasi yang ingin menggunakannya sahaja untuk mengelakkan kekeliruan.

    Jika mahu menggunakan fungsi ini, boleh maklum kan di group support masing-masing.

    Cara menggunakan fungsi ini:

    1. Menu Kewangan > Invois > klik button Tambah Rekod


    2. Boleh klik button Invois Yuran Bulanan (tambahan baru)


    3. Isikan maklumat lain seperti biasa – Pilih nama pelajar, set tarikh akhir, bulan dan tahun invois, keterangan dan diskaun jika ada.
    4. Tekan hantar untuk mengeluarkan invois.

    Sekian Makluman.

    Berhenti Sementara Keluarkan Invois Bulanan

    Sebelum ini, pengurusan akan setkan yuran pelajar kepada 0 untuk pelajar yang membuat pembayaran awal dari tarikh invois automatik dikeluarkan supaya tidak terjadi invois double.

    Dengan adanya fungsi ini, ia akan memudahkan pihak pengurusan untuk set pelajar kepada berhenti sementara bagi pengeluaran invois automatik (bagi pelajar tertentu).

    Berhenti sementara ini boleh setkan sehingga tarikh yang dikehendaki agar invois bulanan tidak dikeluarkan. Jadi, yuran pelajar tidak perlu diubah kepada 0.

    Contoh: Jika invois automatik dikeluarkan 25/6/2025.
    Boleh set tarikh berhenti sementara dari 25/6/2025 sehingga 25/8/2025.
    (Jika nak skip invois automatik untuk 3 bulan)
    Selepas 3 bulan, invois automatik akan terus dikeluarkan untuk bulan 9

    A. Jika ingin setkan tarikh berhenti sementara bagi pelajar secara individu.

    Caranya:-

    1. Menu Pelajar > Pelajar > klik Nama Pelajar.


    2. Klik Tab Berhenti Invois Bulanan.


    3. Set Tarikh Sehingga kepada tarikh akhir invois ingin diberhentikan bagi mengelakkan invois automatik dikeluarkan 2 kali.


      Boleh klik button Set Semula Tarikh untuk reset tarikh selepas invois di berhentikan.
    4. Klik button Hantar untuk save tetapan yang telah dibuat.

    B. Jika ingin setkan tarikh berhenti sementara secara pukal.

    Caranya:-

    1. Menu Pelajar > Pelajar.
    2. Tanda/tick nama pelajar yang terlibat.


    3. Di bahagian Operasi Pukal > pilih Set Berhenti Invois Bulanan.


    4. Klik Hantar untuk save.

    Kemudian sistem akan setkan tarikh yang sama bagi semua pelajar yang terlibat. Sekian harap maklum.

    KEMASKINI SISTEM

    Kini, di menu kewangan > yuran bulanan, pihak pengurus boleh uruskan yuran bulanan pelajar di satu tempat yang sama:-

    1. Kemaskini Yuran Bulanan
    2. Diskaun Yuran Bulanan
    3. Berhenti Invois Bulanan

      Jika ingin setkan tarikh berhenti bagi pelajar tertentu (individu)
      Caranya:-
      1. Menu Kewangan > Yuran Bulanan > Tapis pelajar (jika perlu)
      2. Klik tab Berhenti Invois Bulanan
      3. Masukkan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir
      4. Klik button Hantar

      Jika ingin setkan tarikh berhenti secara pukal
      Caranya:-
      1. Menu Kewangan > Yuran Bulanan > Tapis pelajar (jika perlu)
      2. Klik tab Berhenti Invois Bulanan
      3. Tick nama pelajar yang terlibat
      4. Operasi Pukal, pilih Kemaskini tarikh berhenti invois bulanan > Hantar
      5. Masukkan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir
      6. Klik button hantar


    Sekian Makluman.

    Cara untuk padam rekod pelajar

    Di dalam sistem smap, rekod pelajar tidak boleh dipadam jika pelajar tersebut sudah ada rekod invois dan juga resit. Sekiranya pelajar sudah berhenti daripada organisasi, di dalam sistem smap boleh setkan status kepada Tidak Aktif.

    A. Cara setkan status pelajar kepada Aktif/Tidak Aktif secara pukal
    1. Menu Pelajar > Pelajar.


    2. Tandakan nama pelajar yang terlibat di kotak sebelah kiri.


    3. Dibahagian Operasi Pukal > pilih Set Aktif / Set Tidak Aktif.


    4. Klik button Hantar.


    B. Cara padam rekod pelajar

    Contoh data pelajar yang mempunyai rekod resit dan invois

    Untuk padam rekod pelajar:
    1. Jika pelajar ada resit, perlu padam resit terlebih dahulu.

