Author Archives: invtr

Modul RPA untuk Taska

Cara-cara menggunakan Modul RPA adalah seperti berikut:

Sebelum RPA boleh mula digunakan oleh pendidik, anda perlu menetapkan 3 perkara di dalam sistem iaitu tema, sub-bidang dan templat:


1) TEMA2 UNTUK RPA

Sistem SMAP telah menyediakan 15 tema secara umum. Anda boleh menambah lagi tema atau mengemaskini nama2 tema kepada yang lebih bersesuaian.

1.1) Sila pergi ke menu Tetapan > bahagian Akademik, pilih RPA/RPH Tema
1.2) Klik Tambah Rekod untuk menambah Tema baru
1.3) Klik kemaskini/padam untuk mengemaskini nama atau padam rekod

2) SUB BIDANG RPA

Kami turut menyediakan modul sub bidang bagi bidang2 yang disediakan mengikut silabus Permata.

Anda boleh menambah sub bidang kepada bidang2 sedia ada di dalam sistem.

2.1) Sila pergi ke menu Tetapan > bahagian Akademik, pilih RPA – Sub Bidang
2.2) Klik Tambah Rekod untuk menambah sub bidang baru
2.3) Klik kemaskini/padam untuk mengemaskini nama atau padam rekod

3) TEMPLAT RPA

Pengusaha Taska, Owner ataupun admin perlulah memasukkan rekod-rekod RPA ke dalam Templat RPA. Templat RPA ialah rangka kepada RPA2 yang akan dirujuk dan digunakan oleh pendidik.

3.1) Sila pergi ke menu RPA > Klik butang Templat RPA
3.2) Klik tambah rekod untuk menambah Templat RPA baru
3.3) Isikan maklumat yang diperlukan
3.4) Klik Hantar
3.5) Rekod Templat RPA berjaya disimpan. Boleh mula digunakan oleh pendidik


Admin boleh melihat jumlah berapa kali Templat RPA digunakan dan siapa yang menggunakannya. Sila klik pada figure atau jumlah nombor di dalam kolum Jumlah Digunakan.

CARA-CARA MENGGUNAKAN MODUL RPA OLEH PENDIDIK

1) Sila pergi ke menu RPA > Klik RPA Templat
2) Buat tapisan mengikut Tema, Bidang atau Umur berdasarkan keperluan
3) Klik button “Guna” di Templat RPA yang diingini
4) Boleh isikan maklumat seperti tarikh digunakan, bilangan pelajar, refleksi dan lain-lain
5) Boleh isikan 3 lampiran untuk rujukan RPA yang dibuat (TERBARU)
6) Klik hantar untuk simpan rekod RPA
7) Pendidik juga boleh mengemaskini rekod RPA mereka selepas melaksanakan aktiviti
8) Sila pergi ke menu RPA > dan klik kemaskini.
9) RPA juga boleh dicetak, sila klik pada Tajuk RPA anda.

Fungsi Semakan bagi Modul RPA

Staf yang mempunyai akses Pengurusan Akademik boleh membuat semakan dan memberikan ulasan di RPA yang telah dibuat oleh pendidik. Bagi RPA yang telah disemak, status mereka akan berubah kepada telah disemak.

Selain itu, Staf yang mempunyai akses ini juga akan dapat melihat senarai semua RPA oleh pendidik taska di menu RPA.

Ulasan dan maklumat semakan ini akan dipaparkan di borang RPA dan juga di paparan cetakan RPA.

1) Untuk menambah akses Pengurusan Akademik, sila pergi ke menu tetapan > staf > kemaskini.


2) Untuk membuat semakan, pergi ke menu RPA > Klik button Semak.


Selain itu kami juga telah menambah fungsi tapisan (filter) mengikut staf dan organisasi di Menu Templat RPA. Dan juga fungsi tapisan mengikut bulan dan staf di menu RPA.

