Author Archives: invtr

Penggunaan Templat Invois

Templat invois ini boleh digunakan untuk create templat yuran tahunan, yuran pendaftaran, yuran sukan, yuran lawatan dan sebagainya.

Cara untuk menggunakan templat invois:

A. Buat templat invois (jika templat belum dibuat)

1. Pergi ke menu Kewangan dan klik Invois. Seterusnya, klik pada button Templat Invois.

2. Tekan button Tambah Rekod untuk tambahkan rekod templat invois yang baru.

3. Masukkan nama templat di kotak Nama Templat. Masukkan item, Kuantiti dan Harga Seunit untuk setiap item. Untuk menambah item, tekan button ‘Tambah Item’. Manakala, untuk membuang item daripada list, tekan button ‘X’.

Nama templat contohnya seperti “Yuran Pendaftaran Tahun 4” untuk digunakan oleh pelajar tahun 4 yang mendaftar pada tahun 2022.

3.1 Perlu tambah item dahulu. Ada 2 cara:

3.1.1 Menu Kewangan > Item > Tambah Rekod > Isi Maklumat > Klik button Hantar

3.1.2 Menu Kewangan > Invois > button Templat Invois > button Tambah Rekod > Dropdown Item > Tambah Item Baru > Masukkan Nama Item > Klik button Hantar > Jangan lupa masukkan harga seunit lepas dah tambah item

B. Keluarkan invois menggunakan templat invois yang disediakan

1. Klik button Keluarkan Invois untuk menggunakan templat yang telah dibuat.
(Menu Kewangan > Invois > Klik button Templat Invois)

2. Pilih nama pelajar yang terlibat (boleh tapis terlebih dahulu jika perlu).
3. Setkan tarikh akhir invois tersebut.
4. Setkan bulan dan tahun invois.

5. Item yang dipaparkan adalah berdasarkan apa yang diisi semasa templat ditambah. Boleh tambah item dan padam item jika perlu. Perubahan yang dilakukan tidak akan mengubah templat original. Keterangan pula adalah optional. Boleh kosongkan jika tidak mahu ada keterangan. Masukkan Kuantiti dan Harga Seunit untuk setiap item. Masukkan diskaun (Jika ada)
6. Pilih sama ada invois akan dihantar secara SMS (Akan dikenakan caj RM0.10 untuk setiap transaksi SMS) atau emel (Free) kepada parents.
7. Klik button Hantar.

C. Duplicate template invois

Ada sesetengah invois yang mempunyai item yang lebih kurang sama antara program. Dan ada juga sesetengah invois yang mempunyai item yang memang sama untuk program yang sama tetapi di cawangan yang berbeza.

Jadi, salah satu fungsi duplicate adalah untuk memudahkan pengurusan templat invois.

1. Pergi ke menu Kewangan > Invois > button Templat Invois. Klik button Duplicate.

2. Kemudian masukkan Nama templat yang baru.
3. Pilih Organisasi (boleh duplicate ke cawangan lain seperti contoh di atas).
4. Kemaskini item invois jika perlu. Keterangan adalah optional (Boleh kosongkan jika tak mahu letak keterangan)
5. Tekan button Hantar.

Jika templat duplicate dibuat untuk cawangan lain, sila klik pada nama cawangan tersebut untuk lihat templat yang telah dibuat seperti contoh dibawah.

D. Kemaskini templat invois

Templat invois boleh dikemaskini atau update sama ada mahu memadam item yang tidak diperlukan atau menambah item yang perlu.

1. Boleh ke menu Kewangan > Invois > button Templat Invois. Tekan button Kemaskini.

2. Anda boleh tekan button ‘X’ untuk padam item sedia ada dan tekan button ‘Tambah Item’ untuk tambah item yang baru.

3. Setelah selesai mengemaskini, tekan button Hantar.

Semua item untuk invois akan dipaparkan seperti yang telah disenaraikan dalam templat.

VIDEO RUJUKAN ITEM INVOIS

1️⃣ Objektif menggunakan item invois – https://adilo.bigcommand.com/watch/gDhTyIqs

2️⃣ Tambah item invois – https://adilo.bigcommand.com/watch/bPkfUdH3

3️⃣ Kemaskini templat invois – https://adilo.bigcommand.com/watch/PI3LsVrx

4️⃣ Kemaskini invois – https://adilo.bigcommand.com/watch/bmJIpgGz

Penambahan rekod pelajar untuk tahun baru

Kemaskini: Untuk penambahan rekod pelajar sedia ada ke tahun baru secara pukal (in bulk)

A. Untuk pelajar sedia ada

  1. Klik menu Pelajar
  2. Tekan butang “Program” bagi pelajar berkenaan
  3. Tekan butang “Tambah Rekod”
    (PENTING: Jangan tekan “Kemaskini” program, jika tidak, program untuk tahun sedia ada akan hilang)
  4. Masukkan maklumat program, kelas dan yuran bagi tahun yang baru
  5. Tekan butang “Hantar”

