Fungsi Baru: Lebih Masa (OT) Pelajar

Sebelum ini, jika pelajar mempunyai bayaran lebih masa / overtime (OT), pengusaha perlu menambah program OT bagi mengeluarkan bayaran dalam yuran bulanan pelajar.

Pengusaha juga perlu menambah jumlah bayaran OT secara manual ke dalam sistem sebelum invois automatik dikeluarkan untuk setiap bulan.

Penambahan fungsi baru ini akan memudahkan pengiraan OT pelajar dikira secara automatik di dalam sistem. OT pelajar akan dipaparkan bersama yuran bulanan pelajar.

Lebihan masa (OT) pelajar boleh disetkan untuk pengiraan secara harian atau bulanan/kumulatif.

Terdapat beberapa tetapan yang perlu dilakukan: 

1. Set waktu masuk & keluar pelajar
   
   1. Boleh ke menu Tetapan > dibahagian Pelajar, pilih Kehadiran
      
      
      
   2. Waktu masuk dan keluar boleh disetkan secara umum atau secara individu:
      
      1. Untuk set masa secara umum
         Boleh klik button Set Masa Masuk dan Keluar (Umum) dibahagian atas.
         
         
         
         
      2. Untuk set masa secara individu
         Boleh klik button Set Masa Masuk dan Keluar dibahagian Operasi
         
         
         
         
         Jika set masa secara individu, sistem akan ikut masa yang ditetapkan untuk individu.
         
         
2. Set Mula Masa Lebih Masa (OT) Individu, Jika Perlu
   
   Boleh setkan masa untuk pengiraan OT bermula. Kerana tidak semua pelajar bermula pengiraan OT pada waktu yang sama. Contohnya:
   
   a. Aina Halili mula caj OT pada jam 5:30 petang
   b. Laila mula caj OT pada 6:00 petang
   
   Jadi boleh setkan di bahagian:
   1. Menu Tetapan > bahagian Pelajar, pilih Lebih Masa
   2. Klik button ‘Set OT Individu’
   3. Dibahagian Operasi > klik button Set Masa Mula Lebih Masa
   
   
   
   4. Jika nak setkan masa secara pukal:
   
   
   
   1 Boleh tick nama pelajar yang terlibat
   2 Klik button Set Masa Mula Lebih Masa (Pukal)
   3 Setkan masa dan klik Hantar
   
3. Tetapan
   Boleh ke menu Tetapan > bahagian Pelajar, pilih Lebih Masa
   
   
   
   Modul OT ini boleh direkodkan didalam sistem ataupun tidak. Jika set Ya, OT akan disimpan dan dikira. Jika set Tidak, OT tidak akan disimpan dan dikira.
   
   Pengiraan OT terbahagi kepada 2:
   a. Harian – Caj lebih masa (OT) akan dikira setiap hari dan dijumlahkan pada hari terakhir OT direkodkan (cut off) iaitu pada hari invois automatik dikeluarkan.
   b. Bulanan (kumulatif) – Pengiraan OT akan dikira pada hari terakhir OT direkodkan (cut off) iaitu pada hari invois automatik dikeluarkan.
   
   ? Bagi kedua-dua pengiraan diatas, semua invois OT (Caj OT) akan dikeluarkan mengikut tarikh keluar invois.
   ? Tiada invois OT yang dikeluarkan secara harian.
   
   Mula Lebih Masa (OT) dibahagian ini adalah untuk tetapan general yang akan melibatkan semua pelajar (kecuali pelajar ada set waktu mula OT secara individu)
   
   
4. Set blok bagi pengiraan Lebih Masa (OT)
   
   1. Boleh ke menu Tetapan > Pelajar > Lebih Masa
   2. Boleh setkan Blok Masa, Kadar Per Blok dan Tempoh Masa
      
      
      
      
      Contoh: RM10 per 30 minit untuk 2 jam pertama
      30 minit adalah blok masa
      RM10 adalah kadar per blok
      120 minit (2jam) adalah tempoh masa
      
      Sekiranya pelajar OT lebih daripada 2 jam, sistem tetap akan kira OT mengikut kadar yang telah ditetapkan seperti contoh diatas.
      
      
      Contoh jika mahu set kiraan OT RM0.20 untuk 1 minit (Sama untuk jam-jam berikutnya)
      
      1 minit adalah blok masa
      0.20 adalah kadar per blok
      Tempoh Masa (minit):
      **Boleh tick Ulang kadar terakhir untuk pengiraan seterusnya sekiranya pengiraan adalah sama untuk jam-jam berikutnya
      
      INFO TAMBAHAN!
      1. Boleh klik button Kalkulator Lebih Masa (OT) untuk semak pengiraan yang disetkan betul atau tidak.
      
      
5. Tetapan lebih masa bagi invois automatik
   
   Pengiraan lebih masa (OT) akan dikeluarkan bersama yuran bulanan pelajar. Terdapat dua jenis cut off pengiraan:
   
   1. Jika tetapan tarikh keluar invois lebih besar dari tarikh akhir invois
      
      
      
      Contohnya:
      Tarikh keluar invois: 28/7/2022
      Tarikh akhir invois: 5/8/2022
      
      Jika tetapan invois automatik disetkan seperti diatas, cut off pengiraan OT pelajar akan diambil untuk tarikh dari 28/6 sehingga 27/7 untuk bulan sebelum.
      
      
   2. Jika tetapan tarikh keluar invois lebih kecil dari tarikh akhir invois
      
      
      
      Contohnya:
      Tarikh keluar invois: 1/8/2022
      Tarikh akhir invois: 10/8/2022
      
      Jika tetapan invois automatik disetkan seperti diatas, cut off pengiraan OT pelajar akan diambil untuk tarikh 1/7/2022 sehingga 31/7/2022
      
      
6. Laporan Lebih Masa (OT)
   1. Boleh ke menu Laporan > bahagian Pelajar, pilih Lebih Masa Pelajar.
      
      
      
   2. Boleh tapis pelajar, program, kelas, bulan atau sesi > klik button Tapis.
      
      
      
      
   3. Untuk pengiraan Lebih Masa (OT) harian, jumlah akan dipaparkan dibahagian kiri.
      
      
      
      
   4. Untuk pengiraan Lebih Masa (OT) bulanan, jumlah akan dipaparkan dibahagian bawah secara keseluruhan.
      
      
      

Berikut adalah contoh invois automatik bagi yuran bulanan pelajar, beserta pengiraan lebih masa (OT) pelajar.

Dibahagian item akan dipaparkan keterangan Lebih Masa / Overtime bagi bulan yang terlibat.

Sekian makluman, jika ada sebarang persoalan berkaitan modul ini boleh terus tanya di group support masing-masing. Terima kasih.