Sebelum ini, organisasi selain taska atau yang tidak menggunakan log harian tidak boleh memuatnaik gambar aktiviti pelajar.

Kini, kami telah memperkenalkan modul Aktiviti. Modul ini membolehkan organisasi memuatnaik gambar aktiviti pelajar untuk ibu bapa lihat melalui mobile app SMAP for Parents.

Cara muatnaik gambar aktiviti:

1. Menu Pelajar > Aktiviti.
   
   
2. Klik butang Tambah Rekod.
   
   
3. Pilih nama pelajar yang terlibat.
   
   
4. Masukkan nama, tarikh aktiviti dan catatan (jika ada).
   
   
5. Masukkan gambar, maksimum gambar yang boleh dimasukkan adalah 30 gambar
   
   
6. Klik hantar.
   
   

? Ibubapa boleh klik menu Photos untuk melihat senarai aktiviti beserta gambar

Contoh:

Sekian makluman.

Bila ada pelajar yang ingin berpindah dari cawangan A ke cawangan B, data pelajar boleh dipindahkan dengan mudah menggunakan operasi pukal.

Contohnya, Nurul ingin berpindah ke cawangan B dari cawangan A kerana berpindah rumah.

Hanya data pelajar sahaja dipindahkan ke cawangan baru. Rekod kewangan pelajar tidak dipindahkan sekali kerana rekod kewangan organisasi akan jadi tidak tepat.

Untuk cawangan baru, perlu tambah rekod kewangan baru jika ada bayaran yang masih tidak lengkap.

Cara pindah pelajar:

1. Di menu Pelajar > Pelajar.
   
   
   
2. Tick/Tanda nama pelajar yang ingin berpindah (dibahagian kiri).
   
   
   
3. Dibahagian Operasi Pukal > Pilih Pindah Pelajar > klik Hantar.
   
   
   
4. Pilih Organisasi dan isikan maklumat-maklumat lain.
   
   
   

NOTA PENTING

1. Rekod pelajar juga masih ada di cawangan lama, boleh set status pelajar kepada Tidak Aktif. Jika tidak set status pelajar kepada tidak aktif, invois bulanan auto akan keluar juga di cawangan lama.
   
   Cara setkan status pelajar kepada Aktif/Tidak Aktif secara pukal
   1. Menu Pelajar > Pelajar.
   2. Tandakan nama pelajar yang terlibat di kotak sebelah kiri.
   3. Dibahagian Operasi Pukal > pilih Set Aktif / Set Tidak Aktif.
   4. Klik button Hantar.
   
   
2. Jika pelajar masih ada tunggakan di cawangan lama, dan status pelajar Tidak Aktif, peringatan baki belum bayar masih akan dikeluarkan setiap bulan.
   
   Jika perlu, boleh padam rekod invois di cawangan lama.

Fungsi Baru: Lebih Masa (OT) Pelajar

Sebelum ini, jika pelajar mempunyai bayaran lebih masa / overtime (OT), pengusaha perlu menambah program OT bagi mengeluarkan bayaran dalam yuran bulanan pelajar.

Pengusaha juga perlu menambah jumlah bayaran OT secara manual ke dalam sistem sebelum invois automatik dikeluarkan untuk setiap bulan.

Penambahan fungsi baru ini akan memudahkan pengiraan OT pelajar dikira secara automatik di dalam sistem. OT pelajar akan dipaparkan bersama yuran bulanan pelajar.

Lebihan masa (OT) pelajar boleh disetkan untuk pengiraan secara harian atau bulanan/kumulatif.