Pihak SMAP.MY akan menambah baik modul ini secara berkala. Jika terdapat sebarang cadangan penambahbaikan, boleh hubungi kami di group whatsapp support. Terima Kasih.

Modul Perbelanjaan

? Panduan Modul Perbelanjaan ?

  1. Tambah kategori perbelanjaan di menu Tetapan > bahagian Kewangan, pilih Kategori Perbelanjaan.

Sistem akan automatik load 6 kategori perbelanjaan. Iaitu:

  1. Gaji dan Upah
  2. Sewa
  3. Perjalanan & Pengangkutan
  4. Pembaikan & Penyelenggaran
  5. Promosi & Iklan
  6. Perbelanjaan Lain-lain

**Klik button Tambah Rekod sekiranya mahu tambah kategori perbelanjaan yang lain.

2. Set Kategori Perbelanjaan bagi Gaji. (Jika menggunakan modul Gaji di dalam SMAP)

  1. Pergi ke menu Tetapan > bahagian Sistem, pilih Tetapan Umum > Kewangan (Umum)
  2. Kemudian boleh pilih kategori perbelanjaan bagi pembayaran gaji.

3. Boleh mula merekodkan perbelanjaan. Cara untuk rekodkan perbelanjaan:

  1. Pergi ke Menu Kewangan > Perbelanjaan.
  2. Klik Tambah Rekod.


  3. Pilih kategori perbelanjaan > Isikan keterangan, jumlah dan lain2 > Klik Hantar


  4. Boleh Klik PV ataupun No Baucar utk melihat slip.


  5. Boleh save as PDF. Caranya Right-click > Print > Destination (Pilih save as PDF)

Boleh semak Laporan Perbelanjaan atau Laporan Untung/Rugi di menu Laporan

  • Laporan Perbelanjaan akan menyenaraikan rekod perbelanjaan mengikut tarikh atau kategori
  • Laporan Untung/Rugi akan auto calculate berdasarkan rekod invois dan perbelanjaan dlm sistem.

Daftar program tahun depan bagi pelajar sedia ada oleh ibu bapa secara online

Cara paling mudah dan digalakkan untuk memindahkan pelajar ke tahun hadapan ialah dengan menggunakan operasi pukal. (rujuk artikel ini). Ini perlu dibuat oleh staf setelah ibu bapa memberitahu akan sambung program untuk tahun hadapan.

Atas permintaan, satu lagi pilihan diberikan untuk pendaftaran dibuat oleh ibu bapa (bagi pelajar sedia ada) secara online.

Berikut ialah cara untuk membuat pendafataran program tahun hadapan oleh ibu bapa.

1. Dapatkan link kemaskini dalam Tetapan > Pelajar > Borang Pendaftaran

Nota: Kemaskini online tidak perlu dibuka jika tidak mahu ibu bapa membuat kemaskini data pelajar. Ada beberapa kes yang kami terima, data yang dikemaskini oleh ibu bapa tidak lengkap atau tersilap.

Contohnya nama anak ditukar kepada nama ibu atau bapa. Ini kemungkinan disebabkan oleh “auto fill” feature dalam internet browser.

Boleh set untuk buka kemaskini online dalam beberapa tempoh tertentu. Set Kemaskini Online kepada Buka, dan boleh setkan tarikh.

2. Berikan link kemaskini di atas

Berikut ialah langkah yang perlu diambil oleh ibu bapa

  1. Masukkan atau klik link yang diberi
  2. Masukkan nombor telefon yang didaftarkan
  3. Tekan butang program di sebelah kanan nama anak yang hendak didaftarkan
  4. Tekan butang “Daftar Program Baru”
  5. Masukkan sesi dan program dan tekan butang “Hantar”
  6. Mesej “Rekod telah disimpan” akan dipaparkan jika pendaftaran berjaya

Satu e-mel akan dihantar kepada organisasi untuk setiap pendaftaran program yang berjaya.