B. Untuk pelajar baru

Untuk pelajar baru, terdapat dua cara untuk menambah rekod ke dalam sistem

1. Pendaftaran online oleh ibu bapa

  1. Berikan link pendaftaran online kepada ibu bapa
    (Link boleh didapati di menu Tetapan > URL Pendaftaran Online)
  2. Ibu bapa klik link, pilih cawangan dan akan masukkan maklumat yang diminta
    (Maklumat program, pelajar, ibu bapa dan kecemasan)
  3. Mesej automatik akan dihantar sebagai notifikasi kepada email organisasi
  4. Semak menu Permohonan jika Pendaftaran Online memerlukan kelulusan
  5. Luluskan atau pilih tidak diterima.
  6. Staf boleh login dan kemaskini maklumat jika perlu

2. Pendaftaran oleh staf

  1. Klik menu Pelajar
  2. Klik butang “Tambah Rekod”
  3. Lengkapkan borang dan tekan butang “Hantar”

Invois

Invois ialah dokumen yang dikeluarkan untuk mendapatkan bayaran. Apabila bayaran diterima, invois akan dikemaskini dan resit rasmi akan dikeluarkan.

Senarai Invois

  1. Boleh klik Menu Kewangan > Invois
  2. Senarai invois dengan maklumat keterangan invois, jumlah, amaun telah dibayar dan baki
  3. Tekan butang Whatsapp untuk hantar invois kepada ibubapa melalui whatsapp; butang Email untuk hantar email; butang Bayar untuk rekodkan bayaran; dan butang titik tiga untuk Kemaskini dan Padam invois jika perlu.

Invois terbahagi kepada 2:

  1. Invois bulanan (dikeluarkan secara tetap/automatik setiap bulan oleh sistem)
  2. Invois umum (boleh dikeluarkan bila-bila masa diperlukan)

> Invois bulanan 

Terdapat pilihan untuk mengeluarkan invois bulanan setiap berapa haribulan dan sama ada ingin menghantar invois tersebut kepada SMAP App(Mobile App) atau e-mel ibubapa pelajar secara automatik.

Tetapan Invois Bulanan Auto
Tetapan Peringatan Baki Belum Bayar
Tetapan Kewangan

Klik menu Tetapan > bahagian Kewangan, pilih Invois Bulanan Auto untuk set setting pengeluaran invois automatik

  1. Tick bulan yang mahu keluarkan invois secara automatik
  2. Set untuk hari keberapa invois dikeluarkan (1st Reminder)
  3. Tick sekiranya mahu keluarkan invois pada hari terakhir setiap bulan.
  4. Set untuk bulan apa invois dikeluarkan (secara default, invois dikeluarkan untuk bulan hadapan. Jika ingin ubah ke bulan semasa, boleh hubungi team smap).
  5. Set tarikh mula dan akhir untuk cutoff Tarikh Lebih Masa (OT) (Jika menggunakan fungsi OT)
  6. Set untuk hari keberapa invois perlu dibayar (due date).
  7. Pilihan untuk penghantaran emel invois kepada ibu bapa
  8. Pilihan untuk penghantaran notifikasi SMAP App invois kepada ibu bapa. Kemudian boleh klik butang Hantar.

    Klik menu Tetapan > bahagian Kewangan, pilih Peringatan Baki Belum Bayar untuk set setting yuran tertunggak (2nd Reminder)
  9. Set tarikh keluar peringatan baki belum bayar (Maksimum 3 tarikh)
    – Klik button ‘Tambah Hari’ untuk tambah tarikh peringatan baki belum bayar
    – Klik button ‘X‘ untuk padam tarikh peringatan baki belum bayar
  10. Set untuk jumlah baki minimum untuk keluarkan peringatan.
  11. Pilihan untuk penghataran emel peringatan kepada ibu bapa.
  12. Pilihan untuk penghantaran notifikasi SMAP App peringatan kepada ibu bapa. Kemudian boleh klik butang Hantar.

    Klik menu Tetapan > bahagian Kewangan , pilih Kewangan untuk set setting kewangan
  13. Set untuk invois ditolak secara automatik jika ada lebihan bayaran/nota kredit.
  14. Set untuk invois pelajar dalam laporan untung rugi > Kemudian boleh klik butang Hantar.

> Invois umum

Terdapat dua (2) cara mengeluarkan invois umum:

    1. Keluar invois baru

Klik butang Tambah Rekod pada bahagian Invois (Menu Kewangan > Invois > button Tambah Rekod)

  1. Pilih nama pelajar yang ingin dikeluarkan invois.
  2. Set untuk tarikh akhir invois perlu dibayar (due date).
  3. Set bulan dan tahun untuk invois tersebut.

    **Masukkan ‘Bulan’ dan ‘Tahun’ sebenar yuran.
    Contoh 1: Tarikh invois semasa ialah 20/06/2024. Tetapi caj sebenar ialah untuk yuran bulan7, tahun 2024. Masukkan Bulan = 07, Tahun = 2024

    Contoh 2: Tarikh invois semasa ialah 20/06/2024. Tetapi caj yuran tunggakan untuk bulan 3, tahun 2024. Masukkan Bulan = 03, Tahun 2024

    Contoh 3: Tarikh invois semasa ialah 20/06/2024. Tetapi caj yuran pendaftaran untuk bulan 1, tahun 2025. Masukkan Bulan = 01, Tahun 2025
  4. Isikan item beserta kuantiti dan jumlah bagi invois yang dikeluarkan (Keterangan adalah optional, boleh kosongkan jika tidak mahu letak keterangan)
  5. Pilihan untuk penghantaran sms atau emel invois kepada ibu bapa.