Terdapat beberapa tetapan yang perlu dilakukan: 

1. Set waktu masuk & keluar pelajar
   
   1. Boleh ke menu Tetapan > dibahagian Pelajar, pilih Kehadiran
      
      
      
   2. Waktu masuk dan keluar boleh disetkan secara umum atau secara individu:
      
      1. Untuk set masa secara umum
         Boleh klik button Set Masa Masuk dan Keluar (Umum) dibahagian atas.
         
         
         
         
      2. Untuk set masa secara individu
         Boleh klik button Set Masa Masuk dan Keluar dibahagian Operasi
         
         
         
         
         Jika set masa secara individu, sistem akan ikut masa yang ditetapkan untuk individu.
         
         
2. Set Mula Masa Lebih Masa (OT) Individu, Jika Perlu
   
   Boleh setkan masa untuk pengiraan OT bermula. Kerana tidak semua pelajar bermula pengiraan OT pada waktu yang sama. Contohnya:
   
   a. Aina Halili mula caj OT pada jam 5:30 petang
   b. Laila mula caj OT pada 6:00 petang
   
   Jadi boleh setkan di bahagian:
   1. Menu Tetapan > bahagian Pelajar, pilih Lebih Masa
   2. Klik button ‘Set OT Individu’
   3. Dibahagian Operasi > klik button Set Masa Mula Lebih Masa
   
   
   
   4. Jika nak setkan masa secara pukal:
   
   
   
   1 Boleh tick nama pelajar yang terlibat
   2 Klik button Set Masa Mula Lebih Masa (Pukal)
   3 Setkan masa dan klik Hantar
   
3. Tetapan
   Boleh ke menu Tetapan > bahagian Pelajar, pilih Lebih Masa
   
   
   
   Modul OT ini boleh direkodkan didalam sistem ataupun tidak. Jika set Ya, OT akan disimpan dan dikira. Jika set Tidak, OT tidak akan disimpan dan dikira.
   
   Pengiraan OT terbahagi kepada 2:
   a. Harian – Caj lebih masa (OT) akan dikira setiap hari dan dijumlahkan pada hari terakhir OT direkodkan (cut off) iaitu pada hari invois automatik dikeluarkan.
   b. Bulanan (kumulatif) – Pengiraan OT akan dikira pada hari terakhir OT direkodkan (cut off) iaitu pada hari invois automatik dikeluarkan.
   
   ? Bagi kedua-dua pengiraan diatas, semua invois OT (Caj OT) akan dikeluarkan mengikut tarikh keluar invois.
   ? Tiada invois OT yang dikeluarkan secara harian.
   
   Mula Lebih Masa (OT) dibahagian ini adalah untuk tetapan general yang akan melibatkan semua pelajar (kecuali pelajar ada set waktu mula OT secara individu)
   
   
4. Set blok bagi pengiraan Lebih Masa (OT)
   
   1. Boleh ke menu Tetapan > Pelajar > Lebih Masa
   2. Boleh setkan Blok Masa, Kadar Per Blok dan Tempoh Masa
      
      
      
      
      Contoh: RM10 per 30 minit untuk 2 jam pertama
      30 minit adalah blok masa
      RM10 adalah kadar per blok
      120 minit (2jam) adalah tempoh masa
      
      Sekiranya pelajar OT lebih daripada 2 jam, sistem tetap akan kira OT mengikut kadar yang telah ditetapkan seperti contoh diatas.
      
      
      Contoh jika mahu set kiraan OT RM0.20 untuk 1 minit (Sama untuk jam-jam berikutnya)
      
      1 minit adalah blok masa
      0.20 adalah kadar per blok
      Tempoh Masa (minit):
      **Boleh tick Ulang kadar terakhir untuk pengiraan seterusnya sekiranya pengiraan adalah sama untuk jam-jam berikutnya
      
      INFO TAMBAHAN!
      1. Boleh klik button Kalkulator Lebih Masa (OT) untuk semak pengiraan yang disetkan betul atau tidak.
      