3. Kemaskini dari Mobile App SMAP for Parents

Jika sudah set buka untuk Kemaskini Online, ibu bapa juga boleh kemaskini maklumat melalui mobile app SMAP for Parents.

Boleh klik bahagian Programs untuk tambah program tahun hadapan.

Sekian makluman

Perkara Penting Mesti Tahu dan Faham Sebelum Menggunakan ToyyibPay

toyyibPay ialah online payment gateway yang boleh memudahkan proses penerimaan bayaran daripada pelanggan. Sistem SMAP akan mengeluarkan resit secara automatik setelah bayaran online dibuat oleh pelanggan menggunakan toyyibPay. Banyak masa (dan wang) dapat dijimatkan dengan menggunakan payment gateway.

Walau bagaimanapun, ada beberapa perkara penting yang perlu difahami sebelum setuju untuk menggunakan toyyibPay. Supaya tidak terdapat pertikaian pada masa akan datang.

1. Caj per transaksi

Pendaftaran toyyibPay adalah percuma. Namun, setiap transaksi yang berjaya akan dikenakan caj sebanyak RM1 sahaja.

Caj ini akan ditolak daripada bayaran pelanggan. Contohnya, jika pelanggan membayar RM300, organisasi akan mendapat RM299 ke dalam bank akaun.

Terdapat juga pilihan untuk cajkan RM1 tersebut kepada pelanggan. Jika pelanggan perlu bayar RM300, beliau akan dicaj RM301 dan organisasi akan mendapat RM300 dalam bank akaun.

Jika set caj RM0, dan inginkan jumlah yang masuk ke akaun bank sama dengan bayaran pelanggan, boleh gunakan prepaid toyyibPay. Boleh rujuk artikel berikut https://blog.smap.my/prepaid-toyyibpay/

2. Settlement (duit masuk ke akaun organisasi)

Proses settlement akan mengambil masa 1 hari bekerja. Anda akan menerima amaun bayaran daripada pelanggan pada hari bekerja berikutnya.

Contoh: Jika bayaran diterima pada hari Isnin, duit akan dimasukkan ke akaun anda pada hari Selasa.  Jika bayaran pada hari Jumaat, Sabtu atau Ahad, duit akan masuk pada hari Isnin.

Keesokan hari boleh jadi pada bila-bila masa sama ada pagi, tengah hari, petang atau malam. Kebiasaannya waktu petang.

Settlement mungkin akan mengalami 24 jam kelewatan jika sistem bank sedang dalam penyelenggaraan. Tetapi ia sangat jarang berlaku.

3. SMAP dan toyyibPay adalah 2 entiti berbeza

SMAP menyediakan sistem pengurusan institusi. SMAP mempunyai kebolehan berintegrasi dengan toyyibPay untuk menjadikan proses bayaran lebih mudah.

Walaupun pihak teknikal SMAP akan membantu jika ada masalah, ada sesetengah masalah perlu dirujuk terus ke pihak toyyibPay apabila melibatkan akaun toyyibPay, settlement, akaun bank, dan sebagainya.

——————————————————————————————————–

Proses Pendaftaran toyyibPay untuk Sistem SMAP.MY

  1. Login ke dalam sistem SMAP.MY. Pergi ke menu Tetapan > Pembayaran Online.
  2. Klik toyyibPay (seperti ditanda dengan kotak merah di atas).
  3. Atau boleh juga terus pergi ke link ini https://smap.my/app/toyyib (perlu login terlebih dahulu).
  4. Isikan semua maklumat yang diperlukan. ID Pengguna dan kata laluan akan digunakan untuk login ke akaun toyyibPay anda.
  5. Tick ‘Saya/Kami bersetuju dengan Terma Pengunnaan’ > Klik button Hantar.
  6. Selepas pendaftaran berjaya, anda akan menerima email daripada toyyibPay. Check folder spam jika tiada di inbox.
  7. Anda mesti klik link di email tersebut untuk verify (sahkan) akaun toyyibPay anda. Selepas akaun anda berjaya verify atau disahkan, API KEY di menu Tetapan > Pembayaran Online akan auto-filled seperti dibawah:

  8. Klik Hantar.
  9. Proses pendaftaran anda telah berjaya.
  10. Anda boleh semak mana-mana invois untuk melihat button Bayar Online. Pelanggan boleh klik button tersebut, pilih invois yang ingin dibayar dan kemudian mereka akan redirect ke toyyibPay untuk membuat bayaran online.

Modul Kehadiran PELAJAR dan Kod QR

2 Langkah untuk mula gunakan modul kehadiran pelajar:

1. Cetak Senarai Kod QR Pelajar

Kod QR diperlukan untuk staf imbas (scan) dan rekodkan kehadiran pelajar.

Pergi ke menu Laporan > klik Kod QR Kehadiran Pelajar. Anda boleh membuat tapisan untuk melihat senarai Kod QR mengikut program, kelas atau tag pelajar. Untuk lihat kod QR dalam bentuk kad, ubah tapisan Laman kepada “Kad”.

Untuk cetak kod QR, anda boleh scroll kebawah dan klik button Print. Kod QR dalam bentuk “Kad” sesuai jika ingin dijadikan lanyard pelajar.

Manakala, jika anda memilih tapisan Laman sebagai “Senarai”, anda akan lihat paparan seperti dibawah. Boleh juga cetak seperti biasa.

kod QR dalam paparan laman “Senarai”

Selesai perihal Kod QR, sekarang anda boleh mula rekodkan waktu kehadiran pelajar. Berikut ialah langkah seterusnya:

2. Rekodkan Kehadiran dan *Suhu Pelajar Ketika Masuk, Rehat dan Balik

*Jika organisasi anda tidak perlu rekodkan suhu, sila beritahu pihak SMAP untuk tutup fungsi.

Untuk rekodkan kehadiran pelajar, anda perlu gunakan pengimbas (scanner) didalam mobile app SMAP for Staf. Klik pada icon Student Attendance.

Pilih sama ada ingin gunakan Front Cam atau Back Cam dan mula imbas kod QR pelajar untuk sistem rekodkan kehadiran. Senarai waktu beserta nama pelajar akan keluar pada paparan yang sama seperti contoh dibawah:

Scanner akan dikeluarkan berulang kali untuk anda teruskan proses mengambil kehadiran. Boleh back atau tutup jika tidak diperlukan.

INFO TAMBAHAN

Lihat Laporan Kehadiran Pelajar Didalam Sistem SMAP

  1. Login ke dalam sistem dan pergi ke menu Kehadiran.
  2. Anda akan dapat lihat senarai rekod kehadiran pelajar.
  3. Gunakan fungsi tapisan untuk lihat senarai mengikut program, kelas atau tag. Boleh juga filter mengikut tarikh pembelajaran untuk lihat rekod kehadiran yang lepas.

  4. Jika ingin kemaskini rekod waktu kehadiran, boleh klik button Masuk atau Keluar. Klik icon dustbin jika ingin padam rekod.

  5. Jika pelajar tidak hadir dan anda ingin letakkan catatan, boleh klik button Tidak Hadir.
  6. Boleh setkan Tetapan Paparan Kad QR Pelajar
    a. Laporan > Kod QR Kehadiran Pelajar
    b. Tapis (Laman = Senarai)
    c. Button Tetapan Paparan Kad
    d. Tick item yang mahu dipaparkan pada Kad QR Pelajar > Hantar



    Contoh paparan Kad QR Pelajar:


  7. Boleh rujuk video berikut bagi cara rekodkan kehadiran pelajar menggunakan mobile app SMAP for Staff.

Sebarang persoalan boleh diajukan kepada kami di dalam group WhatsApp masing-masing. Sekian terima kasih.

