Apabila terdapat pembayaran yang mahu menggunakan Toyyibpay tanpa masuk ke dalam pendapatan di dalam sistem SMAP

Contoh : Pembayaran Infaq, Sumbangan Majlis, Sumbangan Sekolah

Cara untuk create bill di dalam Toyyibpay:
Masuk ke dalam sistem toyyibpay menggunakan link https://toyyibpay.com/access/login

1. Memasukkan Username dan Password

2. Setelah berjaya masuk ke dalam sistem Toyyibpay, Paparan Dashboard akan terpapar.

3. Untuk membuat bill di toyyibpay, Boleh ke menu Create Bill

4. Selepas klik, Isi form create bill ini dengan maklumat yang berkenaan:

• Memilih Bil Category
• Menetapkan Nama bil tersebut
• Memberikan sedikit penerangan mengenai bil tersebut

• Untuk Bill payment channel, klik pada dropdown dan memlilih FPX ONLY dan menetapkan charge bg setiap transaksi tersebut ditanggung oleh pelanggan atau organisasi sendiri

• Memilih untuk Multi Payment, atau bayaran lebih dari sekali
• Memilih untuk Fix Amount jika bayaran itu boleh berubah ubah atau tetap
• Klik hantar

5. Selepas klik hantar, paparan All Bill akan terpapar dimana kesemua rekod bill akan terpapar di sini. Bill tersebut boleh dikemaskini dan dilihat detail bill.

Tuan/puan click link Infaq 2025, kemudian boleh copy link tersebut untuk disharekan.

Sekian makluman.

Fungsi ini adalah untuk merekodkan pemindahkan wang dari satu akaun ke akaun lain.

Pastikan anda telah set akses perbelanjaan di Tetapan > Staf > Kemaskini bahagian Akses. Klik Perbelanjaan untuk mendapatkan akses perbelanjaan seperti contoh di gambar bawah.

Menambah Rekod Pemindahan Wang

Caranya:

1) Di menu perbelanjaan > Tekan butang Pemindahan Wang.

2) Boleh rekodkan pemindahan wang dari satu akaun ke akaun yang lain.

Apabila pemindahan wang telah direkodkan, pengguna boleh lihat rekod yang telah di tambah.

Pengguna juga boleh kemaskini dan padam rekod yang telah dimasukkan.

Dengan adanya fungsi ini, tuan/puan perlu tambah nilai kredit mesej di dalam sistem SMAP untuk menggunakan SMS atau WhatsApp. Penambahan kredit ini hanya boleh diakses oleh pemilik organisasi sahaja dan tidak boleh diakses oleh staf lain.

---

NOTA PENTING: Menu Kredit Mesej hanya akan dipaparkan untuk akaun pemilik (owner) sahaja.

---

Terdapat beberapa tetapan berkenaan fungsi ini:

1. Tambah Nilai
   
   Menu Tetapan > Bahagian Sistem, pilih Kredit Mesej > Pilih jumlah > Klik Tambah Nilai
   
   
   
   Penambahan kredit ini akan ditambah untuk kesemua cawangan dibawah pemilik yang sama.
   
   Contohnya: Puan Aina memiliki 2 cawangan didalam SMAP. Apabila Puan Aina tambah nilai kredit mesej. Kredit tersebut akan ditambah untuk kedua-dua cawangan.
   
   
   
   Jumlah Kredit = Kredit sedia ada di dalam sistem.
   
   Jumlah Tambah Nilai = Boleh pilih jumlah untuk ditambah nilai.
   
   1 Kredit = 1 SMS
   
   2 Kredit = 1 WhatsApp
   
   Klik button Tambah Nilai untuk meneruskan proses. Pembayaran ini akan terus disambungkan ke sistem Toyyibpay, caj RM1 akan dikenakan untuk setiap transaksi yang berjaya.
   
   TAMBAHAN BARU
   
   Boleh tambah nilai dengan memasukkan nilai yang diingini.
   