      
5. Tetapan lebih masa bagi invois automatik
   
   Pengiraan lebih masa (OT) akan dikeluarkan bersama yuran bulanan pelajar. Terdapat dua jenis cut off pengiraan:
   
   1. Jika tetapan tarikh keluar invois lebih besar dari tarikh akhir invois
      
      
      
      Contohnya:
      Tarikh keluar invois: 28/7/2022
      Tarikh akhir invois: 5/8/2022
      
      Jika tetapan invois automatik disetkan seperti diatas, cut off pengiraan OT pelajar akan diambil untuk tarikh dari 28/6 sehingga 27/7 untuk bulan sebelum.
      
      
   2. Jika tetapan tarikh keluar invois lebih kecil dari tarikh akhir invois
      
      
      
      Contohnya:
      Tarikh keluar invois: 1/8/2022
      Tarikh akhir invois: 10/8/2022
      
      Jika tetapan invois automatik disetkan seperti diatas, cut off pengiraan OT pelajar akan diambil untuk tarikh 1/7/2022 sehingga 31/7/2022
      
      
6. Laporan Lebih Masa (OT)
   1. Boleh ke menu Laporan > bahagian Pelajar, pilih Lebih Masa Pelajar.
      
      
      
   2. Boleh tapis pelajar, program, kelas, bulan atau sesi > klik button Tapis.
      
      
      
      
   3. Untuk pengiraan Lebih Masa (OT) harian, jumlah akan dipaparkan dibahagian kiri.
      
      
      
      
   4. Untuk pengiraan Lebih Masa (OT) bulanan, jumlah akan dipaparkan dibahagian bawah secara keseluruhan.
      
      
      

Berikut adalah contoh invois automatik bagi yuran bulanan pelajar, beserta pengiraan lebih masa (OT) pelajar.

Dibahagian item akan dipaparkan keterangan Lebih Masa / Overtime bagi bulan yang terlibat.

Sekian makluman, jika ada sebarang persoalan berkaitan modul ini boleh terus tanya di group support masing-masing. Terima kasih.

Di dalam sistem smap, rekod pelajar tidak boleh dipadam jika pelajar tersebut sudah ada rekod invois dan juga resit. Sekiranya pelajar sudah berhenti daripada organisasi, di dalam sistem smap boleh setkan status kepada Tidak Aktif.

A. Cara setkan status pelajar kepada Aktif/Tidak Aktif secara pukal
1. Menu Pelajar > Pelajar.

2. Tandakan nama pelajar yang terlibat di kotak sebelah kiri.

3. Dibahagian Operasi Pukal > pilih Set Aktif / Set Tidak Aktif.

4. Klik button Hantar.

B. Cara padam rekod pelajar

Contoh data pelajar yang mempunyai rekod resit dan invois

Untuk padam rekod pelajar:
1. Jika pelajar ada resit, perlu padam resit terlebih dahulu.


2. Jika pelajar ada invois, perlu padam invois.

3. Jika resit dan invois sudah dipadam, baru boleh padam nama pelajar dari sistem.

Rekod pelajar sudah dipadamkan.

Sekian Makluman. Sebarang pertanyaan boleh tanya dalam group support masing-masing.

Fungsi pengurusan dokumen pelajar bertujuan untuk menyimpan fail seperti sijil lahir, kad pengenalan ibu bapa, sijil imunisasi dan sebagainya bagi setiap pelajar.

Sebelum ini, setiap organisasi akan menyimpan rekod-rekod tersebut secara hard-copy. Dengan adanya fungsi pengurusan dokumen ini, akan memudahkan pengurusan rekod pelajar dengan simpanan secara soft-copy.

Berikut 2 langkah untuk mula guna fungsi ini:

1. Tambah kategori dokumen

1. Pergi ke menu Tetapan (icon gear di menu atas kanan) > dibahagian Sistem, klik Dokumen.
2. Klik Tambah Rekod untuk tambah kategori baru. Klik butang Kemaskini jika ingin kemaskini kategori sedia ada.
3. Isikan Nama Dokumen dan pilih Jenis (pelajar, staf, organisasi). Jika kategori dokumen adalah untuk pelajar, pilih Pelajar.
4. Klik Hantar untuk simpan.
   