Tambah Program Baru kepada Pelajar

Tambah program boleh dilakukan untuk situasi:
1. Pelajar ambil lebih daripada 1 program. Contohnya ambil program 6 TAHUN dan TRANSIT.
2. Pelajar sambung pembelajaran untuk sesi seterusnya. Contoh pelajar sesi 2025 sambung ke sesi 2026.

Fungsi tambah program boleh dibuat secara individu atau secara pukal (in bulk). Rujuk caranya dibawah.

Tambah Program Secara Individu

1. Menu Pelajar > Pelajar.
2. Pada rekod nama pelajar > dibahagian Operasi, klik button ‘Program’ (warna biru).

3. Di page urus program, klik button ‘Tambah Rekod’.

4. Setkan Sesi, Program, Kelas (optional) dan Yuran Bulanan pelajar > klik button Hantar untuk simpan.
*Jika ingin daftarkan pelajar ke sesi tahun depan, boleh ubah sesi. Contoh dari 2025 ke 2026, pilih sesi 2026.

Tambah Program Secara Pukal (Bulk)

1. Menu Pelajar > Pelajar. Tapis senarai pelajar untuk memudahkan pilih nama pelajar (jika perlu).
2. Tekan checkbox disebelah kiri nama pelajar. (pelajar yang terlibat untuk tambah program)
3. Pada operasi pukal, pilih ‘Tambah Program’ > klik button Hantar

2. Masukkan maklumat tahun dan program yang bakal diambil.
*Jika ingin daftarkan pelajar ke sesi tahun depan, boleh ubah sesi. Contoh dari 2025 ke 2026, pilih sesi 2026.

Video Rujukan Tambah Program Pelajar (Pukal): https://adilo.bigcommand.com/watch/446Ua7_g

Borang Pendaftaran Online

Borang pendaftaran online ialah satu fungsi yang disediakan bagi memudahkan proses pendaftaran pelajar ke organisasi. Link boleh diberikan kepada ibu bapa, dan rekod akan terus masuk kedalam sistem.

Borang pendaftaran online hanya digunakan untuk pendaftaran pelajar baru sahaja. Bermaksud pelajar belum pernah mendaftar didalam organisasi.

Sebelum berikan link borang, pihak organisasi perlu tetapkan dahulu ruang yang ibu bapa perlu isi semasa mendaftar.

Cara Tetapkan Borang Pendaftaran

1. Pergi ke menu Tetapan > bahagian Pelajar > klik Borang Pendaftaran.

2. Link pendaftaran online (semua cawangan), jika berikan kepada ibu bapa, mereka perlu pilih ingin daftarkan anak ke cawangan mana. Sesuai digunakan jika ada lebih daripada 1 cawangan organisasi.
*berikan link pendaftaran kepada pelajar baharu sahaja. pelajar sedia ada perlu gunakan link kemaskini. rujuk langkah ke-6.

contoh paparan link pendaftaran online (semua cawangan). ibu bapa akan pilih cawangan dahulu

3. Link pendaftaran online (cawangan ini sahaja) pula akan terus bawa ibu bapa ke borang pendaftaran spesifik cawangan atau 1 cawangan sahaja.

contoh paparan link pendaftaran online (cawangan ini sahaja)

4. Set Buka Untuk Pendaftaran. Klik ‘Buka’ jika pendaftaran masih dibuka, atau ‘Tutup’ jika sebaliknya.

5. Set Perlu Kelulusan. Klik ‘Ya’ jika ingin tapis dahulu permohonan pendaftaran pelajar sebelum terima kemasukan, atau klik ‘Tidak’ jika tidak perlukan tapisan.

Jika klik ‘Ya’, anda boleh pilih samaada ingin set yuran semasa pendaftaran atau tidak.
– Jika ingin set yuran semasa pendaftaran, boleh set item, letakkan jumlah yuran semasa pendaftaran dan juga keterangan (keterangan invois).
– Jika tidak mahu set yuran pendaftaran, boleh biarkan kosong sahaja.

