Monthly Archives: July 2019

Panduan untuk menetapkan program dan kelas

Terdapat sedikit kekeliruan tentang perbezaan program dan kelas. Apa yang sepatutnya dimasukkan sebagai program, dan apa pula untuk dimasukkan sebagai kelas.

Bagi institusi yang kecil, ia tidak menjadi masalah. Malah kelas tak perlu digunakan pun. Hanya gunakan program untuk buat kumpulan pelajar. Tetapi bagi institusi yang lebih besar, satu tahap klasifikasi diperlukan untuk memudahkan pengurusan.

Berikut ialah penerangan yang mungkin boleh membantu.

PROGRAM

Program didaftarkan mengikut nama yang umum diketahui oleh ibu bapa

Program akan dipaparkan di borang pendaftaran online. Boleh dimasukkan keterangan tentang program seperti yuran bulanan program, masa dan tempat untuk program.

A. Cara untuk tambah program:

  1. Boleh pergi ke tetapan > bahagian pelajar > klik program.
  2. Klik butang tambah rekod.
  3. Masukkan nama program, keterangan dan yuran bulanan.
  4. Klik butang hantar.

B. Contoh Program mengikut Jenis Institusi:

  1. Sekolah (Taska / Tadika / Sekolah Rendah & Menengah)
    • Taska/Tadika: Playground, Half Day, Full Day
    • Sekolah Rendah/Menengah: Darjah 1 – Darjah 6, Tingkatan 1 – Tingkatan 5
  2. Pusat Tuisyen
    • Sekolah Menengah: Tingkatan 5, Tingkatan 3
    • Sekolah Rendah: Year 1, Year 6
  3. Pusat Pengajian
    • Iqra’ 1 – 6
    • Al-Quran Tahap 1, Tahap 2

KELAS

Kelas pula digunakan untuk memudahkan membahagi kumpulan pelajar bagi urusan pengurusan dalaman institusi.

Cara untuk tambah kelas:

  1. Boleh pergi ke tetapan > bahagian pelajar > klik kelas.
  2. Klik butang tambah rekod.
  3. Masukkan nama kelas.
  4. Pilih program yang berkaitan untuk dipaut kepada kelas tersebut.
  5. Klik butang hantar.

Nota: Kelas tidak akan dipaparkan dalam borang pendaftaran online dan tidak boleh dipilih oleh ibu bapa.

Kelas adalah pilihan (optional) dan tidak wajib dimasukkan ke dalam sistem. Namun, program adalah wajib dalam sistem.

KEMASKINI SISTEM

Kelas kini tidak lagi dikaitkan secara terus dengan program seperti sebelum ini. Untuk mendaftar kelas, tak perlu pilih program.

CONTOH

Boleh rujuk 2 cara berbeza penggunaan kelas dalam contoh di bawah.

Contoh 1: satu program ada beberapa kelas – Untuk program 6 tahun terdapat 2 kelas iaitu kelas 6 Bijak dan 6 Pandai

Contoh 2: satu kelas ada beberapa program – Untuk kelas Junior terdapat pelajar dari program 4 tahun dan 5 tahun

Pengurusan Cuti

Modul Cuti digunakan oleh staf untuk memohon cuti terus ke dalam sistem. Cuti mempunyai kuota yang telah ditetapkan oleh majikan. Hanya majikan/staf yang ada akses Pengurusan Cuti sahaja boleh set kuota cuti untuk staf. Staf hanya boleh memohon cuti sekiranya kuota cuti diberikan.

Kemudian, setiap majikan telah disetkan sebagai Pelulus Cuti (orang yang meluluskan cuti).

Untuk modul pengurusan cuti ini, ada beberapa langkah yang perlu dilaksanakan:

  1. Set akses kepada Pengurusan Cuti
  2. Tambah Kategori Cuti dan Set kuota default
  3. Kemaskini kuota cuti (Sekiranya perlu)
  4. Set Pelulus Cuti (orang yg meluluskan cuti) bagi setiap pekerja
  5. Permohonan cuti oleh staf
  6. Kelulusan permohonan cuti

1. Set akses kepada Pengurusan Cuti

Akses ini boleh diberikan kepada pengurus sumber manusia atau pengguna yang berkaitan. Akses ini membolehkan pengguna set kuota cuti dan baki bagi semua staf dalam organisasi.