   

2. Tetapan di borang pendaftaran

Untuk keluarkan senarai dokumen di borang pendaftaran online, boleh ikut langkah dibawah. Senarai dokumen dipaparkan di borang pendaftaran untuk membolehkan ibubapa upload dokumen anak mereka semasa membuat pendaftaran.

1. Pergi ke menu Tetapan > dibahagian Pelajar, klik Borang Pendaftaran.
2. Skrol ke bawah, terdapat bahagian Dokumen. Akan dipaparkan senarai kategori dokumen yang telah ditambah di Tetapan > Dokumen.
3. Tick papar / mandatori pada dokumen yang ingin dipapar pada borang pendaftaran pelajar.

3. Tambah dokumen di profil pelajar

Selain parents upload di borang pendaftaran, dokumen pelajar juga boleh diupload oleh staf di profil pelajar.

Untuk ke profil pelajar, pergi ke menu Pelajar > Pelajar > klik nama pelajar > klik tab Dokumen.

Klik butang Tambah Rekod untuk upload dokumen dan butang Padam untuk padam rekod.

Sebelum ini, cikgu perlu scan QR code pelajar atau klik satu2 butang utk mengisi waktu masuk, keluar atau rehat bagi setiap pelajar.

Oleh kerana sekarang kebanyakan pelajar tidak hadir secara fizikal, kini cikgu boleh merekodkan kehadiran pelajar secara pukal/sekaligus.

1. Boleh ke menu Pelajar > Kehadiran.
2. Pilih senarai pelajar mengikut program atau kelas dan pilih tarikh (jika bukan hari ini) dan tekan Tapis.
3. Tick semua pelajar, dan untick pelajar tak hadir.
4. Pilih Operasi Pukal > pilih waktu masuk/rehat/keluar.
5. Tekan butang Hantar.

Laporan Bulanan Kehadiran Pelajar (Individual)

Cikgu boleh lihat laporan bulanan kehadiran pelajar secara individual.

1. Pergi ke menu Laporan > Pelajar > Kehadiran Pelajar > (pilih nama pelajar) > klik button Tapis.

2. Scroll kebawah dan klik button Export to Excel untuk lihat laporan bulanan kehadiran pelajar tersebut.

Sekian maklum.

Kami telah menambah satu fungsi baharu di modul pelajar iaitu Tag. Tag ini boleh digunakan untuk mengumpulkan pelajar didalam satu kelompok. Perbezaan di antara tag dan kelas ialah seorang pelajar boleh mempunyai lebih dari satu tag berbanding dengan kelas.

Di bawah ialah panduan menggunakan fungsi Tag bagi pelajar:

A. SET TAG PELAJAR

1. Setkan tag-tag yang akan digunakan di menu Tetapan > Tag.
2. Klik tambah rekod > Isikan nama tag > Klik hantar.

B. TAMBAH TAG PELAJAR

1. Boleh pergi ke menu Pelajar
2. Tick nama pelajar berkenaan
3. Klik Operasi Pukal > pilih Tambah Tag > klik Hantar
4. Anda boleh memilih lebih dari satu tag. Klik Hantar > Tag berjaya ditambah kepada pelajar.

C. PADAM TAG PELAJAR

Ada dua cara untuk padam tag:

Cara pertama:

Tag boleh dipadam daripada rekod pelajar dengan menekan butang ‘x’ pada sebelah tag.

Cara Kedua:

Padam tag secara pukal, caranya:

1. Menu Pelajar > Pelajar
2. Tick Nama Pelajar (box sebelah kiri nama pelajar)
3. Operasi Pukal = pilih Padam Tag > Hantar
4. Pilih Tag yang mahu dipadam
5. Hantar

1. Video Rujukan: https://adilo.bigcommand.com/watch/najwx11x