2 Langkah untuk mula gunakan modul kehadiran pelajar:

1. Cetak Senarai Kod QR Pelajar

Kod QR diperlukan untuk staf imbas (scan) dan rekodkan kehadiran pelajar.

Pergi ke menu Laporan > klik Kod QR Kehadiran Pelajar. Anda boleh membuat tapisan untuk melihat senarai Kod QR mengikut program, kelas atau tag pelajar. Untuk lihat kod QR dalam bentuk kad, ubah tapisan Laman kepada “Kad”.

Untuk cetak kod QR, anda boleh scroll kebawah dan klik button Print. Kod QR dalam bentuk “Kad” sesuai jika ingin dijadikan lanyard pelajar.

Manakala, jika anda memilih tapisan Laman sebagai “Senarai”, anda akan lihat paparan seperti dibawah. Boleh juga cetak seperti biasa.

Selesai perihal Kod QR, sekarang anda boleh mula rekodkan waktu kehadiran pelajar. Berikut ialah langkah seterusnya:

2. Rekodkan Kehadiran dan *Suhu Pelajar Ketika Masuk, Rehat dan Balik

*Jika organisasi anda tidak perlu rekodkan suhu, sila beritahu pihak SMAP untuk tutup fungsi.

Untuk rekodkan kehadiran pelajar, anda perlu gunakan pengimbas (scanner) didalam mobile app SMAP for Staf. Klik pada icon Student Attendance.

Pilih sama ada ingin gunakan Front Cam atau Back Cam dan mula imbas kod QR pelajar untuk sistem rekodkan kehadiran. Senarai waktu beserta nama pelajar akan keluar pada paparan yang sama seperti contoh dibawah:

Scanner akan dikeluarkan berulang kali untuk anda teruskan proses mengambil kehadiran. Boleh back atau tutup jika tidak diperlukan.

INFO TAMBAHAN

Lihat Laporan Kehadiran Pelajar Didalam Sistem SMAP

1. Login ke dalam sistem dan pergi ke menu Kehadiran.
   
2. Anda akan dapat lihat senarai rekod kehadiran pelajar.
   
3. Gunakan fungsi tapisan untuk lihat senarai mengikut program, kelas atau tag. Boleh juga filter mengikut tarikh pembelajaran untuk lihat rekod kehadiran yang lepas.
   
   
4. Jika ingin kemaskini rekod waktu kehadiran, boleh klik button Masuk atau Keluar. Klik icon dustbin jika ingin padam rekod.
   
   
5. Jika pelajar tidak hadir dan anda ingin letakkan catatan, boleh klik button Tidak Hadir.
   
6. Boleh setkan Tetapan Paparan Kad QR Pelajar
   a. Laporan > Kod QR Kehadiran Pelajar
   b. Tapis (Laman = Senarai)
   c. Button Tetapan Paparan Kad
   d. Tick item yang mahu dipaparkan pada Kad QR Pelajar > Hantar
   
   
   
   Contoh paparan Kad QR Pelajar:
   
   
   
7. Boleh rujuk video berikut bagi cara rekodkan kehadiran pelajar menggunakan mobile app SMAP for Staff.

Sebarang persoalan boleh diajukan kepada kami di dalam group WhatsApp masing-masing. Sekian terima kasih.

Tambah program boleh dilakukan untuk situasi:
1. Pelajar ambil lebih daripada 1 program. Contohnya ambil program 6 TAHUN dan TRANSIT.
2. Pelajar sambung pembelajaran untuk sesi seterusnya. Contoh pelajar sesi 2025 sambung ke sesi 2026.

Fungsi tambah program boleh dibuat secara individu atau secara pukal (in bulk). Rujuk caranya dibawah.

Tambah Program Secara Individu

1. Menu Pelajar > Pelajar.
2. Pada rekod nama pelajar > dibahagian Operasi, klik button ‘Program’ (warna biru).

3. Di page urus program, klik button ‘Tambah Rekod’.

4. Setkan Sesi, Program, Kelas (optional) dan Yuran Bulanan pelajar > klik button Hantar untuk simpan.
*Jika ingin daftarkan pelajar ke sesi tahun depan, boleh ubah sesi. Contoh dari 2025 ke 2026, pilih sesi 2026.

Tambah Program Secara Pukal (Bulk)

1. Menu Pelajar > Pelajar. Tapis senarai pelajar untuk memudahkan pilih nama pelajar (jika perlu).
2. Tekan checkbox disebelah kiri nama pelajar. (pelajar yang terlibat untuk tambah program)
3. Pada operasi pukal, pilih ‘Tambah Program’ > klik button Hantar

2. Masukkan maklumat tahun dan program yang bakal diambil.
*Jika ingin daftarkan pelajar ke sesi tahun depan, boleh ubah sesi. Contoh dari 2025 ke 2026, pilih sesi 2026.