   
   
   
2. Email notikasi peringatan baki kredit minima, baki tidak mencukupi & hantar semula SMS.
   
   Pihak organisasi boleh setkan kredit minima untuk sistem hantar emel peringatan untuk tambah nilai.
   
   Secara umumnya sistem akan hantarkan emel ke pemilik organisasi (owner). Boleh juga setkan 3 emel yang boleh menerima notifikasi berkenaan kredit SMS ini.
   
   Menu Tetapan > Bahagian Sistem, pilih Kredit Mesej
   
   
   
   
   
3. SMS atau WhatsApp tidak dihantar
   
   2 sebab SMS atau WhatsApp tidak dihantar:
   
   a. Baki kredit mesej tidak mencukupi, perlu tambah nilai terlebih dahulu.
   
   Jika pemilik terlupa untuk tambah nilai dan baki kredit adalah 0, sistem tidak akan menghantar sms atau WhatsApp tersebut kerana baki tidak mencukupi.
   
   SMAP akan hantar peringatan baki kredit ke emel pemilik dan 3 emel yang disetkan (jika ada)
   
   Seterusnya, boleh tambah nilai kredit mesej menggunakan akaun pemilik.
   
   
   b. No telefon pelajar tidak wujud, perlu semak dan kemaskini no telefon pelajar.
   
   Boleh pergi ke menu Pelajar > Pelajar > Cari nama pelajar > dibahagian Operasi > Klik Kemaskini.
   

---

Cara untuk hantar semula SMS atau WhatsApp, boleh pergi ke:

1. Menu Pelajar > Hantar Semula Mesej
2. Dibahagian Operasi > klik Hantar Semula
3. Hantar SMS atau WhatsApp secara pukal
Tanda nama yang terlibat (kotak kiri) > Operasi Pukal > Hantar Semula > Klik Hantar.

Jika ada sebarang pertanyaan, boleh contact team SMAP di group support masing-masing. Harap maklum.

Kenapa perlu gunakan prepaid dalam toyyibPay ni?

Bagi organisasi yang setkan caj transaksi 0

Contohnya jika sekarang organisasi keluarkan invois untuk pelajar dengan jumlah RM300. Bila parent buat bayaran, organisasi akan dapat RM299 dalam akaun bank.

Dengan prepaid, organisasi akan dapat RM300 genap! Senang nak reconcile bayaran parent dengan settlement dari toyyibPay

Habis tu RM1 tak perlu bayar dah?

Eh, perlu. Tapi boleh dicaj kepada prepaid value yang diletakkan di toyyibpay.

Macam mana nak set prepaid ini?

Login toyyibPay di https://toyyibpay.com dan tekan Login

Boleh masukkan username dan password toyyibPay

Bila dah masuk, boleh ikut langkah berikut:

1. Tekan link “Prepaid”. Akan nampak screen seperti di atas.
2. Untuk topup, boleh tekan button “Top Up”. Masukkan amount contohnya RM200 dan teruskan bayaran. Nanti akan nampak “Available Balance” jadi RM200. Ada RM1 caj ya untuk setiap kali top up.
3. Di bahagian Prepaid History pula akan dipaparkan semua transaksi penolakan atau penambahan prepaid amount.

Lepas tu nak kena buat apa lagi?

Dah tak ada apa dah. Sistem akan terus detect jika ada prepaid, akan tolak caj transaksi RM1 dari prepaid. Jadi jumlah bayaran parent akan genap masuk ke akaun bank.

Tapi bila prepaid habis, kena top up lagi. Jika tidak, sistem akan tolak dari amount transaksi yang dibayar oleh parent macam biasa.

Sebelum ini, setiap pembayaran didalam sistem SMAP hanya boleh direkodkan jika pelajar tersebut mempunyai invois.

Kini, bayaran juga boleh direkodkan walaupun invois BELUM lagi dikeluarkan.

Ia berguna untuk ibu bapa yang ingin membuat bayaran yuran bulanan awal, sebelum invois bulanan dikeluarkan (secara automatik).