6. Link untuk kemaskini online diberikan kepada ibu bapa untuk mereka kemaskini (update) maklumat anak, termasuk untuk daftar ke tahun seterusnya (contoh pelajar tahun 2025 yang ingin sambung ke tahun 2026).
*pelajar sedia ada yang sambung sesi akademik pada tahun seterusnya, tidak perlu daftar baru. hanya kemaskini dan tambah program sahaja.

7. Pada ruangan Nota Umum, Syarat dan Terma serta Mesej Selepas Pendaftaran, boleh letakkan ayat yang bersesuaian untuk dipaparkan pada borang pendaftaran yang ibu bapa akan lihat.

8. Set Tahun Pendaftaran borang pendaftaran.

9. Pada ruangan Terima catatan dari Ibu bapa/Pelajar, pilih ‘Papar’ atau ‘Mandatori’ untuk ibu bapa isikan maklumat catatan.
Papar = Ibu bapa boleh teruskan dengan pendaftaran jika tidak isi.
Mandatori = Ibu bapa tidak boleh teruskan pendaftaran jika ruangan tidak diisi.

10. Lakukan yang sama pada ruangan-ruangan seterusnya seperti Maklumat Pelajar, Maklumat Kesihatan, Maklumat Adik-Beradik dan lain-lain. Boleh biarkan kosong jika ruangan tidak diperlukan semasa pendaftaran.

11. Pada ruangan Dokumen, klik button Tambah Dokumen untuk tambah rekod. Letakkan nama dokumen yang ingin ibu bapa muatnaik semasa isi borang pendaftaran online. Kemudian set Papar atau Mandatori.

12. Klik button Hantar untuk simpan tetapan yang telah dibuat.

Selesai setkan tetapan, anda boleh berikan link ATAU kod QR kepada ibubapa untuk buat pendaftaran atau pengemaskinian.

button biru untuk link dan button hijau untuk kod QR

Organisasi akan dapat notis melalui email organisasi setiap kali ada pendaftaran pelajar melalui borang.

Cara Luluskan Pendaftaran Pelajar bagi Pemohon Baru

  1. Pergi ke Menu Pelajar > Permohonan
  2. Anda boleh menapis (filter) senarai pelajar mengikut kategori
    • Menunggu Kelulusan
    • Lulus
    • Tidak Diterima
    • Belum Selesai
  3. Lihat senarai Menunggu Kelulusan
  4. Klik Lulus untuk meluluskan permohonan. Selepas diluluskan, nama pemohon akan didaftar masuk ke dalam senarai nama pelajar di menu Pelajar
  5. Klik Tidak Lulus untuk membatalkan permohonan. Pemohon tidak akan didaftarkan sebagai pelajar di dalam sistem.

Video Rujukan Setup Borang Pendaftaran Online: https://adilo.bigcommand.com/watch/mzpHnwXo

Perkara penting mesti tahu dan faham sebelum menggunakan billplz

Billplz memudahkan proses penerimaan bayaran, Sistem dapat merekodkan pembayaran dan mengeluarkan resit secara automatik setelah bayaran dibuat. Banyak masa (baca: wang) dapat dijimatkan dengan cara ini.

Walaubagaimanapun ada beberapa perkara penting yang perlu difahami sebelum setuju untuk menggunakan billplz. Supaya tidak terdapat pertikaian tentang billplz ini pada masa akan datang.

1. Caj per transaksi

Walaupun pendaftaran billplz ialah percuma, setiap bayaran yang dibuat melalui billplz akan dicaj sebanyak RM1.50 kepada institusi/organisasi.

2. Settlement (duit masuk ke akaun organisasi)

Apabila pelanggan membayar, duit tidak terus masuk ke akaun bank organisasi. Ia akan dimasukkan pada keesokan harinya. Contohnya jika bayaran diterima pada hari Isnin, duit akan dimasukkan pada hari Selasa.