Video Rujukan Tambah Program Pelajar (Pukal): https://adilo.bigcommand.com/watch/446Ua7_g

Borang pendaftaran online ialah satu fungsi yang disediakan bagi memudahkan proses pendaftaran pelajar ke organisasi. Link boleh diberikan kepada ibu bapa, dan rekod akan terus masuk kedalam sistem.

Borang pendaftaran online hanya digunakan untuk pendaftaran pelajar baru sahaja. Bermaksud pelajar belum pernah mendaftar didalam organisasi.

Sebelum berikan link borang, pihak organisasi perlu tetapkan dahulu ruang yang ibu bapa perlu isi semasa mendaftar.

Cara Tetapkan Borang Pendaftaran

1. Pergi ke menu Tetapan > bahagian Pelajar > klik Borang Pendaftaran.

2. Link pendaftaran online (semua cawangan), jika berikan kepada ibu bapa, mereka perlu pilih ingin daftarkan anak ke cawangan mana. Sesuai digunakan jika ada lebih daripada 1 cawangan organisasi.
*berikan link pendaftaran kepada pelajar baharu sahaja. pelajar sedia ada perlu gunakan link kemaskini. rujuk langkah ke-6.

3. Link pendaftaran online (cawangan ini sahaja) pula akan terus bawa ibu bapa ke borang pendaftaran spesifik cawangan atau 1 cawangan sahaja.

4. Set Buka Untuk Pendaftaran. Klik ‘Buka’ jika pendaftaran masih dibuka, atau ‘Tutup’ jika sebaliknya.

5. Set Perlu Kelulusan. Klik ‘Ya’ jika ingin tapis dahulu permohonan pendaftaran pelajar sebelum terima kemasukan, atau klik ‘Tidak’ jika tidak perlukan tapisan.

Jika klik ‘Ya’, anda boleh pilih samaada ingin set yuran semasa pendaftaran atau tidak.
– Jika ingin set yuran semasa pendaftaran, boleh set item, letakkan jumlah yuran semasa pendaftaran dan juga keterangan (keterangan invois).
– Jika tidak mahu set yuran pendaftaran, boleh biarkan kosong sahaja.

6. Link untuk kemaskini online diberikan kepada ibu bapa untuk mereka kemaskini (update) maklumat anak, termasuk untuk daftar ke tahun seterusnya (contoh pelajar tahun 2025 yang ingin sambung ke tahun 2026).
*pelajar sedia ada yang sambung sesi akademik pada tahun seterusnya, tidak perlu daftar baru. hanya kemaskini dan tambah program sahaja.

7. Pada ruangan Nota Umum, Syarat dan Terma serta Mesej Selepas Pendaftaran, boleh letakkan ayat yang bersesuaian untuk dipaparkan pada borang pendaftaran yang ibu bapa akan lihat.

8. Set Tahun Pendaftaran borang pendaftaran.

9. Pada ruangan Terima catatan dari Ibu bapa/Pelajar, pilih ‘Papar’ atau ‘Mandatori’ untuk ibu bapa isikan maklumat catatan.
Papar = Ibu bapa boleh teruskan dengan pendaftaran jika tidak isi.
Mandatori = Ibu bapa tidak boleh teruskan pendaftaran jika ruangan tidak diisi.

10. Lakukan yang sama pada ruangan-ruangan seterusnya seperti Maklumat Pelajar, Maklumat Kesihatan, Maklumat Adik-Beradik dan lain-lain. Boleh biarkan kosong jika ruangan tidak diperlukan semasa pendaftaran.

11. Pada ruangan Dokumen, klik button Tambah Dokumen untuk tambah rekod. Letakkan nama dokumen yang ingin ibu bapa muatnaik semasa isi borang pendaftaran online. Kemudian set Papar atau Mandatori.

12. Klik button Hantar untuk simpan tetapan yang telah dibuat.

Selesai setkan tetapan, anda boleh berikan link ATAU kod QR kepada ibubapa untuk buat pendaftaran atau pengemaskinian.

Organisasi akan dapat notis melalui email organisasi setiap kali ada pendaftaran pelajar melalui borang.

---

Cara Luluskan Pendaftaran Pelajar bagi Pemohon Baru

1. Pergi ke Menu Pelajar > Permohonan
2. Anda boleh menapis (filter) senarai pelajar mengikut kategori
   • Menunggu Kelulusan
   • Lulus
   • Tidak Diterima
   • Belum Selesai
3. Lihat senarai Menunggu Kelulusan
4. Klik Lulus untuk meluluskan permohonan. Selepas diluluskan, nama pemohon akan didaftar masuk ke dalam senarai nama pelajar di menu Pelajar
5. Klik Tidak Lulus untuk membatalkan permohonan. Pemohon tidak akan didaftarkan sebagai pelajar di dalam sistem.
   