Contoh: Ibu bapa bayar pada 20hb, invois automatik dikeluarkan pada 25hb.

Caranya:
1) Klik menu Kewangan > Ringkasan.

2) Dibahagian Operasi, klik button ‘$’ untuk merekodkan bayaran

3) Oleh kerana tiada invois yang belum dibayar, boleh masukkan jumlah bayaran di kotak “Jumlah Bayaran diterima”



4) Kemudian isi semua maklumat selebihnya seperti biasa



5) Klik hantar untuk save

Setelah klik hantar, satu resit dengan keterangan “lebihan bayaran” akan dikeluarkan. Contoh seperti dibawah.

Apabila invois automatik dikeluarkan kemudian, bayaran ini terus akan direkodkan sebagai bayaran kepada invois tersebut.

Dibahagian transaksi akan dipaparkan invois yang dibayar.

Jika terdapat lagi baki, ia akan ditolak untuk invois akan datang pula.

NOTA TAMBAHAN:
Cara untuk semak resit lebihan bayaran:

1. Menu Kewangan > Resit
2. Tab Lebihan bayaran

Sekian makluman, terima kasih.

Pengeluaran invois dikeluarkan megikut yuran bulanan pelajar ini dibuat bagi memudahkan pengguna/pengusaha untuk mengeluarkan invois berasingan tetapi mengikut yuran bulanan pelajar yang telah disetkan.

Penambahan ini berguna terutama kepada pusat pengajian atau pusat tuisyen untuk mengeluarkan yuran mengikut kumpulan/kelas tetapi menggunakan yuran bulanan yang telah diset bagi setiap pelajar.

Kegunaan lain ialah untuk mengeluarkan yuran bagi bulan yang tidak semua pelajar hadir (contohnya semasa cuti sekolah). Pengguna boleh memilih pelajar tertentu sahaja dan boleh caj mengikut yuran bulanan yang telah disetkan.

Nota: Fungsi ini akan dikeluarkan bagi organisasi yang ingin menggunakannya sahaja untuk mengelakkan kekeliruan.

Jika mahu menggunakan fungsi ini, boleh maklum kan di group support masing-masing.

Cara menggunakan fungsi ini:

1. Menu Kewangan > Invois > klik button Tambah Rekod
   
   
   
2. Boleh klik button Invois Yuran Bulanan (tambahan baru)
   
   
   
3. Isikan maklumat lain seperti biasa – Pilih nama pelajar, set tarikh akhir, bulan dan tahun invois, keterangan dan diskaun jika ada.
4. Tekan hantar untuk mengeluarkan invois.

Sekian Makluman.

Sebelum ini, pengurusan akan setkan yuran pelajar kepada 0 untuk pelajar yang membuat pembayaran awal dari tarikh invois automatik dikeluarkan supaya tidak terjadi invois double.

Dengan adanya fungsi ini, ia akan memudahkan pihak pengurusan untuk set pelajar kepada berhenti sementara bagi pengeluaran invois automatik (bagi pelajar tertentu).

Berhenti sementara ini boleh setkan sehingga tarikh yang dikehendaki agar invois bulanan tidak dikeluarkan. Jadi, yuran pelajar tidak perlu diubah kepada 0.

Contoh: Jika invois automatik dikeluarkan 25/6/2025.
Boleh set tarikh berhenti sementara dari 25/6/2025 sehingga 25/8/2022.
(Jika nak skip invois automatik untuk 3 bulan)
Selepas 3 bulan, invois automatik akan terus dikeluarkan untuk bulan 9

A. Jika ingin setkan tarikh berhenti sementara bagi pelajar secara individu.

Caranya:-

1. Menu Pelajar > Pelajar > klik Nama Pelajar.
   
   
   
2. Klik Tab Berhenti Invois Bulanan.
   
   
   
3. Set Tarikh Sehingga kepada tarikh akhir invois ingin diberhentikan bagi mengelakkan invois automatik dikeluarkan 2 kali.
   
   
   Boleh klik button Set Semula Tarikh untuk reset tarikh selepas invois di berhentikan.
   