Selain itu ada beberapa perkara penting lagi tentang settlement perlu difahami

a. Duit untuk bayaran akan masuk sehari selepas hari transaksi. Kecuali untuk bayaran hari Khamis hingga Ahad hanya akan masuk ke akaun  pada hari Isnin

b. Duit TIDAK akan dimasukkan pada hari cuti umum Wilayah. Ia akan dimasukkan hari bekerja berikutnya

c. Tiada masa tetap untuk duit masuk ke akaun. Boleh jadi pagi, petang atau pun malam

d. Akan berlaku juga kadang-kadang duit akan terlambat masuk sehari dari yang sepatutnya jika ada isu dengan sistem bank

Bacaan lanjut: Artikel rasmi billplz tentang settlement

3. Tambah nilai kredit secara automatik

Caj transaksi RM1.50 ditolak dari kredit dalam billplz. Bukan terus dari setiap bayaran yang diterima. Jika kredit telah habis, RM100 akan ditolak dari bayaran yang masuk untuk dimasukkan (reload) kredit.

Kemudian caj transaksi berikutnya akan ditolak dari kredit tersebut seperti biasa.

4. Reconciliation (semakan akaun bank dengan transaksi bayaran)

Bayaran ke akaun bank dimasukkan secara “lump sum”. Contohnya ada 4 transaksi kutipan RM300 pada hari ini. Satu amaun RM1,200 (4 x RM300) akan dimasukkan ke akaun bank dalam satu transaksi sahaja.

Untuk menyemak dan mengesahkan bayaran apa yang masuk, boleh login ke billplz dan download “account statement”. Bandingkan senarai bayaran yang diterima pada tarikh tersebut dengan duit yang masuk pada hari berikutnya.

5. Akaun bank peribadi tidak diterima

Akaun bank yang boleh berdaftar ialah akaun yang didaftarkan atas nama perniagaan, koperasi atau persatuan (yang berdaftar dan mempunyai nombor SSM, ROS atau koperasi). Akaun bank peribadi tidak boleh digunakan dengan billplz

6. SMAP dan billplz adalah 2 entiti berbeza

SMAP menyediakan sistem pengurusan institusi. SMAP mempunyai kebolehan berintegrasi dengan billplz untuk menjadikan proses bayaran lebih mudah. Walaupun pihak teknikal SMAP akan membantu jika ada masalah, ada sesetengah masalah perlu dirujuk terus ke pihak billplz apabila melibatkan akaun billplz, settlement, akaun bank dsb.

Bacaan lanjut: Cara mendaftar billplz dan mendapatkan API Key

Onboarding guide

Onboarding guide adalah beberapa perkara yang perlu dilakukan sebaik sahaja anda diberi maklumat untuk login ke dalam sistem buat pertama kalinya.

SMAP support team akan berikan maklumat login anda seperti:

Klik link berwarna biru spt gambar di atas dan masukkan username dan kata laluan yang diberi dengan betul.

Selepas login, anda dikehendaki:

   1. Semak bilangan student pada dashboard

    2. Semak yuran bulanan pelajar di Menu Kewangan > Ringkasan

Tapis pelajar, dan semak yuran bulanan bagi semua pelajar. Jika ada sebarang perubahan boleh ubah dan klik button Hantar.

    3. Pengeluaran invois bulanan pelajar pada current month.
Boleh semak di Menu > Invois

Setting untuk yuran bulanan:
Tarikh pengeluaran invois, tarikh akhir pembayaran invois, etc.