    Menu Kewangan > Resit > klik titik 3 pada kolum Operasi, pilih padam > Masukkan sebab > Hantar


    2. Jika pelajar ada invois, perlu padam invois.

    Menu Kewangan > Invois > klik titik 3 pada kolum Operasi, pilih padam > Masukkan sebab > Hantar

    3. Jika resit dan invois sudah dipadam, baru boleh padam nama pelajar dari sistem.

    Rekod pelajar sudah dipadamkan.


    Sekian Makluman. Sebarang pertanyaan boleh tanya dalam group support masing-masing.

    Lebihan Bayaran

    Menerima bayaran melebihi jumlah invois

    Terdapat kes di mana ibu bapa membayar lebih dari yuran sepatutnya. Jadi terdapat lebihan bayaran dibuat.

    Sebelum ini, invois baru perlu dikeluarkan untuk menerima bayaran tersebut.

    Kini anda boleh merekodkan lebihan bayaran daripada ibu bapa tanpa perlu keluarkan invois untuk bulan hadapan. Jumlah lebihan bayaran ini akan disimpan untuk ditolak kepada invois akan datang. Sama seperti kredit dari nota kredit.

    Untuk merekodkan lebihan bayaran.

    1. Boleh ke menu Kewangan > Ringkasan.
    2. Klik butang bayar.
    3. Tandakan pada Invois yang hendak dibayar.
    4. Masukkan Jumlah bayaran diterima (kotak berwarna merah)
    5. “Jumlah Bayaran Diterima” adalah jumlah keseluruhan bayaran yang diterima daripada ibu bapa termasuk jumlah lebihan bayaran.

    Untuk menolak jumlah lebihan bayaran bagi seorang pelajar pada masa akan datang

    1. Boleh ke menu Kewangan > Resit.
    2. Klik pada tab Lebihan Bayaran.
    3. Jika pelajar tersebut mempunyai invois boleh klik pada butang tolak invois.
    4. Tandakan pada invois yang ingin ditolak dengan lebihan bayaran.
    5. Klik butang hantar.

    Baki lebihan bayaran juga akan dipaparkan (jika ada)

    Untuk menolak lebihan bayaran secara pukal.

    1. Boleh ke menu Kewangan > Resit.
    2. Klik pada tab Lebihan Bayaran.
    3. Klik pada butang Tolak Invois Pukal.
    4. Klik ok jika ingin menolak secara pukal.
    5. Semua lebihan bayaran akan ditolak kepada invois pelajar yang masih berbaki

    Penolakan lebihan bayaran secara automatik

    1. Boleh ke menu Tetapan > Kewangan > Kewangan.
    2. Di bahagian invois boleh set tolak invois secara automatik kepada YA.
    3. Klik Hantar untuk simpan tetapan yang telah dibuat.
    4. Apabila invois baru dikeluarkan, invois tersebut akan ditolak secara automatik jika ada lebihan bayaran.

    TERBARU

    Lebihan Bayaran Melalui ToyyibPay

    Kini sudah ada setting untuk membenarkan ibu bapa untuk membuat lebihan bayaran melalui toyyibPay

    Boleh setkan di:
    1. Tetapan > Kewangan > Pembayaran Online
    2. Dibahagian Bayar Lebih > set YA
    3. Klik Hantar untuk save

    Selepas sudah setkan bayaran, apabila ibu bapa membuat bayaran melalui toyyibPay, akan ada kotak Jumlah Keseluruhan dibahagian bawah

    Contoh: Jumlah invois yang perlu dibayar adalah RM25. Tetapi ibu bapa ingin bayar lebih iaitu RM30. Akan ada lebihan bayaran RM5.

    Dibahagian resit akan dipaparkan sebagai Lebihan Bayaran RM5 seperti diatas.

    Untuk lihat rekod lebihan bayaran, boleh pergi ke:

    1. Menu Kewangan > Resit
    2. Klik tab Lebihan Bayaran.
    3. Untuk Mirza Anaqi, akan ada lebihan bayaran RM5

    Pengurusan Dokumen Pelajar

    Fungsi pengurusan dokumen pelajar adalah untuk menyimpan fail seperti sijil lahir, kad pengenalan ibu bapa, sijil imunisasi dan sebagainya bagi setiap pelajar.

    Sebelum ini, setiap organisasi akan menyimpan rekod-rekod tersebut secara hard-copy. Dengan adanya fungsi pengurusan dokumen ini, akan memudahkan pengurusan rekod pelajar dengan simpanan secara soft-copy.

    Berikut 2 langkah untuk mula guna fungsi ini:

    1. Tambah kategori dokumen

    1. Pergi ke menu Tetapan (icon gear di menu atas kanan) > dibahagian Sistem, klik Dokumen.
    2. Klik Tambah Rekod untuk tambah kategori baru. Klik butang Kemaskini jika ingin kemaskini kategori sedia ada. Klik butang Padam jika ingin padam jenis dokumen (Nota: jenis dokumen yang dah ada rekod dokumen pelajar tak boleh padam)
    3. Isikan Nama Dokumen dan pilih Jenis (pelajar, staf, organisasi). Jika kategori dokumen adalah untuk pelajar, pilih Pelajar.
    4. Klik Hantar untuk simpan.