4. Klik button Hantar untuk save tetapan yang telah dibuat.
   
   

B. Jika ingin setkan tarikh berhenti sementara secara pukal.

Caranya:-

1. Menu Pelajar > Pelajar.
2. Tanda/tick nama pelajar yang terlibat.
   
   
   
3. Di bahagian Operasi Pukal > pilih Set Berhenti Invois Bulanan.
   
   
   
4. Klik Hantar untuk save.

Kemudian sistem akan setkan tarikh yang sama bagi semua pelajar yang terlibat. Sekian harap maklum.

---

KEMASKINI SISTEM

Kini, di menu kewangan > yuran bulanan, pihak pengurus boleh uruskan yuran bulanan pelajar di satu tempat yang sama:-

1. Kemaskini Yuran Bulanan
2. Diskaun Yuran Bulanan
3. Berhenti Invois Bulanan
   
   Jika ingin setkan tarikh berhenti bagi pelajar tertentu (individu)
   Caranya:-
   1. Menu Kewangan > Yuran Bulanan > Tapis pelajar (jika perlu)
   2. Klik tab Berhenti Invois Bulanan
   3. Masukkan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir
   4. Klik button Hantar
   
   Jika ingin setkan tarikh berhenti secara pukal
   Caranya:-
   1. Menu Kewangan > Yuran Bulanan > Tapis pelajar (jika perlu)
   2. Klik tab Berhenti Invois Bulanan
   3. Tick nama pelajar yang terlibat
   4. Operasi Pukal, pilih Kemaskini tarikh berhenti invois bulanan > Hantar
   5. Masukkan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir
   6. Klik button hantar

Berikut disertakan cara untuk membuat laporan jika tidak mendapat refund daripada pihak FPX. Perkara berikut dibangkitkan kerana pihak ibu bapa masih tidak mendapat refund selepas tempoh 5 hari bekerja daripada pihak bank.

Langkah-langkah:

1. Hubungi/contact bank yang terlibat melalui Facebook (PM):
   1. Maybank – https://www.facebook.com/Maybank
   2. CIMB – https://www.facebook.com/CIMBMalaysia/
   3. Bank Islam – https://www.facebook.com/BankIslamFB/
      
2. Sertakan maklumat berikut sebagai bukti sokongan:
   1. Nama penuh :
   2. IC :
   3. Nombor telefon :
   4. FPX ID :
   5. Tarikh transaksi :
   6. Jumlah :

Contoh FPX ID & Tarikh Transaksi

Setiap pembayaran toyyibPay yang dilakukan boleh disemak untuk setiap pelajar. Semakan ini dilakukan seandainya jumlah wang yang dimasukkan kedalam akaun bank tidak sama dengan jumlah sepatutnya.

Semakan perlu dibuat di kedua-dua sistem SMAP dan toyyibPay. Setiap pembayaran yang dibuat melalui toyyibPay, duit akan masuk ke dalam akaun bank pengusaha pada hari bekerja berikutnya.

Berikut adalah cara untuk membuat semakan pembayaran tersebut:

Di Sistem SMAP

1. Pergi ke menu Laporan > Kewangan > Kutipan / Kutipan (beserta keterangan)
2. Tapis cara bayaran kepada Pembayaran Online
3. Dibahagian catatan, terdapat bill id yang akan dirujuk di bahagian toyyibPay

Di toyyibPay

1. Login ke dalam toyyibPay – https://toyyibpay.com/
2. Pergi ke menu All Bill
3. Boleh semak / cari bill id (seperti didalam sistem SMAP) di bahagian search
4. Boleh lihat nama pembayar (Billed To), jumlah, tarikh dan lain-lain.

ataupun jika ingin cetak rekod settlement tersebut

1. Pergi ke menu Download Report
2. Di bahagian Download Completed Settlement Report, boleh letakkan tarikh mula dan tarikh akhir untuk rekod tersebut.
3. Boleh klik Download Report, report tersebut akan disimpan dalam bentuk xlsx