Setting ini boleh disetkan di Menu Tetapan > Kewangan > Kewangan:

    4. Pengeluaran resit kali pertama kepada student (buat kutipan)

a. Pergi ke Menu Kewangan > Invois

b. Pilih nama pelajar (yg sudah membuat pembayaran), dan klik icon ‘$’ (Bayar) dibahagian Operasi

c. Isikan maklumat yang diperlukan spt dibawah:

d. Tekan butang Hantar

Untuk lebih details boleh refer sini >> http://blog.smap.my/resit/

     5. Pengeluaran ad-hoc invois kali pertama (cth: yuran tertunggak pelajar)

a. Klik pada Menu Kewangan > Invois > Tambah Rekod

b. Pilih nama pelajar yang berkaitan dan isikan maklumat yang berkaitan

c. Tick SMS/EMEL atau kedua-duanya sekali untuk alert kepada parents

d. Tekan butang Hantar, invois akan dihantr kepada parents

Untuk step yang lebih details boleh klik sini >> http://blog.smap.my/invois/ (bahagian Invois Umum)

Panduan untuk menetapkan program dan kelas

Terdapat sedikit kekeliruan tentang perbezaan program dan kelas. Apa yang sepatutnya dimasukkan sebagai program, dan apa pula untuk dimasukkan sebagai kelas.

Bagi institusi yang kecil, ia tidak menjadi masalah. Malah kelas tak perlu digunakan pun. Hanya gunakan program untuk buat kumpulan pelajar. Tetapi bagi institusi yang lebih besar, satu tahap klasifikasi diperlukan untuk memudahkan pengurusan.

Berikut ialah penerangan yang mungkin boleh membantu.

PROGRAM

Program didaftarkan mengikut nama yang umum diketahui oleh ibu bapa

Program akan dipaparkan di borang pendaftaran online. Boleh dimasukkan keterangan tentang program seperti yuran bulanan program, masa dan tempat untuk program.

A. Cara untuk tambah program:

  1. Boleh pergi ke tetapan > bahagian pelajar > klik program.
  2. Klik butang tambah rekod.
  3. Masukkan nama program, keterangan dan yuran bulanan.
  4. Klik butang hantar.

B. Contoh Program mengikut Jenis Institusi:

  1. Sekolah (Taska / Tadika / Sekolah Rendah & Menengah)
    • Taska/Tadika: Playground, Half Day, Full Day
    • Sekolah Rendah/Menengah: Darjah 1 – Darjah 6, Tingkatan 1 – Tingkatan 5
  2. Pusat Tuisyen
    • Sekolah Menengah: Tingkatan 5, Tingkatan 3
    • Sekolah Rendah: Year 1, Year 6
  3. Pusat Pengajian
    • Iqra’ 1 – 6
    • Al-Quran Tahap 1, Tahap 2

KELAS

Kelas pula digunakan untuk memudahkan membahagi kumpulan pelajar bagi urusan pengurusan dalaman institusi.

Cara untuk tambah kelas:

  1. Boleh pergi ke tetapan > bahagian pelajar > klik kelas.
  2. Klik butang tambah rekod.
  3. Masukkan nama kelas.
  4. Pilih program yang berkaitan untuk dipaut kepada kelas tersebut.
  5. Klik butang hantar.

Nota: Kelas tidak akan dipaparkan dalam borang pendaftaran online dan tidak boleh dipilih oleh ibu bapa.

Kelas adalah pilihan (optional) dan tidak wajib dimasukkan ke dalam sistem. Namun, program adalah wajib dalam sistem.

KEMASKINI SISTEM

Kelas kini tidak lagi dikaitkan secara terus dengan program seperti sebelum ini. Untuk mendaftar kelas, tak perlu pilih program.

CONTOH

Boleh rujuk 2 cara berbeza penggunaan kelas dalam contoh di bawah.

Contoh 1: satu program ada beberapa kelas – Untuk program 6 tahun terdapat 2 kelas iaitu kelas 6 Bijak dan 6 Pandai

Contoh 2: satu kelas ada beberapa program – Untuk kelas Junior terdapat pelajar dari program 4 tahun dan 5 tahun