Terdapat pilihan untuk mengeluarkan invois baru kepada lebih dari seorang pelajar. Maklumat yang diperlukan ialah item invois dan juga jumlah perlu dibayar.

 2. Templat invois

Templat invois boleh digunakan untuk memudahkan proses pengeluaran invois yang mempunyai banyak item. Contohnya invois tahunan atau pendaftaran.

Cara Penggunaan Templat Invois

Contoh Invois

Ini ialah contoh dokumen invois. Invois ini boleh dicetak atau link invois ini boleh diberikan kepada ibubapa sebagai rekod. Ia boleh diakses pada bila-bila masa.

3. Kemaskini Invois

Invois boleh dikemaskini di menu Kewangan > Invois > Klik button Titik Tiga, pilih Kemaskini.

Anda hanya boleh mengemaskini invois jika anda mempunyai akses kepada Padam Invois/Resit. Boleh semak akses anda di Menu Staf > Staf > pada staf berkenaan, klik button Kemaskini.

Disini anda boleh:

  1. Ubah tarikh akhir invois (Due Date)
  2. Ubah jumlah invois
  3. Tambah dan padam item invois.

Peringatan :  Jika invois sudah mempunyai rekod bayaran, jumlah yang dikemaskini mestilah tidak kurang dari rekod bayaran. Jika kurang dari rekod bayaran, data yang dikemaskini tidak akan berjaya.

Papar Penyata Akaun Pelajar

Staf atau cikgu boleh melihat penyata akaun setiap pelajar untuk lebih memudahkan mereka melihat rekod item atau invois pelajar.

1. Pergi ke menu Pelajar > Pelajar > klik pada nama pelajar.

2. Klik Papar Penyata Akaun.

3. Staf boleh lihat rekod akaun pelajar beserta item atau makluamt untuk setiap invois seperti ditunjukkan dibawah:

Sekian makluman, terima kasih.

Contoh paparan skrin

Skrin utama (dashboard) – menunjukkan ringkasan makumat yang terdapat di dalam sistem


Senarai pelajar – Senarai pelajar serta program dan kelas yang diikuti


Senarai invois dan status pembayaran bagi setiap invois


Senarai lengkap rekod pembayaran untuk semakan dan laporan kewangan

Contoh invois yang dikeluarkan oleh sistem dan boleh dilihat oleh ibu bapa

Pendaftaran Billplz untuk menerima pembayaran online

Sebelum mendaftar, sila baca artikel “Perkara penting MESTI faham sebelum menggunakan billplz”

Menerima pembayaran secara online akan memudahkan kerja.

  1. Mudah bagi ibubapa membayar secara online dari bank yang disukai
  2. Pembayaran semua akan masuk ke dalam satu akaun bank sahaja
  3. Semua maklumat pembayaran diperolehi dengan lengkap
  4. Semua pembayaran akan terus di “knock off” kepada invois yang dikeluarkan
  5. Resit akan dikeluarkan secara automatik selepas bayaran dibuat. Ini dapat mengurangkan masa mengeluarkan resit dan juga mengurangkan kesilapan yang mungkin dibuat

Untuk menerima pembayaran secara online, anda boleh menggunakan billplz. Pendaftaran adalah percuma dan anda akan dikenakan caj RM1.50 untuk setiap transasi yang berjaya.

Caj untuk transaksi tidak ditolak dari pembayaran yang dibuat, tetapi dari akaun berasingan (kredit) yang anda perlu masukkan.

Daftar billplz

Klik sini untuk ke laman web billplz

Klik pada butang “Apply” atau “APPLY NOW”

Isi borang selengkapnya dan tekan butang “Submit”

Anda akan menerima satu e-mail pengesahan. Klik pada link yang diberikan untuk mengaktifkan akaun.

Dapatkan API key

Nota: Billplz akan mengambil masa 3 hari untuk “verify” akaun bank. Selepas itu barulah anda boleh mendapatkan secret atau API key ini. 

API key atau secret key diperlukan oleh SMAP untuk berkomunikasi dengan sistem billplz. Dengan adanya API key ini, SMAP boleh mengeluarkan bil dan memberitahu sistem billplz untuk menerima bayaran. Seterusnya SMAP akan kemaskini semua pembayaran yang telah dibuat supaya mudah dirujuk oleh pemilik organisasi.

Untuk dapatkan API key, rujuk langkah-langkah di bawah

Setelah login masuk, klik pada “arrow” kecil dan klik pada “Settings”

Masukkan API KEY  ke dalam SMAP

API key yang didapati dari sistem billplz hendaklah di “paste” di dalam “Tetapan > Kewangan” di ruangan “Billplz API Key” dan tekan butang “Hantar”

Jika anda tidak pasti, whatsapp pihak kami untuk bantuan.