  1. Klik menu Tetapan > Staf
  2. Tick bahagian Pengurusan Cuti/Kehadiran Staf
  3. Tekan butang Hantar

Bagi membuat permohonan cuti, majikan/staf yang ada akses Pengurusan Cuti perlu set kuota cuti untuk staf.

2. Tambah Kategori Cuti baru dan set kuota default

  1. Klik menu Tetapan > Cuti > Tambah Rekod
  2. Isi nama Kategori Cuti dan jumlah kuota default (Default ialah jumlah umum dan akan automatik diset kepada semua staf)
  3. Tekan butang Hantar.
  4. Kategori Baru akan dipaparkan di screen.

Nota: Jika kuota tidak dimasukkan, staf tidak boleh memohon cuti secara online.

3. Kemaskini kuota cuti (Sekiranya perlu)

  1. Klik butang Kemaskini Kuota
  2. Akan ada 3 column iaitu Kuota Cuti, Cuti Diambil, Baki Cuti.
    1. Kuota Cuti: Jumlah kuota cuti
    2. Cuti Diambil: Jumlah cuti yang pernah diambil
    3. Baki Cuti: Jumlah baki cuti yang available. (Automatic Calculate)
  3. Isi jumlah kuota di dalam kotak di bawah column Kuota Cuti bagi staf yang diingini.
  4. Anda juga boleh isi jumlah cuti yang telah diambil oleh staf (off-record in system) di dalam kotak di bawah column Cuti Diambil. Baki Cuti akan dikira secara automatik.
  5. Klik butang hantar.

4. Set Pelulus Cuti (orang yg meluluskan cuti) bagi setiap pekerja

Jika tidak set, pelulus cuti ialah staf yang didaftarkan sebagai “owner”. 

Ia boleh diubah di Tetapan > Staf > Kemaskini. Ubah “pelulus cuti” kepada pengguna yang meluluskan cuti bagi staf tersebut.

5. Permohonan Cuti oleh staf

Staf boleh membuat permohonan cuti yang baru dengan login ke sistem dan klik pada menu Cuti > Permohonan Cuti.

Staf juga boleh melihat status cuti yang dipohon dengan klik pada menu Cuti > Senarai Cuti.

6. Kelulusan permohonan cuti

Untuk pelulus cuti, boleh update status permohonan cuti di “senarai permohonan” pada menu Cuti > Senarai Permohonan. Klik Kemaskini untuk update status dan tekan Hantar.

Emel permohonan cuti staf akan diterima oleh pelulus cuti. Pelulus boleh klik link (berwarna biru) yang disertakan di dalam emel, untuk kelulusan permohonan cuti tersebut dan tekan Hantar.

Selain itu, staf yang mempunyai akses Laporan juga boleh keluarkan Laporan Cuti oleh staf. Pergi ke menu Laporan > Cuti. Isikan data yang diperlukan dan diinginkan, kemudian klik Tapis.

Contoh Laporan Cuti:

TERBARU

7. Pengurus cuti rekodkan cuti staf

Kini, staf yang mempunyai akses Pengurusan Cuti / Kehadiran Staf boleh menambah rekod cuti staf.

Contohnya: Organisasi baru menggunakan SMAP pada bulan April, dan nak rekodkan cuti pada bulan-bulan sebelum.

1. Boleh pergi ke menu Staf > Cuti > Klik Tambah Rekod
2. Pilih nama staf > klik Tapis
3. Isikan maklumat
4. Klik Hantar

Cuti yang direkodkan oleh pengurus cuti akan automatik diluluskan dan ditolak dengan baki cuti.

Hanya boleh rekodkan cuti jika staf mempunyai kuota cuti. Jadi pastikan staf mempunyai baki cuti untuk rekodkan cuti.