    2. Tetapan di borang pendaftaran

    Untuk keluarkan senarai dokumen di borang pendaftaran online, boleh ikut langkah dibawah. Senarai dokumen dipaparkan di borang pendaftaran untuk membolehkan ibubapa upload dokumen anak mereka semasa membuat pendaftaran.

    1. Pergi ke menu Tetapan > dibahagian Pelajar, klik Borang Pendaftaran.
    2. Skrol ke bawah, terdapat bahagian Dokumen. Akan dipaparkan senarai kategori dokumen yang telah ditambah di Tetapan > Dokumen.
    3. Tick papar / mandatori pada dokumen yang ingin dipapar pada borang pendaftaran pelajar.

    3. Tambah dokumen di profil pelajar

    Selain parents upload di borang pendaftaran, dokumen pelajar juga boleh diupload oleh staf di profil pelajar.

    Untuk ke profil pelajar, pergi ke menu Pelajar > Pelajar > klik nama pelajar > klik tab Dokumen.

    Klik butang Tambah Rekod untuk upload dokumen dan butang Padam untuk padam rekod.

    Panduan untuk menambah staf

    Sesebuah organisasi mungkin memerlukan beberapa orang staf untuk menguruskan data didalam sistem. Sebagai pemilik akaun, anda perlulah menambah staf anda bagi membenarkan mereka untuk akses masuk ke dalam sistem.

    1. Cara-cara untuk menambah staf:-

    1. Pergi ke menu ‘Staf’ > Staf > Klik button ‘Staf’ > Klik button ‘Tambah Rekod’ untuk menambah rekod staf.
    2. Isi maklumat penting staf di dalam kotak berwarna merah.
    3. Di bahagian Tetapan Akses Sistem, tetapkan nama pengguna (username) staf. Jika nama available, nama pengguna itu boleh digunakan.
    4. Isi katalaluan sementara untuk akaun staf. Katalaluan boleh diubah selepas diisi oleh staf itu sendiri.
    5. Di bahagian Pelulus Cuti, pilih siapa yang bertanggungjawab untuk meluluskan cuti staf tersebut.
    6. Di bahagian Organisasi, tanda cawangan organisasi yang boleh diakses oleh staf.
    7. Di bahagian Akses:-

    – Tidak perlu tanda apa-apa modul jika staf hanya log masuk untuk melihat gaji & membuat permohonan cuti
    – Tanda modul gaji dan cuti sekiranya staf boleh menguruskan gaji staf lain dan meluluskan permohonan cuti

    Senarai Akses Modul

    ModulKeterangan
    Invois/ResitBoleh keluarkan resit kepada ibu bapa.
    Laporan dan Ringkasan Invois/ResitBoleh lihat laporan kesemua invois di bahagian laporan dan ringkasan invois di bahagian dashboard.
    Laporan dan Ringkasan PerbelanjaanBoleh lihat laporan perbelanjaan di bahagian laporan dan ringkasan perbelanjaan di bahagian dashboard.
    MesejBoleh hantar mesej kepada ibu bapa melalui sms/email.
    Padam/Kemaskini InvoisPadam rekod atau kemaskini rekod invois. (biasanya owner/pengurus)
    Pengurusan AkademikTetapan berkaitan akademik sebagai contoh setkan grading, topik-topik dalam pentaksiran, dll. (biasanya owner/pengurus/pengetua)
    Pengurusan Cuti / Kehadiran StafMenguruskan cuti dan kehadiran staf. Contoh, berikan kuota cuti (biasanya owner/pengurus)
    Pengurusan GajiMenguruskan gaji staf. (biasanya owner/pengurus)
    PerbelanjaanBoleh merekodkan perbelanjaan harian organisasi.
    Rekod Organisasi & StafBoleh menambah staf baharu kedalam sistem dan beri akses kepada staf. (biasanya owner/pengurus)
    Rekod Pelajar & IbubapaBoleh mendaftarkan pelajar kedalam sistem.
    Tenaga PengajarBoleh merekodkan pentaksiran, rekod kemajuan dan peperiksaan.

    2. Kemaskini Profail Staf

    Untuk membenarkan staf kemaskini maklumat mereka, perlu tukarkan tetapan seperti berikut:-

    1. Pergi ke menu ‘Tetapan‘ > Sistem > Klik ‘Tetapan Umum’.
    2. Di bahagian ‘Profail staf’ > Tukarkan tetapan ‘Kemaskini Sendiri’ kepada ‘YA’

    Kemudian staf boleh mengisi atau kemaskini maklumat mereka. Staf tidak dibenarkan untuk menukar nama pengguna masing-masing. Staf hanya dibenarkan untuk menukar kata laluan mereka.