   

Video Rujukan Setup Borang Pendaftaran Online: https://adilo.bigcommand.com/watch/mzpHnwXo

Terdapat sedikit kekeliruan tentang perbezaan program dan kelas. Apa yang sepatutnya dimasukkan sebagai program, dan apa pula untuk dimasukkan sebagai kelas.

Bagi institusi yang kecil, ia tidak menjadi masalah. Malah kelas tak perlu digunakan pun. Hanya gunakan program untuk buat kumpulan pelajar. Tetapi bagi institusi yang lebih besar, satu tahap klasifikasi diperlukan untuk memudahkan pengurusan.

Berikut ialah penerangan yang mungkin boleh membantu.

PROGRAM

Program didaftarkan mengikut nama yang umum diketahui oleh ibu bapa

Program akan dipaparkan di borang pendaftaran online. Boleh dimasukkan keterangan tentang program seperti yuran bulanan program, masa dan tempat untuk program.

A. Cara untuk tambah program:

1. Boleh pergi ke tetapan > bahagian pelajar > klik program.
2. Klik butang tambah rekod.
3. Masukkan nama program, keterangan dan yuran bulanan.
4. Klik butang hantar.

B. Contoh Program mengikut Jenis Institusi:

1. Sekolah (Taska / Tadika / Sekolah Rendah & Menengah)
   • Taska/Tadika: Playground, Half Day, Full Day
   • Sekolah Rendah/Menengah: Darjah 1 – Darjah 6, Tingkatan 1 – Tingkatan 5
2. Pusat Tuisyen
   • Sekolah Menengah: Tingkatan 5, Tingkatan 3
   • Sekolah Rendah: Year 1, Year 6
3. Pusat Pengajian
   • Iqra’ 1 – 6
   • Al-Quran Tahap 1, Tahap 2

KELAS

Kelas pula digunakan untuk memudahkan membahagi kumpulan pelajar bagi urusan pengurusan dalaman institusi.

Cara untuk tambah kelas:

1. Boleh pergi ke tetapan > bahagian pelajar > klik kelas.
2. Klik butang tambah rekod.
3. Masukkan nama kelas.
4. Pilih program yang berkaitan untuk dipaut kepada kelas tersebut.
5. Klik butang hantar.

Nota: Kelas tidak akan dipaparkan dalam borang pendaftaran online dan tidak boleh dipilih oleh ibu bapa.

Kelas adalah pilihan (optional) dan tidak wajib dimasukkan ke dalam sistem. Namun, program adalah wajib dalam sistem.

KEMASKINI SISTEM

Kelas kini tidak lagi dikaitkan secara terus dengan program seperti sebelum ini. Untuk mendaftar kelas, tak perlu pilih program.

CONTOH

Boleh rujuk 2 cara berbeza penggunaan kelas dalam contoh di bawah.

Contoh 1: satu program ada beberapa kelas – Untuk program 6 tahun terdapat 2 kelas iaitu kelas 6 Bijak dan 6 Pandai

Contoh 2: satu kelas ada beberapa program – Untuk kelas Junior terdapat pelajar dari program 4 tahun dan 5 tahun

Kemaskini: Untuk penambahan rekod pelajar sedia ada ke tahun baru secara pukal (in bulk)

A. Untuk pelajar sedia ada

1. Klik menu Pelajar
2. Tekan butang “Program” bagi pelajar berkenaan
3. Tekan butang “Tambah Rekod”
   (PENTING: Jangan tekan “Kemaskini” program, jika tidak, program untuk tahun sedia ada akan hilang)
4. Masukkan maklumat program, kelas dan yuran bagi tahun yang baru
5. Tekan butang “Hantar”

B. Untuk pelajar baru

Untuk pelajar baru, terdapat dua cara untuk menambah rekod ke dalam sistem

1. Pendaftaran online oleh ibu bapa

1. Berikan link pendaftaran online kepada ibu bapa
   (Link boleh didapati di menu Tetapan > URL Pendaftaran Online)
2. Ibu bapa klik link, pilih cawangan dan akan masukkan maklumat yang diminta
   (Maklumat program, pelajar, ibu bapa dan kecemasan)
3. Mesej automatik akan dihantar sebagai notifikasi kepada email organisasi
4. Semak menu Permohonan jika Pendaftaran Online memerlukan kelulusan
5. Luluskan atau pilih tidak diterima.
6. Staf boleh login dan kemaskini maklumat jika perlu

2. Pendaftaran oleh staf

1. Klik menu Pelajar
2. Klik butang “Tambah Rekod”
3. Lengkapkan borang dan tekan butang “Hantar”